А может быть нам изменить подход к планированию и выбросить свой список дел?

Все суперпродуктивные люди планируют свою жизнь только лишь с помощью календаря. А списки дел и задач вредны, и их нужно выбросить. По крайней мере, так утверждает автор статьи “Чем заменяют список дел миллионеры и успешные люди”, которую я прочитал сегодня на Лайфхакере.

Даже не автор утверждает, а просто сделали перевод зарубежной статьи такого же содержания.

Уж больно сильно меня эта статья зацепила, что небольшой комментарий, который я начал писать, перерос в полноценную статью-обзор.

Каждая статья должна подводить к какому-то итогу, размышлению, действию…

Интересно, к какому действию должна сподвигнуть эта статья читателя? Расписать свою жизнь по минутам, как это делает Бил Гейтс и другие акулы бизнеса?

С чем ассоциируется у вас бизнесмен уровня Билла Гейтса?

Может быть при слове «бизнесмен» кто-то видит много денег и роскошь.

Но у меня при слове «бизнесмен» возникают такие ассоциации:

• Сверхнагрузки
• Жертвование личными интересами в пользу развития бизнеса
• Переход на совершенно новый уровень мировосприятия

Это как профессиональный спортсмен, который каждый день тренируется по 2-3 полноценных тренировки. Все хотят получать призы и награды, но мало кто хочет (может) выдерживать такую нагрузку.

Вы пробовали тренироваться в таком ритме?

Я испытывал это чувство, когда выезжали в спортивные летние лагеря. 2-3 изматывающих тренировки каждый день. Хочется только спать. Иногда есть. Но в таком режиме больше 10-14 дней провести невозможно (для нормального обычного человека). И после этого недели две, а то и месяц вообще не тренируешься – восстанавливаешься.

Возвращаемся к планированию!

Представьте себе жизнь, когда все задачи, дела, встречи жестко привязаны ко времени. И у вас нет шанса чего-то поменять или отменить. И всем наплевать, болит у вас голова или что-то случилось дома…

Сколько вы выдержите в таком ритме?

Если ВДРУГ такой человек существует, который может так жить – я бы очень хотел с ним поговорить и задать много вопросов!

Что же из себя представляет человек, у которого жизнь более гибкая:

(я совсем не рассматриваю людей-овощей – это не мой контингент)

• Есть работа и доход
• Есть семья и отношения
• Есть интересы и хобби
• Есть чувства и эмоции

Это как не профессиональный спортсмен, но активно занимающийся спортом:

• Ходит в тренажерный зал
• Бегает по утрам и периодически в марафонах
• Обливается холодной водой и купается на Крещение

Подход к жизни и к ценностям абсолютно другой:

• Одному ценно – компания и прибыль
• Другому – полноценная радостная жизнь (я отношу себя ко второму типу людей)

Давайте посмотрим насколько эта методика применима не к крутому бизнесмену, а к обыкновенному жизнерадостному человеку, который получает кайф от жизни, от работы, от общения. Подходят ли ему такие рамки?

Какими же причинами аргументирует автор, предлагая отказаться от списков дел:

Список дел не привязан ко времени.

Если у нас длинный список задач, мы часто хватаемся за те, что можно сделать быстро, оставляя более длительные задачи на потом.

Такое получается если «смешиваются мухи и котлеты» – в одну кучу сваливаются разовые задачи, проекты, идеи и т.д. И если с разовыми задачами более менее понятно и в случае чего можно догадаться что нужно делать (поэтому за них люди и хватаются), то необработанные проекты остаются в первозданном виде.

Мне сейчас в голову пришел пример с моим котом: если я ему мясо порежу на мелкие кусочки – он его быстро съест и попросит еще. Но если положить один большой кусок – он будет его таскать по всей кухне, вымажет весь пол и толком ничего не откусит.

Такая же ситуация и с неразобранными проектами.

Что делать:

1. Четко представляйте (а еще лучше пропишите) что вы должны получить в результате.
2. Расписывайте свои проекты до понятного для вас конкретного действия.
3. Прочитайте статью о том, как к проектам применять метод швейцарского сыра.

Исследование компании iDoneThis показало, что 41% из списков дел остаётся невыполненным.

Дай Бог здоровья компании iDoneThis за такое полезное исследование. Но только мы и не должны выполнять весь список. Нам достаточно выполнять самые важные и главные для нас задачи, которые находятся в верху списка.

А то, что iDoneThis отнесла к невыполняемым 41%:

• Половина разруливается сама по себе
• Вторая половина становится неактуальной. Не будем же мы выполнять задачу, которая уже и нафиг никому не надо…

Что делать:

1. Используйте такие инструменты как «Важность» и «Срочность». В MyLifeOrganized, которым я пользуюсь, это реализовано в виде 7 позиций: максимум, много, больше, нормально, меньше, немного, минимум. Такой выбор влияет на то, где в списке активных действий будет находиться та или иная задача. Если же вы пользуетесь каким-то другим планировщиком – вам упорядочивать придется вручную.
2. Не пытайтесь реализовать все. На мастер-классе Дэвид Аллен сказал: «70-80% информации, которая попадает во входящие – УДАЛЯЕТСЯ!!! Не нужно выполнять все задачи, которые пришли вам в голову. Сортируйте! Фокусируйтесь! Я уже писал о том, почему нужно удалять старые документы и лишее.

В списках дел не различаются срочные и важные задачи.

Здесь действует тот же принцип. Мы стараемся сначала выполнить срочные задачи, игнорируя важные.

Используйте такие списки дел, где различаются! Кто вам мешает?

Для меня понятие «ВАЖНОЕ» – это то, что приводит меня к моим желаемым целям (если совсем уж по простому сказать).

И у меня это применяется в системе с помощью инструмента ЦЕЛЬ НЕДЕЛИ – высший приоритет, который поднимает задачу в списке ТоДо в самый верх при соблюдении определенных условий.

О том, как получить максимальную отдачу от целей недели, вы можете прочитать здесь.

Списки дел вызывают стресс.

Не удивительно, что, составив большой список дел и выполнив дай бог половину, мы весь день чувствуем себя растерянными, а ночью не может заснуть.

Не согласен!

Человек ощущает стресс, когда ему приходится переносить задачи с одного дня на другой. Это сопровождается мыслями, что я опять «вон сколько всего не сделал». Все что мы сделали – как бы затирается и не заметно.

Реальная ситуация: вы запланировали целый рабочий день с интервалом 15 минут, приготовились к работе, и тут начальник говорит бросай все и езжай в место Х – там завал! Что будет в этом случае с вашим планом?

Что делать:

1. Присваивайте срок только тем задачам, у которых есть реальный дедлайн!
2. Все задачи без дедлайна обрабатывайте только с помощью важности и срочности.

Опять вернемся к нашим ведущим мировым бизнесменам, приведенным как пример в статье. Чем они отличаются от других людей?

Почему такие люди, как Ричард Брэнсон (Richard Branson) и Билл Гейтс (Bill Gates) не ведут списков дел, а их жизнь расписана поминутно в календаре?

Ответ найти просто.

Когда человек как бизнесмен поднимается до такого уровня, то не он начинает диктовать свои условия бизнесу, а бизнес начинает диктовать ему:

• когда и где быть
• с кем и когда нужно встречаться
• какие вопросы обсуждать при встрече

И здесь полностью отключаются какие-то свои желания, креативность, эмоциональное состояние. Есть только бизнес.

Давайте вспомним, к примеру, тот случай, когда Стива Джобса “попросили” из им же созданной компании. Бизнес!

Если спроектировать на домашние условия – это похоже на ситуацию, когда к вам приехали гости на пару дней, а потом попросили освободить занимаемую жилплощадь…

Чтобы удержаться в таком ритме, исключая свои внутренние желания и креатив, поможет только календарь.

И заметьте, что не они ведут свой календарь встреч и задач. Для планирования их задач у них наняты специальные люди.

Как показывают в фильмах – это такая секретарша вся из себя, которая не только красивая, но и очень-очень умная (может и есть такие, не знаю)

Но в большинстве случаев, это целая команда специалистов, занимающаяся планированием:

• один ведет план
• другой договаривается о встречах
• третий берет на себя организационные вопросы
• и так далее

То, какие цели стоят перед человеком – определяют его подход к своей системе.

Как предлагается вести планирование, чтобы быть таким же успешным как Билл Гейтс?

Каждому событию нужно выделять 15 минут

Пишу в стиле Г. Остера и его «Вредных советов»: Запланируйте себе на час 4 звонка (на каждый по 15 минут), завершите их все за 10 минут. А остальное время проведите в Фейсбуке или Вконтакте. А почему бы нет? Вы ведь выполнили все, что запланировали на этот час. И это не ваша вина, что быстро это сделали. А наоборот – вы молодец, что так профессионально все быстро решили.

В первую очередь определить время для самого важного

Есть одно большое НО! Чтобы определять время для самого важного, нужно сначала научиться делегировать другим то, что срочное и не важное. А если вы просто будете не важные дела игнорировать – вас они и съедят своим болотом.

Планировать все

Все! Но гибко! Максимально просто и гибко! Всегда должен быть план Б и В, если вдруг будет не по плану А. И вы сами будете удивляться как много вы успеваете и как легко это все дается.

К чему мы пришли? Нужен ли именно вам список дел?

1. Всегда все меряйте на себя! Как одежду, так и методики управления временем и делами. Если на ком-то костюм хорошо сидит (выглядит очень круто), это не значит, что этот же костюм будет хорошо сидеть на вас. Другой фасон, другой размер и т.д. Что вы хотите от жизни? Что для вас ценно? Какую цену вы готовы заплатить для получения такого результата?
2. Если вы не Билл Гейтс – не отказывайтесь от списков задач! Они помогут держать баланс в вашей жизни.
3. Есть такой военный принцип: «Х..ня на входе – х..ня на выходе!» Если на этапе обработки информации во входящих не обработаете правильно задачу, не определите контексты, сроки, важности, срочности и т.д. – процент того, что вы ее выполните «когда нужно» существенно понижается.
4. Выберите себе хороший органайзер-планировщик, который будет полностью удовлетворять всем вашим требованиям. Я советую обратить внимание на  MyLifeOrganized. В каких случаях вам не стоит его выбирать – можете найти здесь.
5. Работайте с профессионалами, которые способны быстро решить ваш запрос. Этим вы себе сэкономите очень много времени и сил. Не работает розетка – вызовите электрика. Нужен ремонт одежды – лучше отнесите ее в мастерскую! Чувствуете что в делах хаос и нужен порядок – здесь я могу вам помочь.

Удачи Вам!