Три гвоздя – будем ли мы продуктивны, используя это правило?

Правило трех гвоздей было придумано советскими чиновниками, когда от вышестоящего руководства поступало огромное количество указаний и директив. Часто они противоречили друг другу. Для разделения нужных и ненужных задач самым эффективным оказалось правило “Три гвоздя”.

Советские времена. Съезд управленцев по обмену опытом. У самого передового председателя-управленца спрашивают:
— А как вам удаётся столько всего успевать?
Тот отвечает:
— Очень просто! Методом трёх гвоздей. У меня над столом вбиты три гвоздя. Когда ко мне приходит распоряжение или запрос – я его пишу на листочке и вешаю на гвоздь. И ничего не делаю. Когда приходит первое напоминание – перевешиваю на второй гвоздь. После второго напоминания – на третий. И только после третьего напоминания – приступаю к выполнению. Однако, мало какие распоряжения доходят до третьего гвоздя.

Суть этого правила:

• не спешить выполнять поставленные задачи
• находиться в зоне комфорта
• особо не напрягаться

Как правило “Три гвоздя” реализуется в армии

Я служил в войсках ПВО (противовоздушная оборона). И, в шутку, мы расшифровывали ПВО как “погоди выполнять – отменят!”

Как это расшифровать человеку, который не служил в армии?

Представьте, что руководитель поставил вам задачу сделать отчет. Во время постановки задачи обычно звучат фразы, что этот отчет нужен на вчера и кроме вас никто с этой важной задачей не справится.

Вы, как ответственный работник, откладываете все остальные задачи в сторону и работаете только над этим отчетом. Можете даже взять работу домой – сроки то поджимают!

Усталый, но довольный собой, вы приносите отчет руководителю. Перебираете в голове – просто похвалит или выпишет премию? Но он даже не взглянув на отчет, говорит “Сейчас это пока не важно. Вот вам новая задача!”

Такой процесс бесконечный. Поэтому в армии все выполняется всегда в последнюю минуту, когда уже точно никто не отменит этот приказ.

Эту привычку после увольнения из армии мне пришлось в буквальном смысле слова “выкорчевывать из себя”.

Как сделать “три гвоздя” в МЛО?

Такой заголовок я прочитал сегодня утром на форуме MyLifeOrganized. Автор темы по другому видит правило трех гвоздей, но давайте разбираться!

Эти все 3 пункта, при условии правильно назначенных свойств задачи, должны отображаться автоматически без дополнительных контекстов или флагов:

1. Нужно сделать. Находятся всегда в верху списка активных действий. Чем выше задача в списке – тем ее “нужнее сделать”.
2. Во вторую очередь. Обычно это задачи без даты, которые я называю “ничего страшного не произойдет, если я их не сделаю”. Они тоже показываются в списке To-Do, только ниже “нужных задач”.
3. Когда-нибудь. Такие задачи вообще не должны быть в активных действиях. Если задачи “во вторую очередь” вы приняли решение делать (вот только не известно когда), то для задач когда-нибудь вы даже не приняли решения. “Скрыть в To-Do” вам в помощь.

Вспомним какие возможности нам дает функционал планировщика MyLifeOrganized:

• гибкий список активных задач, который может меняться в зависимости от времени суток, нашего местонахождения, физического и психического состояния и т.д.
• упорядочивание задач в списке конкретных действий таким образом, чтобы вверху списка находились самые важные на данный момент задачи, и так далее по убывающей

Все, что от нас требуется – правильно определить свойства задачи для того, чтобы она показалась нам в активных действиях в нужное время и в нужном месте. Любые попытки “создать велосипед” в виде новых критериев важности (но не с помощью инструмента важности) и упорядочивания этих задач (но не с помощью элементов сортировки) не дадут желаемого результата.

Попалась на глаза недавно эта картинка:

Она очень наглядно показывает ограничения, которые мы сами для себя придумываем.

На практике такое ограничение может выглядеть так:

Откладываем “Три гвоздя” в сторону – открываем “Инструкцию по MLO”

Если вы хотите получить желаемый результат, используя планировщик MyLifeOrganized:

1. Проанализируйте свою систему задач на вопрос что должно и что не должно показываться в активных действиях. Если в списке и действия, и дополнительная информация, и когда-нибудь – это хаос, который не даст вам продуктивно работать. В активных действиях должны быть только активные действия! (звучит как масло масляное, но поверьте, что здесь основной смысл планирования в МЛО)
2. Изучите и разберитесь для чего нужны настройки задачи (важность, срочность, цели недели, как влияют на задачу начало и срок). Без знания этого у вас будут просто списки, которые “лучше чем ничего”.
3. Выжмите максимум из MyLifeOrganized! Минуты, потраченные на определение дополнительных свойств задачи на этапе выполнения экономят часы. Вспомните притчу о дровосеке, у которого не было времени точить пилу.

Удачи!

Вопросы пишите в комментариях – с удовольствием отвечу!