Почему вы должны строить свою продуктивность вокруг вашей системы, а не вашего приложения

Не достаточно купить хороший планировщик задач, чтобы быть продуктивным. В первую очередь необходимо создать свою систему управления делами. Планировщик - вторичен!
Изображение почему вы должны строить свою продуктивность вокруг вашей системы, а не вашего приложения

Произвела впечатление и заставила задуматься новая статья Карла Пуллейна о важности выбора системы перед любым планировщиком задач.

Как всегда, свои мысли добавляю цветными вставками!

Фото Карл Пуллейн

Carl Pullein — известный тренер по продуктивности и управлению временем

 

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» — одна из лучших книг по разработке системы повышения производительности. Она даёт основу, в которой вы можете разработать свою индивидуальную систему. К сожалению, как и во всех книгах, которые становятся библией в своей отрасли, книга «Getting Things Done» по разному интерпретируется многими «конкурирующими методиками и специалистами».

У нас есть всё для сбора входящей информации и мы тратим огромное количество времени на классификацию и добавление контекстов тому, что мы занесли в свою корзину входящих.

Затем мы получаем всё, что связано с проектом, и добавляем задачу в соответствующий проект.

А затем у нас есть контексты. Мы добавляем контексты ко всему. И дальше используем контекстные списки в качестве своего ежедневного списка дел.

Урок хорошо усвоен

Я был поклонником Getting Things Done вот уже десять лет. И я признаю, что прошёл через все интерпретации.

За последние несколько лет, однако, я узнал, что когда провожу время в своём списке дел, организовываю свои проекты и контексты — я не делаю работу.

Раньше у меня был самый прекрасно организованный менеджер списков дел. Каждое задание было тщательно помечено. И все эти задания были назначены определенному проекту. Это была моя навязчивая идея.

Интересный подход, Карл! Всегда считал тебя евангелистом Todoist. Неужели ты отказался от планировщика, который был частью твоей жизни?

Но около трёх лет назад я осознал, что каждый день, проводя около двух часов в своём менеджере списков дел, организация и реорганизация фактически не приносили никакого результата моей работы.

Я чувствовал, что я делаю работу. Но результата не чувствовал. Я застрял в режиме организации и планирования. Так получалось, что я никогда не делал много каждый день.

И это проблема, когда вы проводите так много времени в вашем менеджере списков дел или в организации и реорганизации любого приложения для повышения продуктивности. Вы попадаете в ловушку веры в то, что вы продуктивны. Когда совсем не продуктивны. Вы просто организуете.

Разница между организованностью и продуктивностью

Быть организованным и продуктивным — это две разные вещи.

Знание того, где всё организовано, выполнение важной работы настолько эффективно, насколько это возможно — вот что значит быть продуктивным!

Быть организованным — это хорошо! Это может сэкономить вам много времени. Потому, что вы не тратите время на поиск того, что вам нужно для выполнения работы. Но просто знание того, где всё находится, не делает вас продуктивным!

Подобное ощущение у меня было с Evernote. В один момент пришло осознание того, что я вместо использования информации занимаюсь тем, что её структурирую и классифицирую. Хотя реально большую половину можно было удалить. Это был реальный мусор, который я пытался впихнуть в систему. 

Как я вышел из этого состояния?

Дал себе 1 час времени выбрать из 7000 заметок самое важное

  • копии документов, договоров
  • справочную информацию
  • идеи по проектам

Остальное всё снёс. Душа в этот момент обливалась слезами — «как же я без всего этого жить буду…» Но реально после этого не было ни одного случая, чтобы мне понадобилась удалённая информация.

Радикально, но для меня оказалось эффективно!

Хорошо иметь менеджер списка дел, который тщательно организован с датами, ярлыками, ссылками и проектами. Но это не обязательно  означает, что любая работа выполняется.

Если работа не выполняется — значит нет продуктивности!

Что вам действительно нужно, так это система, которая работает для вас

Вместо этого вам нужен список дел, который содержит ваши важные задачи, цели и показывает их, когда они нужны. Беглый взгляд вечером перед тем, как ложитесь спать, должен показать вам, что нужно делать на следующий день. И когда начинается следующий день, вы сразу приступаете к выполнению важной работы.

Что должен уметь менеджер списков дел

Менеджер списков дел должен отфильтровывать неважные задачи, так, чтобы вы видели только важные задачи.

Для «нормального полёта» в современном мире приложение должно быть заточено под достижение целей. Когда видишь прогресс. Когда конкретно продумываешь действия по достижению заданной цели.

Просто списков дел не достаточно.

Если вы, как и я, пользуетесь MyLifeOrganized — сделайте своим основным видом «Активные по целям». Система сама покажет что нужно делать для ваших целей!

Когда вы создаёте список дел, который делает это — вы резко повышаете свою продуктивность!

Ни одно приложение не сделает это за вас! Только система, которую вы создадите сами, сделает это.

Какое приложение выбрать

Неважно, используете ли вы Todoist,Things3, OmniFocus, Trello или Notion. Приложение работает также хорошо, как система, которую вы используете.

Я всегда это повторяю на своих индивидуальных курсах. Система первична! Планировщик вторичен!

НО! Хороший планировщик с надежной продуманной системой — это удвоение

  • сил
  • эффективности
  • возможностей

Если же системы нет, нет понимания что и как должно быть — нечего пенять на планировщик задач!

Для создания системы задавайте себе вопросы. Приведу несколько, как пример

  • для чего мне нужна та либо иная функция (проекты, контексты, цели, флаги)? Что они значат? Почему именно такой способ я выбрал?
  • как в идеале должна быть построено дерево задач? Как структурировать всю информацию? Почему именно так? Что мне это даёт?
  • какие списки мне нужны? В каких ситуациях? Как я буду по ним действовать? А если форс-мажор? А если…? (и еще много если)

В результате у меня получилась система, которая ляжет на любой планировщик задач. Может быть в других планировщиках она будет требовать чуть другого подхода, где-то больших затрат по времени… Но она будет также эффективна! Ну, почти также… ))

Если система которую вы создаёте, требует много времени для обслуживания — вы не будете продуктивными!

Вы должны создать систему, которая собирает все быстро и легко. Где организация того, что вы собираете, может быть сделана за двадцать минут  или меньше в конце дня. А в остальное время она остаётся в фоновом режиме, показываясь только после того, как вы что-то сделали.

Не нужно постоянно смотреть в свой список дел, как в монитор или экран телевизора!

Работа со списком задач должна напоминать ориентирование по карте с помощью GPS

  1. Определили своё местоположение
  2. Сверились с выбором направления
  3. Задали следующую точку, двигаясь до которой можно в карту не заглядывать
  4. Начали движение.

И так повторяется в каждой заданной точке.

Важна одна или две самые важные задачи на день!

Это не значит, что остальные задачи можно выбрасывать из списков вообще. Эти самые важные задачи должны

  • быть выделены
  • иметь максимальный приоритет
  • выполняться первоочередно

Для примера, покажу как это выглядит у меня в моей системе в планировщике MyLifeOrganized:

Скриншот MLO, где я показываю как у меня выделены в плане на день самые важные и приоритетные задачи
Так у меня выделены самые важные и приоритетные задачи в плане на день

Что действительно имеет значение

Вещи имеют только то значение, которое мы им придаем.

Жиль Легардинье

Важно то, что вы делаете работу, которая продвигает вас вперёд каждый день. Для этого вы должны быть в состоянии увидеть, какие задачи окажут наибольшее влияние на ваши проекты и цели.

Именно это мне даёт стодневка и её инструменты. Хотя, признаться, по началу я не понимал смысла таких упражнений, как ежедневное переписывание целей.

Понимаешь только с опытом. Меняемся не цели. Меняемся мы. А соответственно, когда мы становимся другими — также другими становятся наши цели…

Целая философия.

Нужно ли записывать неважные задачи

Когда вы заполняете свой менеджер списков задач неважными задачами, они быстро вытесняют задачи, которые приближают нас к завершению проекта или достижению цели. Такие задачи дают ложное ощущение  продуктивности, когда в действительности вы просто бегаете кругами.

Не нужно записывать те задачи, которые вы и так выполните без планировщика

  • проверить почту
  • принять душ
  • побриться
  • погулять с собакой (она сама вам об этом напомнит)

Такие задачи вроде бы и выполняются, но изменений никаких не происходит. День сурка…

Когда вы объединяете это с тем, что тратите слишком много времени на обслуживание своей системы — вы просто не получаете достаточно времени на выполнение важных дел. Время затрачивается на организацию всего.

В системе, которую я использую сам и помогаю другим на индивидуальных курсах создать свои

  • ежедневно на поддержание системы требуется 10-15 минут (зависит от количества записанных входящих задач)
  • еженедельно — около часа для еженедельного обзора (зависит от количества проектов и целей в системе)

Такие инвестиции в собственную организованность!

Соотношение, к которому вы должны стремиться составляет 90% и 10%. Это равняется 7 часам 40 минутам работы и 20 минутам для организации любого 8-часового рабочего дня.

Вот почему приложения, которые имеют большой набор функций, терпят неудачу в долгосрочной перспективе.

В то время, как разработчики делают всё возможное, функциональность приложения является реальной проблемой для людей, которые хотят быть продуктивными. Больше функций означает больше вещей для настройки и игры. Это требует времени, много времени, которое лучше потратить на выполнение работы.

Должен признать — есть такое. Грешен!

Возможности

  • разукрасить систему (я раньше очень разукрашивал)
  • поназначать дополнительные функции, которые не дают на выходе столько пользы, сколько на них затрачено (не буду приводить пример, может быть это только у меня эти функции «не нужные»)
  • всевозможные правила автоформатирования

Это красиво. Интересно. Но напоминает игру и на продуктивность никак не влияет…

После выхода MLO5 фактически полностью отказался от всевозможных разукрашиваний системы, оставив только необходимый минимум.

Если вы хотите стать более продуктивным

Если вы хотите стать более продуктивным, чтобы проводить больше времени, занимаясь тем, что вам нравится делать — сосредоточьтесь на своей системе, а не на приложении.

Оптимизируйте систему так, чтобы она была сосредоточена на сборе и выполнении. Сделайте организацию как можно простой и лёгкой.

Легко создать простую и лёгкую систему, когда в примере для видео показываешь как упорядочить двадцать задач. Всё получается красиво.

Но когда у тебя проекты, цели, задачи, идеи, поручения, обязательства, зоны ответственности — и количество задач превышает 1000… Вписать это в простую систему не просто.

Пока опираюсь на то, что самой простой и надежной является структурированная система с помощью дерева задач.

Стремитесь к 90% результативности и 10% организованности. Когда вы туда доберётесь, будете знать, что ваша система хорошо работает и работает именно на вас.

Если у вас правильная система, которая работает для вас — не имеет значение, какое приложение вы используете. Ваша система будет просто работать. И это должно быть то, что вы хотите построить.

Создайте свою продуктивность вокруг вашей системы, а не вашего приложения!

Спасибо, что дочитали до конца! 😊 Если вам понравилась эта статья — нажмите кнопку «Мне нравится» ниже. Для меня это много значит. И это поможет другим людям увидеть полезную информацию.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: