Вот почему ваш список дел не работает

Инвестируйте время, чтобы создать качественный список дел, который будет максимально понятным для вас. Такой список будет незаменимым помощником. Вы сможете лучше планировать свой день, снижая и подавляя свой стресс.
изображение статьи почему ваш список дел не работает

Один из лучших советов, который вы можете получить, если хотите лучше организовать свою работу и сделать её более продуктивной —

Записать всё, что вам нужно сделать в  одном списке!

Это простое действие — перестать держать свои дела в голове и выгрузить это во внешний носитель в виде списка. Но оно снимает стресс и даёт лучшее чувство контроля над ситуацией.

Наш мозг плохо умеет хранить напоминания и часто пропускает то, что требуется делать в нужное время

  • забытые обещания позвонить, ответить, зайти
  • о том, что нужно было купить — вспоминаем только вечером, когда пришли домой
  • просьбы супруга или супруги, друзей

Примеров множество и они очень нас расстраивают. Это хорошие примеры того, почему не нужно полагаться на свой мозг, чтобы использовать его как список дел!

Как предотвратить создание бесконечного списка дел

К сожалению, когда вы начнёте записывать свои задачи, список может стать бесконечным. Он, конечно, не бесконечный, но вам так будет казаться.

Я ранее поднимал вопрос откуда у пользователей берутся тысячи задач.

Начальная мозговая разрядка может значительно облегчить стресс и будет казаться, что стало легче и контроля добавилось. Но всё это поднимет другие проблемы.

Самая большая проблема при выгрузке всего из головы

Самой большой проблемой является то, что когда у вас есть все задачи в виде списка — необходимо создать условия для выполнения этих задач. Другими словами — эти задачи нужно выполнять!

Жизнь не останавливается только потому, что вы всё записали. Жизнь продолжается. Ваш список дел продолжает постоянно расти.

Если вы не завершаете свои задачи быстрее, чем они поступают — список дел будет становиться всё длиннее и длиннее. Именно поэтому так много людей отказываются от написания списков дел. Это становится бесконечным циклом.

Что предлагает методология Getting Things Done

Это одна из причин, почему методология Дэвида Аллена Getting Things Done такой долгий период считается одной из самых актуальных и гибких методик. GTD не фокусируется на одном центральном списке, а создаёт списки для различных областей вашей жизни

  • список задач, когда вы работаете за компьютером

    Изображение примера списка дел за компьютером

  • когда вы дома

    Изображение примера как можно отображать список домашних дел

  • или список, когда вы, например, со своей супругой или своим супругом

Эта методология уменьшает количество задач до тех задач, которые вы можете выполнить именно сейчас. По причине, что у вас есть необходимый инструмент или вы находитесь в нужном месте. Или же потому, что вы встретились с подходящим человеком для выполнения задачи.

Будьте предельно ясны в том, что хотите сделать

Есть ещё одна причина, по которой списки дел иногда терпят неудачу. Дело в том, как вы записываете свои задачи!

Изображение списка дел с неправильной формулировкой задач

Ошибки при формулировке задачи в списке дел

Если вы добавили «кофе» в свой список дел — не ясно, что вам нужно делать. Когда у вас безумный день встреч и решения кризисных вопросов, может быть трудно в конце для понять, что вам нужно делать с кофе.

Аналогичным образом, если вы напишите «банк» в своём списке дел в пятницу днём с намерением что-то сделать в банке в понедельник. Когда наступит понедельник и увидите слово «банк» в своём списке — вам придётся заново вспоминать что требуется сделать с этой задачей. Часто полностью забывается о том, что думали в момент записи задачи.

Как правильно записывать дела и задачи

Чтобы преодолеть это — измените способ написания своих задач, добавив глагол действия!

Например, вместо того, чтобы писать «кофе» — напишите «Купить большую упаковку кофе Lavazza по возвращению домой». Или вместо «банк» напишите «Выполнить в банке определённую операцию с накопительным счётом на кредитной карте».

Записывайте так, чтобы сразу было понятно что нужно сделать. Этот простой способ значительно добавит ясности.

При этом, я понимаю, что когда записываете задачу — вы можете спешить или вам не очень удобно правильно её записать. Поэтому важно сделать мини-обзор в конце дня.

Возможно, в течение дня вы добавили во входящие задачу «Утверждение дизайна сайта». Поэтому, когда будете делать мини-обзор, расширьте задачу до чего-то вроде «Обсудить с Ивановым изменения в дизайне сайта и сформулировать тезисно ТЗ для дизайнера».

Приведу ещё один пример:

Когда я сел за стол сегодня утром — в своём списке активных действий увидел задачу «Написать первый набросок поста на этой неделе». Это было ясно и не оставляло у меня никаких сомнений относительно того, что мне нужно было делать.

Если бы я записал только «пост в блоге» — это могло бы значить много вещей, таких как

  • отредактировать сообщение в блоге
  • прочитать какую-то статью
  • найти подходящее изображение для поста блога

Отсюда правило: Записывать задачи так, чтобы не допускать их двоякого трактования!

Когда вы пишете задачи чётким, ориентированным на действие, способом — списки дел дают гораздо лучшее представление о том, что нужно делать и сколько времени это займёт

  • написание первого черновика поста в блоге занимает у меня около часа-полутора
  • поездка в банк для совершения банковской операции займёт около тридцати минут (если не попаду в очередь из пенсионеров, жаждущих оплатить коммунальные услуги именно в кассе этого банка)
  • покупка кофе по дороге с работы займёт пять или десять минут.

Изображение списка дел с указанием времени макс и мин для выполнения

Это означает, что когда я просматриваю список дел на день — я не только мгновенно знаю, что мне нужно делать, но и хорошо представляю сколько времени мои задачи у меня займут.

Потратьте Инвестируйте время, чтобы создать качественный список дел, который будет максимально понятным для вас. Такой список будет незаменимым помощником. Больше не нужно будет останавливаться и думать что вы имели ввиду, когда изначально писали задачу. Вы сможете лучше планировать свой день, снижая и подавляя свой стресс.

Как реализовать описанные принципы на практике

  1. Выгрузите всё, что ещё держите в голове в планировщик задач. У меня всё записывается в MyLifeOrganized. Прочитайте для чего нужно собирать входящую информацию.
  2. Уменьшите до минимума количество точек сбора входящей информации. Чем больше корзин входящей информации, тем больше хаоса. (о количестве моих корзин для сбора входящих)
  3. Просмотрите свои списки дел и переформулируйте задачи таким образом, чтобы было понятно что и где конкретно нужно сделать и какой результат получить. Пользуйтесь списками активных действий! Если не понимаете как работать со списками активных действий — я пошагово показал здесь.
  4. Для тех, кому нужно быстро или «на вчера» — я на своих индивидуальных тренингах по управлению делами и временем с помощью планировщика задач MyLifeOrganized помогаю решить данные вопросы!

Спасибо, что дочитали до конца! Если вам понравилась эта статья — нажмите ниже кнопку «Поделиться». Это будет много значить для меня и поможет вашим друзьям прочитать полезную для себя информацию.

Подпишитесь на обновления сайта!

 
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: