Сделайте систему продуктивности простой и минималистичной, чтобы не вы работали на неё, а она работала на вас!

Чтобы быть продуктивным, не обязательно иметь много гаджетов, приложений и методик личной эффективности. Как сделать выбор? Как найти самое эффективное? Сколько нужно приложений и сервисов, чтобы выдавать максимальный результат?
Изображение статьи про минималистичность системы

В начале каждого года я делаю обзор своей общей системы продуктивности, глядя на неё «с высоты птичьего полёта». Другими словами, не цепляясь к чему-то конкретному, а оцениваю в общем что и как работает, лучший ли это вариант. Наблюдаю за тем, как система работает с точки зрения ежедневной, еженедельной и ежемесячной основы. А также определяю, будет ли это всё и в дальнейшем служить мне наилучшим образом каждый день.

И, как обычно, каждый раз я обнаруживаю следующий факт:

За прошедший год создаётся слишком много дополнительных процессов, добавляются новые приложения, которые не добавляют никакой реальной ценности в мою систему! Вроде бы хотел как лучше, а получается еще один уровень сложности…

На этот раз у меня были следующие примеры:

  1. Дублирование памятных дат (дней рождений, юбилеев и праздников) в MyLifeOrganized, календаре и контактах.
  2. Попытка включить в систему дополнительный планировщик для совместной работы, а конкретно Todoist (пытался «более простым способом» достучаться до «внутреннего я» некоторых людей — об этом лучше расскажу отдельно).
  3. Использование почтового сервиса The Bat параллельно с использование в браузере Gmail. Вроде бы мощнейший функционал, но стало всё запутанней и непонятней…
  4. Ну и далее в подобном ключе…

Критерии, по которым определяем минималистичность системы продуктивности

Уверен, что если вы посмотрите сверху на свою систему, сможете найти для себя аналогичные примеры. Хитрость заключается не в том, чтобы позволить мозгу убедить вас в необходимости всех этих дополнительных приложений. Нужно взглянуть на вещи более объективно и спросить себя

Есть ли приложения, дублирующие ваши рабочие процессы?

Это может быть болезненно, потому что наш мозг хочет удерживать приложения, которые, как мы думаем, однажды принесут нам пользу. Но если быть честными с самим собой — вряд ли когда-нибудь они это сделают. Скорее всего, так и останутся «мёртвым грузом» на нашем гаджете…

Существует также мысль:

Если такой активный продуктивный человек использует это приложение, значит секрет именно в приложении! Если я его буду тоже использовать — стану таким же продуктивным как он!

Конечно, это никогда не будет правдой. Приложение, которое вы используете, не имеет никакого отношения к тому, насколько продуктивным вы будете. Но когда вы узнаете, что кто-то вроде Дэвида Аллена (если кто не в курсе — автор Getting Things Done) использует Evernote в качестве своего приложения для хранения цифровых данных — сложно не поддаться искушению попробовать приложение Evernote. Даже если вам для полного счастья и максимальной продуктивности достаточно бесплатного Google Keep.

Три основные составляющие минималистичной системы продуктивности

Создание своей собственной системы продуктивности, для того, чтобы она была простой и минималистичной, сводится к трём основным направлениям:

Сбор информации

Как вы можете собирать задания, события и идеи быстро, эффективно, не теряя их?

Чем меньше мест для сбора входящей информации, тем проще будет ваша система. Чем больше таких мест, тем возрастает вероятность того, что вы что-то пропустите. Ну и с каждой корзиной входящих система будет становиться сложнее.

Особенно подобный выбор возникает, когда корзина входящих есть и в заметочнике и в планировщике. Тогда возникает дилема — куда записывать? Вроде как хочется чтобы сохранилась информация как справочная, а с другой стороны — нужно выполнить конкретные действия…

Организация собранной входящей информации

Как вы можете организовать то, что вы собрали, чтобы это можно было найти или увидеть то, что нужно тогда, когда этого хотите?

Опять же, принцип «чем меньше, тем лучше» работает и здесь. Простой пример на облачных сервисах. Если у вас есть Google Drive, Dropbox и OneDrive с различными документами и папками в них.

Действительно ли вы можете быстро найти то, что хотите и тогда, когда хотите?

Не будет ли быстрее и проще принять решение о том, какой из этих облачных сервисов использовать, а остальные все удалить?

Не простое решение. Но его нужно однозначно принять. Ведь у каждого есть свои плюсы и свои минусы (выдержки из размышлений):

Google Drive
удобно работать с документами
хранятся все мои фотографии в Google Photo
мало места даётся бесплатно
покупая место, попадаю в постоянную зависимость
Яндекс диск
большой бесплатный объём (когда-то Яндекс подарил 210 Гб за какой-то свой глюк)
В моей стране могу использовать только через VPN
Microsoft OneDrive
Сразу привязан к учётной записи Windows
Получил 100 Гб за установку мобильной версии на Android
Не слишком хорошие отзывы
Выпиливается на корню супер-программой Win 10 Tweaker (которую я однозначно всем рекомендую)

Как видите, что однозначного решения нет. Аналогично и с планировщиками, и с заметочниками. Решение только за нами.

Кстати, в данном выборе я остановился на Google Drive. От остальных облачных сервисов принял решение избавиться.

Выполнение запланированного

Как вы можете максимизировать время, затрачиваемое на конкретное выполнение действий и сократить время, затрачиваемое на организацию работы?

Это очень важно, потому что со временем мы получаем «организационную ползучесть». Своего рода промедление, когда вместо того, чтобы «делать дела», начинаем вылизывать свою систему, пытаясь по другому структурировать проекты, папки, добавляя всевозможные няшности.

Минималистичность системы продуктивности построена на этих трёх компонентах. В такой системе нет ничего лишнего в виде дополнительных приложений, которые

  • выполняют дополнительные задачи
  • требуют дополнительной организационной работы

Особенности минималистичного подхода к работе

Минималистичный подход к работе основан на наличии трёх составляющих (каждый по одному):

  1. календаря
  2. заметочника
  3. приложения для списка дел.

Ничего больше. Нет сложной иерархии папок, подпапок и тэгов. Просто основные инструменты для сбора.

Когда дело доходит до выполнения работы, важно понимать, что каждый день возможно выполнять лишь  ограниченный объём работы. Знайте свой предел. Когда мы пытаемся выйти за пределы наших возможностей — всё идёт не так:

  • пропускаются важные сроки
  • мы не общаемся с людьми, о которых заботимся
  • страдают наше здоровье и благополучие
Дэвид Аллен
Дэвид Аллен
Автор системы Getting Things Done
Кстати… Можете ли вы сделать что-то по-настоящему хорошее в ситуации, когда вообще не знаете, чем заняться?

Отчасти, наличие системы продуктивности говорит о том, что вы взяли на себя обязательство делать запланированное. А также говорить «Нет» несущественным вещам, которые так и пытаются войти в вашу жизнь. Вы сможете видеть, что у вас нет достаточного количества времени, чтобы адекватно выполнить эти «новые задачи», требующие вашего внимания и времени.

Поэтому, если вы хотите более простой, менее беспокойной, менее напряжённой жизни, внимательно посмотрите на то, как вы выполняете свою работу.

Сколько у вас мест для сбора входящей информации?

Сколько времени уходит на организацию проектов, задач и заметок?

Эти вопросы помогут упростить вашу жизнь. Они помогут более внимательно относиться к тому, что делаете каждый день.

Когда становитесь более минималистичными, как в цифровом мире, так и в вещах, появляется больше времени, чтобы делать то, что действительно хотите делать!

5 моих советов, что можно минимизировать или изменить в системе, которую вы ведёте в MyLifeOrganized

  1. Удалите лишние папки, которые просто висят пустыми и не несут никакой функциональной нагрузки. Чтобы такие папки было сразу видно, я заменил для них значок папки.
  2. Пересмотрите свои контексты. Благо, напротив каждого контекста стоит цифра, какому количеству задач присвоен данный контекст. Удалите все контексты с нулём. При необходимости, вы сможете создать их заново в любой момент.
  3. Используйте фильтры для обзора системы «с высоты полёта»:
    1. Установите фильтр показывать только задачи, у которых есть периодичность. Так вы сможете оценить все свои зоны ответственности и обязательства.
    2. Отфильтруйте скрытые задачи, которые не отображаются в To-Do. Не завалялось ли где-то в папке что-то ненужное?
    3. Выберите фильтр по дате изменения. Например, последние полгода. Просмотрите в системе все задачи, по которым в течении шести месяцев не было никаких телодвижений. Они действительно вам нужны?
    4. С помощью текстового фильтра отфильтруйте
      1. книги, которые хотите прочитать;
      2. видео, которые хотите посмотреть;
      3. покупки, что хотите совершить.
  4. Разделите понятиями что для вас значит контекст, что флаг, а что текстовый тэг. Нет ли такого, что флаг дублирует контекст? Например, контекст «@Звонки» и флаг «Позвонить»…
  5. Обратитесь за помощью к другому пользователю, который сможет взглянуть на вашу систему «незамыленным взглядом». Поверьте, со временем перестаёшь обращать внимание на некоторые вещи, исправив которые, можно значительно повысить эффективность своей системы. Я уже не раз проводил аудит систем пользователей MyLifeOrganized, когда брал их профайл и записывая видеразбор, показывал:
    1. Где и что можно сделать проще, эффективней
    2. Как решить ту либо иную ситуацию по другому с меньшими затратами ресурсов
    3. Где в их системе самое слабое звено.

Удачи вам и высокой продуктивности!

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: