Не назначайте сроки всем задачам — ваша система планирования этого не выдержит!

Если использовать сроки выполнения задач в своем планировщике для всего - такие даты становятся бессмысленными. Не назначайте сроки всем задачам!
Изображение статьи Не назначайте сроки всем задачам!

Если использовать сроки выполнения задач в своем планировщике для всего — такие даты становятся бессмысленными. Не назначайте сроки всем задачам!

Одна из лучших функций любого планировщика задач заключается в том, что можно добавить срок выполнения к любой задаче. Такая задача появится в списке текущих дел на определенную дату.

С одной стороны удобно. Можно фиксировать множество встреч и задач, не забывать об определенной информации. С другой стороны это может привести к большим проблемам.

Когда сроки не являются сроками

Большинство из таких установленных сроков не являются сроками. Дата, которую вы устанавливаете, не является датой выполнения задачи. Это просто дата, когда, как вы думаете, сможете завершить определенную задачу.

И это было бы верно, если бы это была единственная задача, которую нужно выполнить на эту дату. Но, поскольку даты к задачам добавляются случайным образом, обычно бывает гораздо больше задач, которые вроде бы должны быть на этот день, но на самом деле могут и не быть.

Если у вас есть список задач на день, которые не должны быть выполнены — ваш ежедневный список задач теряет свою силу. Нет необходимости устанавливать приоритеты для таких задач. Многие из этих задач будут перенесены на другую случайную дату в будущем, и такой цикл будет повторяться.

Как результат, в вашем планирование происходят следующие вещи:

  1. Вы не доверяете своей системе. Поэтому встречаетесь со всеми, выхватываете из списка более легкие и приятные дела и т.д.
  2. Вы вряд ли будете проводить еженедельный обзор. Или, если вы его все же проведете, он будет поверхностный и символический.

Ниже приведены несколько способов повысить доверие к своей системе планирования, которые должны помочь вам перестать чувствовать загруженность, тяжесть груза текущих дел и что вам все время нужно с кем-то встречаться.

Проводите качественный еженедельный обзор

В еженедельном обзоре просматривайте все свои проекты и встречи на следующую неделю. Это позволит находиться в более информированном состоянии о том, что вы можете сделать на следующей неделе.

Также, вы будете знать, какие проекты близятся к своим срокам. Это позволяет делать более осознанный выбор относительно того, что делать в определенный день, исходя из:

  • где вы будете находиться
  • с кем вы будете
  • какие инструменты у вас есть.

Если выполнять полный еженедельный обзор каждую неделю, ваше доверие к системе планирования даст уверенность, что

  • ничего не пропущено
  • сроки (даты), которые определили для задач, имеют смысл и действительно должны быть в этот день.

Вы становитесь намного лучше осведомлены о том, что происходит в определенный день. Можете быть уверены, что не перегружаете задачами те дни, когда

  • нужно действительно напрячься
  • участвуете в каком-то тренинге
  • или просто отдыхаете.

Делайте ежедневный мини-обзор

Наши недели не стоят на месте. Вещи вокруг меняются:

  • назначения отменяются
  • собрания откладываются
  • принимаются новые обязательства.

В то время, как еженедельный обзор дает вам некоторое представление о том, что может произойти в течении недели, может многое поменяться. Изменения происходят каждый день.

Проводите обзор задач, которые вы назначили себе на следующий день, прежде чем закроете свой день текущий. Времени занимает немного, но позволяет сохранить ежедневный список дел актуальным и значимым.

Например, если начальник сообщит вам, что проект, который, по вашему мнению, должен был состояться в следующем месяце, теперь продвигается вперед и должен быть закончен к концу недели. Это изменит все, что вы запланировали во время вашего последнего еженедельного обзора.

Что это значит?

Только то, что вы можете пересмотреть то, что запланировали на оставшуюся часть недели и внести необходимые изменения.

Теперь, если вы все еще чувствуете себя не комфортно, даже не хватаясь за все дела подряд — есть еще несколько советов, что можно сделать.

Создайте напоминание для проекта

Это задачи, которые появляются время от времени и напоминают проверить конкретный проект.

Например, если у вас есть медленный проект, сроки которого истекают через два месяца, вы можете добавить повторяющуюся задачу в проект, которая появляется один-два раза в неделю и которая предлагает вам посмотреть проект.

Такое “напоминание” информирует, что не нужно это делать, но предупреждает, что нужно проверить проект, если есть такая необходимость. Это дает душевное спокойствие, зная, что ничего не пропущено и что я всегда в курсе своих проектов.

Данный совет подойдет, если вы используете Wunderlist, Todoist или другие подобные таск-менеджеры.

Функция «Обзор» в MyLifeOrganized

В MLO для таких целей существует функция “Обзор”, где можно создавать дополнительные напоминалки. Я называю их мягкими напоминаниями или “напоминаниями без напоминаний”.

Изображение примера отображения обзора проектов в планировщике MyLifeOrganized
Пример отображения обзора проектов в планировщике MyLifeOrganized

Хотя использование “Обзора” тоже зависит от того, какую систему планирования вы исповедуете.

В моей системе “Обзоры” для проектов не используются. Или используются крайне редко в тех случаях, когда проект может из-за стечения внешних обстоятельств из “В ожидании” превратиться в “Идущий”.

А так, как и прописано в GTD, я просматриваю все свои проекты раз в неделю. Если чаще не нужно — не вижу смысла ставить на проекты “Обзор”.

Изображение проектов в MyLifeOrganized, где Проекты необходимо видеть единым списком минимум раз в неделю
Проекты необходимо видеть единым списком минимум раз в неделю

Для «тлеющих проектов» мой подход в системе следующий:

Если выполнять по проекту хотя бы одно маленькое действие в неделю, за год это получается 52 действия. А полсотни действий позволяют большинство проектов либо завершить, либо значительно продвинуть!

Активно используйте контексты, теги, метки

С помощью контекстов можно разложить задачи на списки, которые могут понадобится при тех либо иных условиях (не используя сроки):

  • когда вы дома планируете заняться домашними делами
  • чтобы увидеть все актуальные звонки
  • для работы оффлайн за компьютером
  • и так далее.
Изображение MLO, где Контексты являются основой построения любых списков активных действий
Контексты являются основой построения любых списков активных действий

Большинство задач не требуют датирования просто так, чтобы они не были забыты. Их не нужно делать в конкретный день или время. Гораздо лучше создать для них контекст (тег, метку) и создать ежедневную повторяющуюся задачу как, например

Изображение Вот так может выглядеть задача-напоминалка в MLO5
Вот так может выглядеть задача-напоминалка в MLO5

Делая это таким образом, вы уменьшаете свой ежедневный список задач. Но вы все же позволяете себе принять решение о том, нужно ли сейчас (сегодня) совершать этот звонок, отправлять определенное электронное письмо или совершать какое-то действие за компьютером.

Такие задачи не загромождают ваш ежедневный список дел!

Используйте технику 2+8

Техника расстановки приоритетов 2+8 ограничивает вас только десятью заданиями в день. Две из них — это объективные задачи, которые должны быть выполнены. А оставшиеся восемь — задачи, которые необходимо выполнить сегодня, но это не станет концом света, если они не будут выполнены.

Когда вы ограничиваете себя разрешением только десяти задач в день (не считая рутинных задач, которые просто нужно выполнять в определенные дни, но которые не продвигают ваши проекты и цели вперед), вы

  1. Гораздо более реалистично понимаете, что можете достичь каждый день
  2. Позволяете себе достаточно гибкости для решения любых вопросов, возникающих в течении дня.

Эта техника заставляет вас быть изобретательным в отношении того, что вы будете делать каждый день. Также она является частью вашего ежедневного мини-обзора.

Это отличный способ расставить приоритеты в своем дне и почувствовать безопасность. Знать, что в ежедневном списке каждая задача имеет смысл и положительное влияние на вас, ваш день и ваши проекты.

Простой способ реализовать технику 2+8 в MyLifeOrganized

Не нужно «выдумывать велосипед», создавая дополнительные флаги или контексты. Это лишнее!

Стандартный функционал планировщика позволяет реализовывать это с помощью целей недели:

При планировании дня добивайтесь состояния, чтобы в списке задач на день было хотя бы 2 задачи, которые относятся к целям на неделю. Такие задачи помечаются восклицательным знаком, поэтому их сразу видно. Они и должны стать основным фокусом дня — теми двумя задачами, которые должны быть обязательно выполнены.

Изображение картинка С помощью целей недели в MyLifeOrganized легко можно выделить главные задачи на день - назначайте сроки только нужным задачам
С помощью целей недели в MyLifeOrganized легко можно выделить главные задачи на день

Создайте себе правило не допускать переносов этих двух важных задач на другие сроки! Приложите все усилия, чтобы выполнить их любой ценой! Хоть спать не ложитесь, хоть от ужина откажитесь… Но выполните!

Если вы хотите чувствовать себя

  • менее напряженным
  • не таким загруженным
  • быть более продуктивным

Прекратите хвататься за все дела сразу!

Доверьтесь своей системе!

Сделайте еженедельный обзор приоритетом, который никогда не будет пропущен!

И сразу появится чувство, что вы намного уверенней, доверие к системе планирования дает душевное равновесие. Вы будете на вершине продуктивности!

Единственной преградой осуществлению наших планов на завтра могут быть наши сегодняшние сомнения.

Франклин Рузвельт

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментарии: 4
  1. Дмитрий

    Александр, добрый день!

    Благодарен Вам за данную статью, ставшую для меня глотком чистого воздуха в некотором хаосе в задачах, благодаря тому, на что не нужно ставить сроки
    Перенос задач в бессрочные частично решил для меня проблему случайных сроков и переносов
    При этом создал я себе новую проблему, задач без срока становится довольно много, и обозревать их сложно, взгляд замыливается. Как Вы для себя решаете данную проблему?
    Категории? Подпапки? Задачи для четных и нечетных дней?)

    1. Александр Краевой (автор)

      Спасибо за комментарий!
      То, что задач без срока много — это «не вина» планировщика. Их и так было бы много. Просто в планировщике вы «про все эти задачи знаете».
      Как можно уменьшить список (несколько вариантов на вскидку):
      1. С помощью фокусировки. Выбираете более узкий фокус. Например, задачи за компьютером. Выбираем фокус «Работа» — все равно много получается. Внутри папка «Сайт» — фокусируемся. Опять много? Внутри выбираем папку «SEO». Т.е. на ближайший час я принимаю решение заниматься только СЕО своего сайта.
      2. С помощью усилия можно разделить задачи из одного списка на «творческие» и те, которые можно выполнять «без энергии». В фильтрах есть соответствующий ползунок для усилия.
      3. Разделив контексты на более узкие направления. Например, то, что относилось раньше к контексту @Компьютер, можно разделить на входящие контексты @Сайт, @Интернет и т.д.

      Даже если не сортировать список по контексту, при правильном построении списка, где вверху самые приоритетные задачи, а внизу — самые низкоприоритетные, можно просто стараться выполнять вверху находящиеся задачи. Задача за задачей…

      1. Дмитрий

        Александр, спасибо за ответ!
        Действительно, множество задач, это просто реальность, которую необходимо организовать так, что бы это было воспринимаемо, и не превратилось в нечитаемую простыню
        Я пока еще лелею мысль, что можно обойтись только верхними вкладками с предустановленными фильтрами
        Мне кажется, что постоянно дергать фильтры не очень удобно лично для меня
        Буду обдумывать идею сегментации бессрочных задач
        Классно, что Вы написали эту статью, похоже, многие проходят в начале этот путь с назначением срока всем задачам, пока их мало, и по мере роста количества получаем то, что описано в статье

        1. Александр Краевой (автор)

          А зачем постоянно дёргать фильтры? Настройте вверху области, зафиксируйте их и переходите в нужный список с нужными предустановленными фильтрами с помощью одного клика…

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: