Моя система планирования на базе планировщика MyLifeOrganized

Чётко работающий механизм, налаженный. В котором проработаны все слабые звенья. Где видно всё как на ладони.

Пришло время рассказать про мою систему планирования, которую использую уже много лет. Чем-то система напоминает американскую конституцию – со временем появляются новые дополнения, но основа остаётся непоколебимой. Все элементы проверены временем, отточены и верны. Ничего лишнего. Ничего, чему бы не было объяснения или аргументации.

Читая форум, сталкиваюсь с “новоизобретёнными велосипедами” пользователей. Ничего не имею против. Если кому-то так удобно – в этом и прелесть MyLifeOrganized. Каждый настраивает его под себя. Но, моё личное убеждение – такие “рукотворные” системы являются убийственными для новичков

  • они их пугают
  • им кажется, что здесь всё сложно

Это стало ещё одной причиной написания данной статьи. Дать возможность

  1. Новым пользователям MyLifeOrganized показать, что система и продукт могут быть понятными и удобными.
  2. Для опытных пользователей поделиться своими наработками, целостностью подхода, какими-то фишками и моментами.
  3. Ну а для тех, кто еще не принял решение, какой планировщик для себя выбрать – показать возможности MyLifeOrganized, которых нет ни в одном другом подобном приложении.

“Поехали!”, как говорил космонавт Юрий Гагарин…

Настройки: их много, но они настраиваются один раз и всё!

В MyLifeOrganized свойств очень много. И часто я вижу, что ими пользуются даже не задумываясь зачем они нужны и какую пользу они приносят. Лепят что попадёт под руку.

Отсюда вытекает моё правило

Для определённых типов задач назначаются предназначенные для них свойства, помогающие потом быстро создать простой список задач, проектов, информации с нужной мне сортировкой.

Необходимо конкретно понимать для чего предназначено каждое свойство

  1. Каким задачам их назначать?
  2. Что это даёт?
  3. Как это будет применяться или использоваться?

На своих курсах всегда привожу аналогию:

Назначение свойств для задач – это как количество сахара в чае

  1. Для каждого оптимальное количество индивидуально
  2. Если сахара мало – будет ощущение, что чего-то не хватает
  3. Если переборщить с сахаром – будет ощущение приторности и некомфорта

Кстати, есть свойства, которые я вообще не использую. Но делается это не по незнанию их предназначения, а по моему осознанному выбору. При этом, понимаю, что для тебя это могут быть одними из самых важных свойств.

Чтобы было понятней, приведу пример как я делаю разбор свойств. Для этого достаточно дать каждому значению определение, для которого не будет двоякого трактования смысла.

Например, срок. Что это?

Срок – это дедлайн, после которого либо нет смысла выполнять данную задачу, либо после данной даты или времени наступают определённые последствия (попал на деньги, подвёл человека и испортил отношения и так далее). Срок назначается исключительно тем задачам, у которых он есть.

Назначать задаче срок или нет проверяется вопросом

Что будет, если я не сделаю данную задачу к назначенному сроку?

Если ничего страшного (в моём понимании) не произойдёт – срок не назначается. Эти задачи могут быть важными, срочными, “на вчера”, “на позавчера”, что тоже скажется на их весе в списке активных действий. Но реального срока у них нет.

Такой подход позволяет не плодить большое количество просроченных задач. Особенно, если эти задачи с низким приоритетом. Что, несомненно, сказывается на внутреннем спокойствии и доверии к системе.

Задание: попробуй таким же образом дать определение с однозначным трактованием, что для тебя значит

  • срочность
  • важность
  • дата начала
  • и другие свойства.

Основные понятия: что есть что?

Разовая задача

На самом деле разовых задач очень мало. Особенно тех, которые в моём понимании попадают под данную формулировку.

Для меня разовая задача – задача, которая обладает следующим набором характеристик:

  1. Можно выполнить за один раз на одном месте
  2. Для этого есть все необходимые ресурсы
  3. Выполнение задачи не требует дальнейшего развития событий

Каждое из этих действий самодостаточное. Сделал и забыл! Важно уметь отличать разовые действия от подзадач проектов.

Например: назначить встречу клиенту. Можно выполнить за один раз на одном месте. Могут быть в наличии все ресурсы. Но на этом процесс не заканчивается!

Периодическая задача

 Такие задачи можно назвать зоной ответственности. Основной их смысл заключается в следующем:

Что и с какой периодичностью нужно делать, чтобы жизнь была под контролем и не наступали кризисные ситуации?

Это можно назвать ещё профилактикой кризисных ситуаций.

Учитывая, что периодические задачи бывают разные по типу и приоритету, большое внимание в своей системе планирования уделяю установке правильной длительности каждый задачи. Это позволяет не допускать просроченных задач и находиться в состоянии потока.

Правильная длительность задачи – это растяжка между датой начала и сроком. На форуме я уже когда-то объяснял на примере уборки в квартире. В такой задаче

  • Срок – день, когда наступает полный хаос
  • Дата начала – день, когда уже стоит провести уборку
  • Установленная периодичность – период после последней уборки до момента, когда снова наступит полный бардак в квартире

Такой алгоритм можно применять практически для всех периодических задач. Особенно идеально такой подход работает для тех, которые повторяются по дате завершения.

Процесс обработки периодической задачи я называю “запуск на автопилот”. Это значит, что задача

  • Полностью обработана, назначена все свойства и она в дальнейшем не требует размышлений и принятия решений. Все уже решено. Осталось просто выполнить действие не напрягая голову
  • В заметках имеет всю необходимую информацию, ссылки, данные для выполнения. Не нужно переходить в браузер и искать в закладках нужный сайт. Один клик по ссылке в заметках и ты находишься на нужной странице.

Кстати, только в Mylifeorganized встречал возможность добавлять ссылки на файлы на компьютере. Не прикреплять, а именно делать ссылку для запуска!

Проект

За проект принимаю желаемый результат (открытый вопрос, возникшую проблему или ситуацию, желаемое состояние), требующие два и более действий. Проект нельзя выполнить. Можно совершить (выполнить) необходимое количество действий, которые приведут к желаемому результату.

Определение проектов в GTD
Дэвид Аллен
Дэвид Аллен
Автор Getting Things Done
Проектами называются желаемые результаты, которые требуют для достижения более одного действия и могут быть завершены в течение следующих 12 месяцев.
Проект считается активным, пока подразумевает по крайней мере одно следующее действие, запись в листе ожидания или запланированный шаг в календаре.
Проекты, которые не имеют следующего действия, записи в листе ожидания или запланированного шага в календаре, либо больше не являются проектами, либо должны быть перемещены в список "Когда-нибудь".
Список проектов и планы проектов, как правило, пересматриваются во время Недельного обзора с целью убедиться, что каждый проект подразумевает по крайней мере одно следующее действие, запись в листе ожидания или запланированный шаг в календаре.

К каждому проекту использую шаблон, который вставляю в заметки. Взял его из стандартного русскоязычного шаблона и немного модифицировал под отображение Markdown. Выглядит он вот так в режиме редактирования

Моя система планирования на базе планировщика MyLifeOrganized

и вот так в режиме просмотра

Моя система планирования на базе планировщика MyLifeOrganized

Что я записываю в заметки проекта

  1. Успешный итог – критерии, по которым могу определить, что проект завершён.
  2. Организация – ключевые моменты, шаги, которые нужно учитывать при определении следующих действий по проекту.
  3. Заметки – необходимая информация, контакты, телефоны, ссылки. Всё, что может понадобится для выполнения проекта.
  4. Журнал – хронометраж выполненных действий. Не все действия, а только ключевые моменты.

Статусы проектов – основа моего еженедельного обзора системы

Особое внимание уделяю в своей системе статусам проектов. Создал для себя чёткую градацию в каком статусе находится тот либо иной проект. В результате получается, что большая часть проектов просматривается на еженедельном обзоре – этого достаточно на данный момент. А к выполнению идёт только определённое их количество.

Получается:

  1. Проект “Не начался” – просматривается на еженедельном обзоре. Действий по нему не совершалось и на следующей неделе делать ничего не планируется. Скрыт в To-Do.
  2. Проект “Идёт” – список рабочих проектов, по которым нужно либо возможно выполнить определённые действия.
  3. Проект “В ожидании” – зависшие и отложенные проекты. Нужны для еженедельного обзора. В 99% случаев этого достаточно.
  4. Проект “Завершён” – выполненные. Статус необходим больше для анализа и чтобы не засорять списки идущих проектов.

За единицу обзора действий по проектам беру неделю, как и завещал великий Дэвид Аллен. Такой период позволяет удобно корректировать направление и скорость движения.

Даже если проект не срочный, выполняя по нему хотя бы одно небольшое действие в неделю – это уже получается 52 действия. Редко бывает, что для выполнения проекта нужно выполнять столько действий. Я называю это “выполнением проекта в фоне“.

Цели

Все спрашивают чем цель отличается от проекта? Многие не понимают или не хотят подумать, чтобы определить что является чем.

Цели – это то, что вносит изменения в мою жизнь. Трансформирует её. Делает другой. И для достижения (выполнения) необходимо совершать действия, которые раньше не делал. Выходить на новый уровень, на котором раньше не был.

Делая то же самое, что делали раньше, вы всегда будете получать тот же результат, что и получали.

На все 100% согласен с цитатой!

Цели тоже являются проектами, так как попадают под их определение. Но они нужны для того, чтобы отслеживать движение к желаемому результату или состоянию.

Для удобства можно изменить настройки вида “Проекты”, прописав не отображать проекты-цели. Таким образом, в виде “Проекты” будут отображаться только текущие проекты, не ведущие к трансформации жизни.

Обзор – инструмент для отображения задач “когда-нибудь”

 Обзор – это мягкое напоминание об отложенных идеях, мыслях, задачах. Ещё я называю обзор “отложенное принятие решений”.

В обзор я посещаю задачи, которые не попали или не попадут в активные действия, проекты или цели.

Такой подход позволяет ничего не упустить, вне зависимости от других настроек.

Принципиально не ставлю проекты в обзор. Зачем? Я и так просматриваю их минимум раз в неделю.

Справочная информация

 Как не придумывай, а MLO не предназначен для хранения справочной информации. Существуют другие сервисы, которые делают это лучше, проще и эффективней. Тот же Evernote или Notion.

Какую информацию тогда же хранить в заметках планировщика?

Исключительно необходимую для выполнения проектов, целей или задач. 

Например, у меня

  • В задаче по написание этой статьи стоит ссылка на файл в Google документах.
  • В папке “Сайт kraevoy.com” в заметках есть ссылка на вход в админку, цветовые гаммы сайта и так далее

Дерево задач: полное отображение жизни

Моё дерево задач отображает все сферы моей жизни. Дальше каждая сфера разбивается на соответствующие направление. Каждое направление, при необходимости, также делится.

Моё дерево задач в MyLifeOrganized
Фрагмент моего дерева задач в MyLifeOrganized

Ответ на вопрос “Зачем нужно такое подробное дерево задач?” нашёл сравнительно недавно после прочтения книги “Системность во всём”:

  1. Отображаются все сферы моей жизни, все направления. Появляется целостный подход к жизни.
  2. Каждую сферу или направление можно улучшить. При этом можно не вносить кардинальные изменения. Достаточно каждое направление улучшить на 1% – в результате система прокачается в геометрической прогрессии.

Чем подробнее разложено дерево задач из папок, тем труднее себе соврать, что я что-то делают по тому либо иному направлению. Всё видно как на ладони. Всё объективно.

С одной стороны удобно и честно, с другой стороны – нужно найти в себе смелость признать, что это именно я нихрена не делаю по данному вопросу…

Контексты, флаги, текстовые тэги: зачем так много?

 Вы не поверите , но все эти три компонента принимают активное участие в моей системе планирования.

С помощью этих трех компонентов я могу настаивать задачу так, что будет полностью отображаться тот смысл, который я в нее вкладываю.

Контексты – это мои жизненные ситуации, в которых я пребываю. Они отображают блоки из которых состоит мой активный день. Например,

  • @Дом – я нахожусь дома и занимаюсь домашними делами
  • @Звонки – мой список звонков, которые мне нужно или можно совершить

Текстовые теги – это люди, с которыми я контактирую и взаимодействую. Теги удобно выбирать из выпадающего списка или назначать горячими клавишами.

Особенность тегов, в отличии от контекстов

  • Можно назначить только один тестовый тег. И это правильно. Даже если это группа людей, все равно ответственным может быть только один. Как в футболе – играет команда, но в определенное время мяч может находиться только у одного игрока
  • Если не осталось ни одной задачи с конкретным текстовым тегом – они исчезают из списка. Таким образом нам не нужно выделять время на сортировку списка людей, с которыми мы контактируем. Это все делается автоматически.

Моя система планирования на базе планировщика MyLifeOrganized

Ещё одна причина почему использую текстовые теги для людей, а не контексты – однообразность. Нельзя с помощью контекстов предусмотреть все свои взаимодействия с другими людьми. Есть

  • клиенты
  • редкие встречи
  • специалисты определённого профиля

Их тоже нужно как-то отслеживать. Тэги здесь “самое то”!

Активные действия: основные рабочие списки

Самое большое отличие MyLifeOrganized от других планировщиков – преобразование древовидного списка в простой список активных действий, которые можно выполнить прямо здесь и сейчас.

Принципы работы в моей системе

Основа моей системы планирования – это правильная обработка входящей информации, которая позволяет

  1. Не потерять ни одну задачу. Назначаются необходимые свойства, позволяющие увидеть задачу в нужных списках.
  2. Вывести процесс выполнения на простое следование сформированному списку активных действий в зависимости от текущей ситуации.

Вся продуктивность моей системы сводится к состоянию потока и отрицательному ответу на вопрос “А не фигнёй ли я сейчас занимаюсь?” В каждый момент времени я уверен в том, что выполняю самое важное дело из всех возможных, при этом ничего не упуская и не забывая.

Каждый день появляются новые задачи и проекты. Ты всё равно не успеешь их все выполнить Это и не нужно. Всё, что возможно – в каждую секунду своего времени заниматься самым важным для себя делом. При этом не важно, что это

  • заниматься работой
  • писать статью
  • тренироваться
  • проводить время с семьёй

Как сформировать правильный список для текущей ситуации

Когда столько всего структурировано, организовано и “наделано” возникает вопрос

И что же теперь дальше делать со всей этой красотой?

При условии полного доверия

  • инструменту – он не должен подвести и отказать
  • своей системе – она должна быть гармоничной и структурированной
  • полноте и качеству обработки входящей информации – лично я уверен, что нужная задача будет отображаться там где нужно и тогда где нужно

остаётся всего лишь в зависимости от ситуации, в которой я нахожусь, подстраивать список под те условия, в которых я нахожусь.

Делается это с помощью фильтрации выбранного списка активных действий, где выбираются необходимые

  • контексты
  • флаги
  • текстовые фильтры
  • другие свойства

Этот процесс напоминает мне выбор смартфона в интернет-магазине. Изначально нам предлагаются все доступные варианты. Учитывая, что каждый смартфон на картинке выглядит как “чёрный прямоугольник” – выбрать в таком виде гаджет с нужными мне параметрами не реально.

Пример как выбираются смартфоны в интернет-магазине
Так выглядит выбор гаджетов без фильтров. Выбрать желаемый продукт без фильтров по одним картинкам, названию и цене не возможно!

Поэтому используя фильтр, отсекается всё лишнее. Задаются параметры

  • размер
  • память
  • количество сим-карт
  • и прочее

В результате для принятия решения по выбору остаётся около пяти гаджетов, сравнив которые, можно принять решение о покупке.

Зафиксируй себе этот вариант выбора! Представь или зайди в любой интернет-магазин и посмотри как работает там фильтрация!

А теперь попробуй применить такой же подход для списка активных действий.

В результате получаются списки, которые можно модернизировать за считанные секунды, в зависимости от текущей ситуации

  • Сел за компьютер – один список.
  • Решил сфокусироваться на сайте – добавил фокус на папке “Сайт”.
  • Встречаюсь с человеком – переключится на “Активные по флагу” – отфильтровал по текстовому тэгу.
  • Куда-то выехал – переключился на вид “Рядом” на смартфоне.
  • Захотелось побыть одному и заняться чем-то полезным – фокусировка на нужной папке, отключение всех задач с флагом.
  • И так далее для каждой ситуации.

При этом я держу фокус на тех задачах, которые нужно сделать сегодня (встречи, события) в видах “Сегодня” или “Срок следующие 7 дней”. Но использую их не как список для действий, а как основу моего дня. Я ничего не пропускаю. Даже если я буду занят другим, напоминание про ближайшую встречу заранее оповестит меня об этом.

Получается такое состояние потока. Жизнь течёт. Меняется. Не совершаются “лишние телодвижения”. Уверенность и спокойствие. Я за рулём жизни.

На что похожа твоя работа со списками дел?
На дальнюю поездку. Когда наслаждаешься дорогой, видами из окна. Есть уверенность в машине. Уверенность в себе как в водителе. Сам выбираешь скорость, с какой ехать. Сам принимаешь решение, на какие заправки заезжать и в каких местах остановиться, чтобы полюбоваться видами и размять ноги.
40%
На городское движение в пробке. И вроде бы тот же автомобиль и водитель. Но постоянные "качели" в пробках заставляют нервничать. Постоянное чувство, что куда-то опаздываю. Что-то не успеваю. Кручусь "как белка в колесе".
60%
Проголосовало: 5

Доволен ли ты своей системой планирования?

Система! Вот что самое главное в любой жизненной отрасли. Чётко работающий механизм, налаженный. В котором проработаны все слабые звенья. Где видно всё как на ладони.

Этим я и занимаюсь. Помогаю людям создать свою систему планирования, достижения целей, которая

  • гармонично впишется в твою жизнь
  • полностью покажет все твои сильные и слабые стороны
  • твоя на 100% (как костюм, сшитый на заказ)
  • не будет требовать много ресурсов сил и времени
  • будет удобна и надёжна

Спроси себя:

Сколько лет ты уже пытаешься создать свою систему?

Какие возможности ты потерял, самостоятельно придумывая идеальную систему, вписывая её то в один, то в другой инструмент?

И сколько ты ещё готов экспериментировать со своей жизнью?

Я готов тебе помочь увидеть жизнь системно и настроить как единый надёжный механизм!

Свяжись со мной, если готов изменить свою жизнь
Спасибо за чтение этой статьи – я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий – ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью – если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook – помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта – каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Александр Краевой/ автор статьи

Коуч. Психолог. Эксперт и консультант MyLifeOrganized.
Мастер боевых искусств. Проповедник здорового образа жизни.
Позитивный человек, которому есть чем поделиться... :)

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментарии: 4
  1. Олег

    Здравствуйте, Александр. Подскажите, пожалуйста, как настроить вид “Проекты” что бы там не отображались “Проекты-цели.

    1. Александр Краевой (автор)

      Здравствуйте, Олег! В дополнительных настройках задаю правило Goal = нет. Сохраняю.
      Как результат получается разделение – в виде проекты отображаются “текущие проекты”, а в виде “Цели” – “развивающие и продвигающие”.

  2. Олег

    Кстати, о флагах вы ничего не написали. Только о контексте и тэгах

    1. Александр Краевой (автор)

      Согласен, упустил этот момент.
      Использую активно для отображения статуса задачи, связанной с другим человеком:
      – Поручить
      – Ожидаю
      – Обсудить
      – и т.д.
      Получается интересная связка контекст – тэг – флаг + название задачи.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: