Персональный инструмент планирования. Как найти лучший планировщик задач?

изображение title Персональный инструмент планирования. Как найти лучший планировщик задач

Если вы хотите поднять свою жизнь на новый уровень, набрать большую скорость жизни, вам однозначно нужен лучший планировщик задач. Без него не обойтись. Остаётся только выяснить как выбрать такой инструмент, чтобы максимально подходил под ваши запросы и особенности жизни.

Чтобы начать разбираться какой планировщик вам нужен, сначала я бы кратко сослался на Дэвида Аллена и его определение проекта:

Проект — это любой желаемый результат, для выполнения которого потребуется более одного действия.

Отсюда следует, что наша жизнь полна проектов, даже если мы этого не осознаем и не замечаем.

  • поставленные цели
  • открытые вопросы
  • возникшие проблемы, которые нужно решить

Проекты окружают нас везде

  • в офисе
  • дома
  • в саду
  • в школе.

Некоторые «на вчера». Но большинство просто со сроками. Есть такие, где результат не очень определён. Одни мы выполняем с удовольствием, а другие «со слезами на глазах». Но всё это проекты, если рассматривать через GTD-подход.

Определение проекта подводит нас ко второму определению:

Разделение действий и информации, по которой в ближайшее время действий совершаться не будет.

Что нужно учитывать при выборе персонального инструмента планирования

Необходимо заполнить свой таск-менеджер только активными элементами. Всё, что не действует, отправляем в отдельное приложение, такое как Evernote.

Что отправляем:

  • контакты, отсканированные визитки
  • мысли из головы
  • видение нашего будущего
  • свою миссию
  • дневники успеха, благодарности

Прежде чем углубиться в основные моменты поиска лучшего планировщика задач, позвольте мне задать вопрос:

Представьте, что вы наняли на работу личного секретаря, который полностью координирует ваши встречи, списки, задачи, входящую информацию. Сколько вы готовы платить за добросовестное выполнение им своих обязанностей?

Бесплатные версии планировщиков имеют урезанный функционал. Чтобы попробовать менеджер задач «на полную мощность» часто предлагаются пробные периоды:

  • MyLifeOrganized предлагает 45 дней триал-версии
  • Todoist присылает бесплатный код на месяц премиум-версии
  • и так далее

Это не агитация и не реклама покупать конкретный планировщик. Я хотел сказать, что

  1. В своих обзорах я рассматриваю функционал PRO-версий. Т.е. из каждого инструмента выжимаем максимум.
  2. К подобным расходам лично я отношусь не как к затратам, а как инвестициям в себя, в своё время и в свою генерацию идей.

У вас может быть на этот счёт другое мнение. Наверняка, найдутся читатели, у которых есть пример успешного человека, который пользуется бесплатным таск-менеджером или туду-листом. И при этом всё у него получается замечательно. Но позвольте процитировать фразу:

Если вам какой-то товар предлагается бесплатно, значит товар — это вы!

Как пример, Microsoft To-Do, который позиционируется как бесплатная замена Wunderlist. Ничего не хочу сказать плохого. Сделано интересно, своеобразный подход. Но если это даётся бесплатно, значит у них совершенно другие цели, чем просто сделать вас продуктивным…

На выбор планировщика не влияет вопрос цены. Нужно просто осознать, что несколько американских денег нужно будет платить как ежемесячную инвестицию в свою продуктивность. Поэтому как критерий выбора, стоимость инструмента я не учитываю.

Основные функции планировщика задач

Вы готовы? Давайте посмотрим на основные функции персонального инструмента планирования:

Поддержка проектов

Ваш менеджер задач должен уметь хранить информацию на разных уровнях. Проектное мышление предполагает, что вы создаете проекты для всех задач, выполнение которых требует более двух шагов. Некоторые приложения поддерживают подзадачи, некоторые нет. Подзадачи могут дополнительно структурировать ваши данные. Но если пользоваться подзадачами неосознанно (когда не понимаешь зачем создаёшь такое разветвление) — наоборот, могут запутать и препятствовать тому, чтобы вы быстро справились с задачей или проектом.

Категории / теги / контексты

Вы можете дополнительно структурировать свои задачи, назначая их различным категориям или тегам. Это помогает группировать похожие задачи. Например, вы можете сгруппировать все свои задачи из разных проектов, которым нужен телефонный звонок. Когда ваше обеденное время истекло, и вы чувствуете себя усталым, чтобы приступить к глубокой работе, просто отфильтруйте свои задачи, которые требуют телефонного звонка, и выполните их.

Вы можете группировать свои задачи по времени

  • 10-минутные задачи
  • глубокая работа

месту

  • дом
  • офис
  • поручения

ресурсам

  • телефон
  • компьютер

людям

  • начальник
  • мама
  • клиенты
  • и т.д.

Одной из моих самых хитрых категорий — это контекст @СвободноеВремя, который я позаимствовал у Джеффа Сандерса. Когда у меня появляется немного свободного времени, я просто просматриваю свой список и выбираю нужные задачи.

Отправка заметок по электронной почте

Полезная и привлекательная функция для тех, кому приходится работать с большим массивом почты. Всё, что нужно сделать — это переслать электронные письма на специальный электронный адрес, чтобы они появились в планировщике задач. Именно так электронные письма, требующие действий, превращаются в задачи.

Быстрое добавление задач

Моя любимая функция на все времена. Проверьте, поддерживает ли ваш менеджер задач быстрые добавления. Быстрое добавление — это спасение жизни, когда вас засыпают задачами, распоряжениями и идеями в течение дня.

Самая мощная функция, которую я когда-либо испытывал, — это быстрый ввод задач MyLifeOrganized: вы работаете над электронной почтой, и идея просто появляется в вашей голове. Вы просто нажимаете сочетание клавиш, вводите свою задачу во всплывающее окно и продолжаете свою работу. Но это не вся история: прямо здесь, вы можете назначить срок выполнения, проект и категорию для вашей задачи.

Кроссплатформенный

Системы, которые реализованы на различных платформах (Windows, Android, iOS и т.д.), дают для пользователей большие возможности. Просто представьте, что вы едите на работу и ваш разум начал генерировать новые идеи. Введите свои мысли в мобильное приложение, опустошив тем самым свой мозг для новых идей. Добавленные задачи будут ждать вас в офисе, как только включите компьютер.

MyLifeOrganized своими продуктами полностью перекрывает мои запросы: я пользуюсь только Windows и гаджетами на Android. Мне хватает с головой!

Персональный инструмент планирования. Как найти лучший планировщик задач?

Для любителей продукции Apple — есть версии только для iPhone и iPad. На макбуках придется устанавливать виртуальные машины, чтобы использовать десктоп-версию планировщика.

MyLifeOrganized на Mac реально уже сегодня

Синхронизация

Персональный инструмент планирования должен уметь связываться с любым вашим приложением

  • календарь
  • Evernote
  • облачные сервисы (OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud)

Как в идеале должны выглядеть:

Вы назначаете срок выполнения для вашей задачи в менеджере задач — эта информация появляется в вашем календаре. И наоборот.

В пятой версии MLO появилась такая возможность, но я ею не пользуюсь. В моей системе кардинально другой подход к понятию начало-срок.

Очень неплохо реализовано в Todoist. Полностью автоматизировано. Тестировал — работает как часы.

Персональный инструмент планирования. Как найти лучший планировщик задач?

Автономные функции

Бывают моменты, когда вы находитесь в автономном режиме без возможности подключиться к интернету. Трудно представить себе такую ситуацию в многомиллионном городе, когда нет связи с интернетом. Но часто люди, стремящиеся к продуктивности, делают это преднамеренно. Таким образом отключают всевозможные соблазны и отвлечения.

Стоит поэкспериментировать с автономными функциями вашего планировщика задач. Большинство приложений поддерживают работу в автономном режиме и синхронизируют ваши задачи, когда вы снова будете онлайн.

Доверенный разработчик

Одним из наиболее важных аспектов выбора правильного приложения является надежный разработчик и сервис. Вы должны искать приложения, которые были на рынке в течение некоторого времени, возможно, по крайней мере, в течение последних 5 лет.

Наберите в строке поиска Google Play фразу «Планировщик задач». В результатах поиска появится большое количество непонятных приложений, про которые, лично я, никогда не слышал и в работе не видел. Тем более ни в коем случае не стоит выбирать такие приложения, где не понятно кто разработчик и где будут храниться ваши данные…

Изображение Про выделенные жёлтым цветом приложения я даже не слышал!
Про выделенные жёлтым цветом приложения я даже не слышал!

Аспекты доверительного сервиса

Существует как минимум четыре аспекта доверенного сервиса:

Защита данных

Это необходимо для защиты вашей конфиденциальности. Вы наполните свою систему большим количеством информации Как своей личной, так и корпоративной.

Насколько надежно защищена ваша информация от посторонних глаз?

.Чтобы понимать насколько защищены ваши данные — найдите в своем планировщике страницу с политикой безопасности. Даже по тексту можно почувствовать находятся ли задачи и проекты в сохранности и безопасности. Для примера — страница политики безопасности Todoist.

Служба резервного копирования

Люди делятся на две категории:

  1. Те, кто делают резервные копии
  2. И те, кто пока еще не делают.

(народная IT-мудрость)

Всегда есть вероятность, что компания, управляющая вашим диспетчером задач, обанкротится или будет интегрирована в гигантскую корпорацию. Вам рано или поздно придется создавать резервные копии своих данных. Проверьте, есть ли возможность экспортировать ваши данные.

Я стараюсь делать все возможные резервные копии своего планировщика. Места они, фактически, не занимают, но создают чувство уверенности, что ничего не будет потеряно.

Изображение В MyLifeOrganized я включил все виды резервного копирования
В MyLifeOrganized я включил все виды резервного копирования

Если рассматривать Todoist — он ежедневно делает резервные копии, которые можно скачать и хранить на своём компьютере:

Изображение В настройках Todoist в разделе Резервные копии ежедневно создаются снимки вашей системы
В настройках Todoist в разделе Резервные копии ежедневно создаются снимки вашей системы

Надежное обслуживание клиентов

Большой плюс инструмента планирования, когда он полностью направлен на качественную поддержку и обслуживание клиентов. Вы можете проверить лояльность, отправив запрос по электронной почте. Не просто тестовое письмо, а с реальной проблемой, на который вы ищете ответ.

В идеале, хотелось бы получать обратную связь от поддержки таск-менеджера в течении нескольких часов, даже если они еще не нашли ответа на заданный вопрос. С таким подходом сразу ощущаешь свою значимость для этой компании.

Покажу для примера реальную ситуацию обращения в службу поддержки, которая меня не просто приятно удивила, а вызвала восхищение:

  • прорабатывал вопросы клиента по внедрению Todoist-бизнес для управления процессами компании
  • возник вопрос, на который не смог найти самостоятельно ответ
  • написал в службу поддержи, ориентируясь, что в лучшем случае завтра в течении дня мне напишут ответ
  • представьте моё удивление, когда ответ пришел через 30 минут в 22:13. Да, нужной функции не оказалось в планировщике. Но ощущение крутости сервиса обслуживания осталось!
Изображение Мой реальный запрос в службу поддержки Todoist
Мой реальный запрос в службу поддержки Todoist

Добавленная стоимость

Проверьте веб-страницу вашего планировщика. Может быть, они ведут блог, записывают подкасты или существует любой другой канал связи. Это поможет вам взаимодействовать с приложением и будет способствовать саморазвитию.

В закладках своего браузера я собираю все необходимые ссылки по используемому инструменту планирования. Выглядит это так:

Изображение Полезные ссылки в браузере по планировщику MyLifeOrganized
Полезные ссылки в браузере по планировщику MyLifeOrganized

Что дальше?

Поиск подходящего приложения требует времени и экспериментов. Но смотрите, не переусердствуйте! Очень легко попасть в ловушку ежедневного поиска идеального приложения, когда ежедневно начинаешь загружать новые приложения. И каждый раз возвращаешься к предыдущему, но уже со смешанными чувствами… Я проходил через это…

Как люди ищут себе новый лучший планировщик задач? В большинстве случаев — читают и смотрят обзоры. Но нужно понимать, что не каждому обзору можно верить:

Обзоры планировщиков не показывают реальной картины дел

Следуйте своему инстинкту и выберите любое приложение, которое

  • понравилось
  • показалось максимально функциональным
  • заинтересовало

Не так уж важно наличие в диспетчере задач специфических функций. Важно то, чтобы вы чувствовали комфортно со своим приложением. И использовали его для выполнения задач, а не для постоянного управления «стройкой воздушных замков».

Проще говоря, есть приложения, которые предлагают

  • подзадачи
  • красочные графики
  • диаграммы Ганта
  • всевозможные отчеты

На другом конце спектра выбора есть приложения с очень простой функциональностью.

Вы действительно хотите себе усложнять жизнь? Или может вы хотите взять под полный контроль все стороны своей жизни?

Простого списка покупок однозначно не достаточно! Лучше всего выбрать приложение, которое будет полностью отвечать вашим требованиям и запросам. Все зависит от того, хотите ли вы сделать свое приложение центральным пунктом управления своей жизни.

Дело не в приложении, а в том, что вы сделаете, чтобы изменить свою жизнь!

Последние мысли про лучший планировщик задач

Как только вы нашли свой инструмент планирования, просто придерживайтесь его и держите постоянно в кармане, куда бы вы не пошли. Благо, современные смартфоны с легкостью позволяют это делать. Хороший способ подтвердить свой выбор — заплатить годовой взнос. Так вы будете уверены, что не уйдете и не откажитесь.

Не ищите совершенства. Вы можете

  • реструктурировать свои проекты и категории
  • превращать задачи в проекты
  • преобразовывать проекты в контрольные списки
  • и так далее

В ближайшие месяцы и год, вы вероятнее всего, внесете значительные коррективы в свою систему планирования.

Я предлагаю вам изучить в самом начале, независимо от выбора приложения, горячие клавиши. Это значительно ускорит ваше взаимодействие с приложением.

Используйте контексты (ярлыки, тэги). С ними вы будете хозяином, а не рабом своих задач. Это обязательный инструмент для гибкого планирования.

На данный момент вы, безусловно, хотели бы получить список приложений, которые я предлагаю:

  • мой выбор, если вы постоянно читаете этот блог, вы знаете — я использую на полную мощность MyLifeOrganized
  • сторонникам минимализма рекомендую обратить внимание на Todoist. Если бы я не нашёл для себя MLO, думаю, что пользовался бы именно этим планировщиком
  • еще проще — делал обзор на Wunderlist, но у данного продукта какое-то подвешенное состояние. Вроде бы его выкупил Microsoft, решил заменить на Microsoft To-Do, но такое ощущение, что до конца это не доведено и проект заморозили. ИМХО :)

Установите для себя собственные правила относительно того, сколько инструментов вы хотели бы попробовать, сколько времени поэкспериментировать, чтобы выбрать свой идеальный инструмент планирования. А затем просто придерживайтесь его!

 

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментарии: 8
  1. Анатолий

    Спасибо за статью, прочитал с удовольствием :idea:.
    Про выбор идиального планировщика написали прям в точку …. Я попал в эти сети и уже года три ищю его :sad:

    1. Александр Краевой (автор)

      Чем-то схожа ситуация с поиском женщины. В постоянном поиске идеальной женщины можно остаться старым холостяком.
      Поэтому (снова возвращаясь к планировщикам) — вся соль в действии. В выполнении запланированного. А не в волшебных свойствах инструмента.
      И ещё: фокус. Сместить фокус не на поиск инструмента, а на развитие навыка планирования. Чем круче прокачан навык, тем легче организоваться в выбранном инструменте.
      Это как скрипка: если человек не умеет играть — нет разницы какая у него скрипка — самая учебная или Страдивари. Но в умелых руках разницу вы сможете почувствовать сразу… :!:

  2. николай

    Да, не в инструменте дело. Он не поможет всё сделать за меня. Но его свойства — папки, контексты, подпапки, цвета важности, заметки, нужно иметь, иначе будет опять всё в куче. Сразу не научишься этому, но разложить по полочкам надо — это уже начало порядка!!! Статья верная, и видно прожитая самим автором.

    1. Александр Краевой (автор)

      Здесь еще нюанс — иметь то, что тебе необходимо, не перегружая ненужными наворотами.
      Каждая деталь занимает время и энергию (чтобы назначить, определиться, принять решение). На выходе необходимо получать намного больше. Тогда все ок.
      Когда на входе навороты, а на выходе ноль — все бесполезно…

  3. Иван

    Как насчёт Maxdone? В частности, этот планировщик создан в соответствии с Джедайскими Техниками Максима Дорофеева, которые практически реализуют и GTD, и ряд других техник.

    1. Александр Краевой (автор)

      Каждый находит для себя оптимальный планировщик. Не бывает такого, что существует один, подходящий всем. На счёт Maxdone: мне он показался слишком малофункциональным. Чем-то напомнил Wunderlist. Слишком глубоко не разбирался — когда-то давно зарегистрировался и «немного поигрался».
      Если в Maxdone есть какая-то особая фишка — буду благодарен, если подскажете.
      Может в будущем сделаю обзор на Maxdone…

  4. Сергей

    Александр, спасибо за ваш вклад в развитие осознанности и производительности многих людей. Жду когда же вы окончательно перейдёте на Todoist и статьи о нем будут в приоритете.
    Сам пользовался МЛО 4 года, потом перешёл на Apple. Уже не удобно. Тут есть очень похожий продукт, я даже не задаю кто у кого черпает идеи, но МЛО и Omni Focus очень похожи, копии. Только МЛО это Windows , а Omni это Mac.

    1. Александр Краевой (автор)

      Рад быть полезным!
      По поводу перехода на Todoist — не вижу резона проводить замену. Система работает, настроена грамотно, сбоев нет.
      Статей и информации по ТД будет больше, но это обусловлено тем, что параллельно с курсом МЛО буду запускать аналогичный курс с Todoist.
      На Apple переходить не собираюсь, поэтому мне интересна только связка Windows+Android. Формат МЛО перекрывает полностью.
      Омнифокус было бы интересно посмотреть. Видел только на видео. В живую не встречал еще планировщиков, которые бы дотягивались по функционалу до МЛО…

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: