Двухступенчатый процесс перехода к Inbox Zero [чтение вслух]

Картинка как осуществить двухступенчатый процесс перехода к Inbox Zero

Не позволяйте почтовому ящику превратиться в еще один список задач. Используйте Todoist для достижения Inbox Zero.

Именно так начинается статья в официальном блоге Todoist, на который я подписан и постоянно читаю. Тема интересная и важная для каждого занятого человека.

Нет смысла в простом копировании либо переводе статьи. Часто это выглядит как «abibas». Пришла идея нового подхода к обзору статей, которые меня заинтересовали:

  1. Пытаюсь донести мысль автора (ссылка на источник добавляется в конце моего поста).
  2. Вставляю свои «5 копеек» в виде мыслей, согласен/не согласен, как это можно реализовать с помощью своего планировщика задач (у меня это, кто не в курсе, MyLifeOrganized)

Чтобы мой текст отличался от текста автора используемой статьи — то, что пишу я, буду помечать такими цветными маркерами!

Если у меня будут вопросы к себе либо я захочу узнать ваше мнение — синий маркер с значком вопроса укажет вам на это!

Два типа пользователей электронной почты

В мире есть два типа пользователей электронной почты…

Двухступенчатый процесс перехода к Inbox Zero [чтение вслух]

… но нет двух способов обойти тот факт, что сохранение большого количества писем в почтовом ящике убивает производительность и вызывает ненужное беспокойство.

Представьте себе, что пустой почтовый ящик успокаивающе напоминает о том, что вы позаботились про все сообщения. Это Inbox Zero. И это красиво!

В среднем человек получает 92 деловых письма в день. Если оставить данный процесс на самотек — завал обеспечен.

Inbox Zero — это ваш продуктивный подход к проверке и обработке электронной почты.

Даже если это действительно важные письма — среди них могут оказаться письма информативного характера, которые читать не обязательно. Либо какая-то рассылка.

Чтобы уменьшить нагрузку на почту — все «необязательное» отфильтровано. Вроде бы эти письма и есть (жалко отказаться), но и не загромождают папку «Входящие».

Изображение моего примера форматирования входящих писем в Gmail
Мой пример форматирования входящих писем в Gmail

Итак, как на самом деле регулярно достигать эффекта пустого почтового ящика?

Обязательно нужна система. Нужен особый подход. Как один из вариантов, я описывал ранее как может выглядеть электронная почта будущего.

Вот простой двухэтапный процесс, который работает для многих из нас

1. Быстрый ответ с помощью двухминутного правила.

Двухминутное правило гласит, что если ответ занимает менее 2 минут — сделайте это сейчас. Напишите ответ, затем заархивируйте сообщение.

Одно из основных правил обработки входящей информации в Getting Things Done. Хочу обратить внимание, что это правило создано для процесса обработки информации, а не для текущей деятельности! Не нужно бросать все дела и сразу отвечать на новое письмо. Пусть даже ответ на него займет менее двух минут.

2. Переслать остальные ваши сообщения в планировщик как задачи.

При работе с электронными сообщениями, требующими вдумчивого ответа или каких-либо других действий перед ответом, вы можете легко перенаправить их в Todoist в качестве задачи.

После этого в планировщике вы можете дать им соответствующую дату, расставить приоритеты вместе с остальными вашими задачами, после чего, архивировать электронную почту. Todoist напомнит вам о задаче, полученной в письме, когда вы будете готовы к этому.

Вы удивитесь, как быстро этот двухэтапный процесс поможет вам очистить почтовый ящик и не позволить почте стать еще одним списком задач.

Что можно делать с Todoist и электронной почтой

Позволяя Todoist управлять вашей электронной почтой, вы также откроете для себя другие полезные процессы, которые организуют вашу жизнь и общение.

Вот несколько примеров того, что вы можете делать с Todoist и электронной почтой:

Следите за своими бизнес-расходами

Когда отправляете свои квитанции по электронной почте в Todoist, можно пометить их как @expenses, чтобы сэкономить время и хлопоты по поводу писем, когда будете их потом искать. Это облегчит отправку отчетов о расходах в конце месяца.

Вы можете сделать это еще проще, пересылая эти письма в виде комментариев ежемесячной повторяющейся задаче «Затраты».

Любой планировщик задач, независимо какой — Todoist или MyLifeOrganized — не самое лучшее место учета бизнес или личных расходов. Зачем? Есть для этого специальное программное обеспечение, которое собирает, анализирует, выдает отчеты. Не вижу смысла изобретать велосипед!

Если есть такая необходимость, вполне достаточно создать повторяющуюся задачу «Проанализировать расходы за определенный период в такой-то программе» и в заметках указать ссылку на эту программу.

Двухступенчатый процесс перехода к Inbox Zero [чтение вслух]

Следите за своими важными рабочими отношениями

Будь то коллеги, продавцы или родители ваших учеников, вы можете использовать Todoist чтобы всегда помнить о последующих действиях. Настройте новый проект, например, «Ведущие» или «Сеть» — и пересылайте письма в него с установленной датой, когда вам нужно ответить.

Лично меня раздражают ситуации, когда в общий проект бросают информацию, которая тебя не касается. Или когда в активных действиях проекта появляется задача, по которой не понятно что нужно делать. Получается, что проект превращается в еще одну корзину необработанных задач.

Распределять задачи, минуя корзину входящих, стирает грани между процессами сбора, обработки, контроля и выполнения, которые четко описаны у Дэвида Аллена в GTD. Бывают, конечно, исключения. Но это чаще исключения, чем правила!

Сотрудничайте с новыми клиентами и с вашей командой

Когда вы получаете новое руководство или клиента, просто пересылайте письма в общий проект, где ваша команда может обсуждать детали в комментариях, добавлять сроки и назначать задачу тому, кто несет ответственность за последующие действия.

Вроде бы удобно, но должна быть четкая иерархия с правами:

  • кто кому может ставить задачи
  • кому позволено менять сроки, исполнителей

Без иерархии работа в команде превратится в колхоз.

Сохраните свой список чтения

Мы часто получаем электронные письма с рекомендациями книг и статей для чтения, просмотра видео и прослушивания подкастов.

Просто отправьте эти письма в проект «Список чтения». Вы легко сможете вернуться к ним, когда у вас будет время.

Такие списки выглядят идеально в примерах, когда в нем 3-5 книг. Смотрится, соглашусь, красиво. Но чем больше книг, видео, подкастов, которые мы хотим осилить в будущем — тем больше путаницы.

Представьте список из сотни книг! Представили?

  • какую книгу вы выберете для следующего чтения?
  • по каким критериям определите, что это самая важная книга?
  • зачем вам нужно читать эту книгу? что полезного получите?

Отказался от таких списков. Намного эффективней книги, видео и подкасты помещать в соответствующие проекты. Тогда

  • следующая книга для чтения выбирается в зависимости от целей недели и самого важного проекта
  • данная книга нужна для фокусированного продвижения в желаемом направлении (чтобы не получилось, что цель недели — SEO-продвижение, а книгу читаете по изобразительному искусству, как пример)

Тем более, что фильтрация MLO позволяет создать любые списки, не зависимо от того, в какой папке или в каком проекте находится задача «Прочитать книгу / Посмотреть видео».

Организуйте мероприятия и встречи

Отправьте подтверждения своего события и встречи, устанавливайте соответствующие сроки и время. Когда наступает назначенная дата, вы можете просто перейти к информации о событии, а не искать свой адрес электронной почты. Супер удобно для специальных билетов и приглашений.

Если вы готовы сделать первый шаг к Inbox Zero (шаг, о котором вы никогда не пожалеете), начните с этих двух простых способов пересылки писем в Todoist:

  1. Используйте расширение электронной почты для добавления задач в ваш Todoist
  2. Переслать ваши письма в Todoist. Используйте этот метод, если у вас есть Todoist Premium. Используйте почтовый клиент, отличный от Gmail или Outlook. Или когда вы хотите сохранить свои электронные письма как задачи или комментарии проекта, а не сами задачи.

Я ранее рассказывал как получить совершенно бесплатно 5 месяцев Todoist Premium.

1. Используйте расширение электронной почты Todoist для добавления задач в планировщик

C помощью специальных плагинов вы можете легко добавлять электронную почту в качестве задачи Todoist одним нажатием кнопки, не покидая своего почтового клиента.

Прелесть этого метода заключается в том, что ваши задачи автоматически включают ссылку на электронную почту, поэтому вы не будете тратить время на то, чтобы вернуться в свой почтовый ящик, когда будете готовы ответить.

ДА! Это очень удобно, когда название задачи — это сразу активная ссылка. Нет необходимости дополнительно добавлять ссылку в заметки или комментарии.

Просто установите плагин и следуйте инструкциям, чтобы начать.

Совет: для того, чтобы более эффективно отвечать на сообщения электронной почты, вы можете добавить метку “@email” для ваших задач. Вы можете быстро подтянуть каждый элемент, который требует ответа.

В MLO нет расширения для Gmail, но зато есть быстрый ввод задач. По скорости (специально засекал, конечно же, при использовании горячих клавиш) — получается быстрее, чем тыкаться с расширением.

  • вызываю быстрый ввод задач
  • первая строка — название задачи, вторая строка — ссылка на письмо
  • Enter  и задача добавлена!

2. Переслать свои письма в адрес Todoist

Если вы не используете ни одного из вышеперечисленных клиентов — не беспокойтесь! Вы все равно можете добавлять электронные письма в качестве задач, перенаправляя их в проект Todoist. Это особенно полезно на мобильных устройствах, где вы можете сэкономить на переходе между приложениями (для доступа к этой функции вам необходимо перейти на версию Todoist Premium).

Следуйте этим шагам, чтобы перенаправлять письма в Todoist:

  1. Настройте отправку электронной почты для любого проекта, на который хотите перенаправить электронные письма. Это всего лишь несколько шагов. В результате получите адрес электронной почты для пересылки этого конкретного проекта.
  2. Из почтового клиента пересылайте все электронные письма на этот адрес электронной почты Todoist.
  3. Через минуту электронная почта будет отображаться как новая задача в Todoist. Все уже настроено! Название задачи будет в строке темы электронной почты и комментарии задачи будут телом письма.
  4. Вернитесь к почтовому клиенту и архивируйте это письмо, чтобы очистить обработанное пространство и сделать еще один шаг к Inbox Zero. Повторяйте до тех пор, пока почтовый ящик не станет полностью пустым.

Практические советы

Совет: перенаправляйте электронные письма быстрее, сохраняя адрес электронной почты отправителя в адресной книге. Используйте короткое имя, которое вы можете ввести быстро, например “TD-Events”. Идем дальше и настраиваем несколько проектов с подключенными адресами пользователей Todoist и даем им также короткие названия:

  • TD-Meetengs
  • TD-Expenses
  • TD-Leads
  • и т.д.

Вроде бы и функционал расширенный. Но мне это представляется неким хаосом, где задача, не полностью обработанная, сразу направляется в рабочий проект. И то, что она там есть, не факт, что она будет отображаться тогда и там где нужно. Или я уже привык, что в MyLifeOrganized к профайлу можно подвязать только один почтовый ящик и все письма попадают во «Входящие». Или настолько убедился, что GTD-подход работает так, как мне нужно… Но в случае «через входящие» возникает ощущение системы и контроля.

Те, кто проходили мои курсы, слышали от меня это правило:

Перенести необработанную задачу из инбокса в рабочую папку — это аналогично, как из корзины с грязным бельем вытянуть футболку и засунуть ее в шкаф между чистыми футболками. Результат будет один — потом придется перестирывать всю полку! В рабочие папки, проекты задачи должны перемещаться только обработанные, чтобы потом не нужно было тратить время на их обдумывание!

Вот несколько дополнительных советов по пересылке писем по задачам:

  • организуйте свои задачи еще больше, добавляя приоритеты, ярлыки и даты для перенаправленных задач прямо с вашего почтового клиента
  • следите за важной информацией, отправляя электронную почту на задачу или комментарий проекта непосредственно из своего почтового клиента
  • если у вас есть несколько членов группы (или адреса электронной почты), которые хотят пересылать письма в проект — Todoist поддерживает такую возможность.

Управление Inbox Zero через Todoist — прекрасная возможность позволить электронной почте стать полезным источником общения и последних обновлений, а не еще одним бесконечным списком задач. Оставьте последующие действия для планировщика задач.

Мы надеемся, что это поможет достичь замечательного состояния Inbox-Zen. Поэтому в один прекрасный день вы сможете насладиться таким прекрасным видом пустого инбокса:

Двухступенчатый процесс перехода к Inbox Zero [чтение вслух]

Подытожим

  1. Электронная почта не подходит для планирования дел. Необходимо четкое разделение между инструментами. Молотком забиваем гвозди, а отверткой закручиваем шурупы. Аналогично: почта только для коммуникации, планировщик — для выполнения.
  2. Ощущение контроля. Это ощущение либо есть, либо его нет. Не бывает «почти не беременная»… Если у вас есть ощущение контроля над почтой, над входящими, над своими проектами — все ОК. Независимо от того, что будут говорить другие.
  3. Ничего не разрулится само собой. Никогда не появится много свободного времени, чтобы наконец-то разобрать электронную почту. Или входящие в планировщике. Не изменив систему, не изменив подхода — не поменяется ничего.

Делая то же самое, что и делали, вы получите то же самое, что и получали! (не помню кто сказал, но очень метко!)

И в завершение поделюсь своим лайфхаком, как можно обработать большое количество необработанной почты в короткий промежуток времени:

Обычно при обработке почты удаляют ненужные письма, оставляя только нужные. Я предлагаю кардинально другой подход:

  • выделите себе определенное время на обработку электронной почты. Например, я выделяю себе один час — этого времени вполне достаточно
  • в течении этого часа, пробегаясь по страницам почтовика, ищете нужные письма, превращая их в задачи. Сколько можно за час найти таких писем-задач? Думаю, достаточно
  • по истечению часа все оставшиеся письма «грохаете»! Можно жёстко — удалять. Можно лояльно — архивировать, т.е. убирать из входящих (в Gmail такая функция есть, как в остальных почтовиках — разбираться вам)
  • через час у вас полностью чистая папка «Входящие». Начинаем почтовую жизнь с чистого листа!

 

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. EMM

    Мне нравится расширение Todoist для почты Gmail. Очень удобно, на мой взгляд.
    Еще нравится, что почту не нужно пересылать на емейл планировщика. Достаточно нажать одну кнопку.
    Еще нравится, что в Todoist задача с ссылкой на письмо отображается как активная ссылка.
    Так что у «конкурента» есть достаточно преимуществ! :cool:

  2. Валентин

    Если бы было так возможно — я бы с удовольствием совместил некоторый функционал МЛО и тудуист.
    :arrow: Мне бы хотелось из тудуиста в МЛО иметь:
    — плагин для почты
    — возможность настраивать почту для проектов

  3. Лора

    По использованию электронной почты, на мой взгляд, люди делятся на 3 категории:
    1. У которых ежедневный завал по работе.
    2. Которые сами наподписывались на всевозможные рассылки.
    3. Те, у которых нет вообще электронной почты.

    Кто из них самые счастливые? :razz: :?:

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: