Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Изображение статьи Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Сбор входящей информации существует во всех системах от классического тайм-менеджмента до Getting Things Done. Хотя подход, как это сделать практически и на что обратить внимание, подробно описан только в книге Давида Аллена «Как привести дела в порядок».

Сколько же использовать точек сбора информации для каждого человека, чтобы это давало максимальный результат?

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Одним из ключевых моментов Дэвида Аллена — таких мест должно быть минимальное количество. Чем больше корзин, тем труднее привести в порядок, организовывать дела, разобрать входящие и контролировать ситуацию. Также это позволяет контролировать мышление и спонтанность действий.

Свел до минимума количество корзин входящей информации и расскажу

  • какими места сбора информации я пользуюсь
  • какой инбокс для чего нужен
  • почему они входят в этот минимум.

Места сбора цифровой входящей информации

Inbox MyLifeOrganized

С помощью быстрого ввода задач на компьютере либо с помощью кнопок на виджете смартфона,, сохраняю в MyLifeOrganized все идеи, мысли, предстоящие дела и встречи.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Это мой основной инструмент, в который собираю информацию, связанную с делами, задачам, всевозможными конкретными действиями.

Inbox Evernote

Вторая по значимости точка сбора входящей информации. О том, как я использую Evernote можно прочитать здесь.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

В инбокс Эверноут попадает справочная информация, статьи и выдержки (цитаты), заинтересовавшие меня и которые хотел бы сохранить. Также в Evernote собираю материалы для своего сайта и статей.

Основной критерий отбора — то, что не требует действий, но что я хотел бы сохранить.

Раз в неделю данная папка освобождается до нуля. Такое состояние называется Zero Inbox!

Папка «Загрузки» на компьютере

По умолчанию стоит в браузерах, торрент-клиентах. Я не стал ее переименовать в Inbox. Система назвала папку «Загрузки» (Download) — пускай так и будет. Место сбора всех файлов из интернета, документов, которые мне кто-то переслал.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Основной критерий отбора — все, что скачивается физически, у меня попадает в «Загрузки».

Раз в неделю эта папка разбирается и распределяются файлы по другим папкам:

  • Видео
  • Программы
  • Изображения
  • Музыка
  • Документы

Папка инбокс Gmail

Служит только для сбора входящих писем, которые фильтруются во время разбора. По каждому письму принимается жесткое решение:

  • Если требует действий — в МЛО
  • Ценное письмо, как справочная информация — в Evernote
  • Больше не пригодится — «давай до свидания»!

Стараюсь чистить каждый день, когда есть время. Во время обработки письма либо архивируются, либо удаляются.

О том, как эффективно работать с электронной почтой можно прочитать здесь.

Если на момент еженедельного обзора все равно остались какие-то письма, я их просматриваю просто списки и нажимаю общую кнопку заархивировать. Каждая новая неделя начинается с чистого листа.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации


Это все мои корзины сбора входящей информации, связанные с цифровым миром. Кроме них есть еще две физические корзины

Физические корзины входящих

Домашняя

Документы, счета, платежки, чеки, гарантии складываются  в домашний инбокс и раз в неделю в пятницу вечером, либо в течении дня в субботу, все бумажные носители информации разбираются до нуля.

Раньше я использовал лоток для бумаг, но попробовав несколько вариантов, пришел к выводу, что самое удобное для использования — верхний ящик моего рабочего стола.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Если мне нужно сохранить физический документ либо бумагу — я открываю верхний ящик, бросаю туда и они ждут своего времени разбора.

Рабочая

Находится на работе. В него попадают входящая корреспонденция, которая не требует моментального реагирования, внутренние бумажные документы.

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

По пятницам на еженедельном обзоре этот лоток освобождается до нуля:

  • что не пригодилось выбрасывается
  • что нужно реализовывать — заносится в MLO,
  • справочную информацию я сканирует смартфоном в Evernote и в последующем организовываю как цифровую информацию

Подводим итоги

Для себя я определил минимальное количество точек сбора входящей информации:

  • MyLifeOrganized
  • Evernote
  • Папка «Загрузки» на компьютере
  • Почтовый inbox
  • Домашняя физическая корзина
  • Рабочая физическая корзина

Это тот минимум, необходимый мне, чтобы контролировать ситуацию, контролировать поток входящей информации. Убрав любой из элементов — система начнет в этом месте проседать. Если добавить еще одну-две точки — не будет четкой схемы и фокусировки.

Интересно, какие у вас есть точки сбора входящей информации, которые не описал я и которые могли бы быть полезны как мне так и другим читателям блога? Напишите об этом в комментариях.

Вопросу сбора входящей информации отведена часть первого модуля моего индивидуального курса, где мы разбираем как это сделать быстрее, проще. Как поставить все это на систему, чтобы информация собиралась так как нужно их почты, их списков, по мере появления идей и мыслей.

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментарии: 12
  1. Александр

    1. В инбокс MLO записываю все: мысли, идеи, задачи, кидаю ссылки (когда rss смотрю с телефона), заметки (вплоть до того, у кого из знакомых на что аллергия, чтобы потом знать, что приносить в качестве гостинца =) ). Друзья посмеиваются над этой привычкой. Коллеги, если хотят, чтобы я занялся их задачей, сами следят, чтобы я записал :). И нет тревоги от того, что нужно столько всего сделать, вдруг что-то забыл. От этого голова всегда «чистая» — готова к фокусировке на любой задаче. .2. В почте во TheBat! настроена автоматическая сортировка писем, новое письмо сразу помещается в нужную папку, а в виртуальной папке «Новые» показываются непросмотренные. Открыл письмо — оно из папки исчезло, поэтому нужно сразу решать, что с ним делать (впрочем, его можно потом найти в его папке, если понадобится). .3. Мелкие заметки сохраняю в MLO, веб-страницы с полезной информацией — в ScrapBook сразу в нужную папку. .4. Загрузки помещаю в папку Temp, которую периодически очищаю (я либо сразу смотрю загруженное и перемещаю в нужную папку на компе, либо это загрузил на всякий случай, а значит — не очень нужно). .5. Физические «дела» складываю на столе возле клавиатуры, чтобы постоянно мешали — стимул быстрее с ними разобраться. В итоге, кроме того, что заношу в MLO, сразу стараюсь положить материал, файл и т.п. на свое место. А если затрудняюсь с определением его места — это повод подумать, а оно мне, действительно, надо? :)

  2. Роберт

    Диктофон

    1. Александр Краевой (автор)

      Хорошая штука диктофон, но пользуюсь им только в крайних случаях. МЛО-андроид позволяет через виджет сразу надиктовывать задачу. Всегда использую такую возможность, т.к. переписывание задач с диктофона — двойная работа над сбором задач.

      1. Игорь

        Александр, а можно ли в MLO быстро закинуть аудиозапись?
        Нередко так быстрее в срочных случаях — за рулём; при «глубоком погружении» — всё-таки диктовка отнимает больше времени и внимания. При диктовке нет пока варианта «быстро сказал задачу и пару вылезших мыслей по теме и «забыл» (вернулся к вождению/задаче, от которой отвлёкся).
        И есть ли у MLO виджет со списком задач (по рекомендациям Дорофеева)?

      2. Игорь

        Сейчас инбокс пишу в saved messages в телеграме.
        Как раз из-за возможности записи голосовых.

        Заметил — мысль стоит записывать с парой мыслей/соображений, с которыми эта мысль обычно «всплывает» — иначе потом зазря тратишь мозготопливо на их восстановление.
        С диктофоном это быстро — сказал и вернулся к текущей задаче. Скажем так, во время говорения о постороннем не думаешь.
        А вот когда пишешь — то мысль получается быстрее рук, плюс на записывание текстом надо больше внимания. В результате помимо воли записываемая задача начинает «разворачиваться» в сознании, вытесняя текущую и создавая эффект стека.

        1. Александр Краевой (автор)

          Пробовал диктовать на диктофон, а потом обрабатывать.
          Слишком много времени и сил занимает процесс перевода аудио в текст. Меня этот процесс реально утомляет.
          Самый простой вариант — диктовать в МЛО с распознаванием голоса. По сути, то же самое, только запись идет в текстовом формате.
          Заодно можно подтренировать дикцию, чтобы распознавание было на высоте! :!:

  3. lobaty

    Похожее что-то и у меня, но интересные статьи проходят двойную фильтрацию:
    Сразу вношу в сервис отложенного чтения (использую Pocket), и только после прочтения определяю, нужно ли оно мне еще, и тогда уж в Evernote.
    Касательно рабочих лотков. Здесь у меня задействовано правило трех лотков:
    Верхний inbox;
    Средний — очень часто используемые документы;
    Нижний — обработанные документы, которые нужно отдать коллегам.
    Не помню где подсмотрел этот удобный подход.

    1. Александр Краевой (автор)

      Интересная идея с двойной фильтрацией, т.к. в базу данных попадает очень много информации, для которой достаточно одного прочтения…

    2. Игорь

      Такой подход в «Успевателе» Васи Кислого дан.

  4. Игорь

    Александр, инбокс MLO до нуля как часто очищаете?

    1. Александр Краевой (автор)

      Ежедневно. Стараюсь делать, по крайней мере.
      Аргумент — мне проще каждый день найти 10 минут на очистку инбокса, чем раз в неделю найти час-полтора.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: