Getting Thing Done: начальный уровень

Нашел у себя старый список, состоящий из 100 пунктов, который назывался «Путь мастера GTD». Насколько данный список может соответствовать на 100% действительности, я не знаю, но прочитать его, однозначно, стоит.

Я решил копнуть более глубоко, и рассмотреть каждый пункт по отношению к себе, что я делал и что не делал, что у меня есть и чего нет.

Думаю, что особенно приверженцам Getting Thing Done данная статья будет полезна и интересна.

Рассматриваем первые 25 пунктов, которые называются Начальный уровень GTD-мастера.

Поехали!

Содержание
  1. 1. Необходимо прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» от начала до конца.
  2. 2. У меня всегда под рукой имеется мой ежедневник.
  3. 3. В свой ежедневник я записываю только встречи и другие события, которые привязаны к определенному дню.
  4. 4.Я ежедневно пользуюсь физической корзинкой «Входящих».
  5. 5. Я настроил под себя программу электронной почты.
  6. 6. Я настроил и пользуюсь автоответчиком и голосовой почтой.
  7. 7. Если у меня возникает идея, у меня в любой ситуации и в любом месте есть способ сохранения данной информации, который позволяет мне ее записать и выбросить из головы (блокнот, ноутбук, диктофон и др.).
  8. 8. У меня следующие конкретные действия упорядочены по контекстам и хранятся в одном месте.
  9. 9. Есть список активных проектов полным списком.
  10. 10. Аудиокнига Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» полностью прослушана.
  11. У вас должен быть список для отслеживания дел, порученных кому-то другому.
  12. У вас должен быть список для отслеживания вещей, которые взяли у вас взаймы, а также вещей, которые вы одолжили у  других.
  13. У вас на компьютере должна быть папка «Входящие», где будут находиться все скаченные файлы.
  14. У вас должна быть эффективная система напоминаний.
  15. У вас должна быть работоспособная система для сбережения рабочих материалов.
  16. Ваш список следующих конкретных действий должен содержать только физические действия без каких-либо многоэтапных проектов.
  17. Каждую неделю вы должны делать еженедельный Обзор.
  18. Вам нужно вести список «Когда-нибудь/Может быть», регулярно его просматривать и обновлять во время «Еженедельного обзора».

1. Необходимо прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» от начала до конца.

gtd-book

Я прочитал эту книгу около 5 раз полностью с определенными промежутками времени. Кроме этого огромное количество раз я перечитывал главами, участками и темами, в которых я хотел углубленно разобраться.

Поверьте, обретая определенный опыт в планировании и ведении дел, с каждым разом находишь для себя что-то новое и новое.

Есть один нюанс: мне очень не нравится перевод в книге «Как привести дела в порядок», выпущенной издательством МИФ (хотя данное издательство я считаю самым продвинутым в области развития). Я начинал читать книгу данного издательства, но так до конца и не смог дочитать.

Реальное ощущение мути.

Самый легкий и читаемый перевод книги «Как привести дела в порядок» у меня есть в doc-формате. Не знаю чей это перевод, но читается легко и просто.

Рекомендую.

Если вы не читали эту книгу — обязательно прочтите.

2. У меня всегда под рукой имеется мой ежедневник.

mlo-ejednevnik

Уже два года, как отказался от любых бумажных вариантов планирования.
Все, что можно записать в ежедневник, я записываю в MyLifeOrganized.

Он всегда под рукой — на всех компьютерах, на айфоне и на андроид-планшете.

3. В свой ежедневник я записываю только встречи и другие события, которые привязаны к определенному дню.

 

Все события, котрые привязаны к определенному дню, в MyLifeOrganized у меня имеют дату начала и срок, т.е. привязаны к определенному дню.

Встречи, кроме привязки ко дню, имеют дополнительно привязку ко времени — в определенный день время начала и время срока.

MyLifeOrganized- это универсальный продукт для любого типа задач.

Я не могу сказать, что я записываю в него только встречи и события, привязанные к определенному дню.

Но я могу подобные задачи видеть отдельным списком, создать для них любой нужный мне вид.

4.Я ежедневно пользуюсь физической корзинкой «Входящих».

in-out

Я установил двойные лотки «Входящие» и «Прочитать» на своем рабочем столе.
Любая информация, которая не требует срочной обработки и может потерпеть до пятницы, попадает в лоток «Входящие» (квитанции, всевозможные входящие, пресса, флаера и т.д.)

То, что мне нужно прочитать, я перекладываю в нижний лоток с названием «Прочитать» и опустошаю его по мере срочности и возможности.

На фото показаны мои домашние лотки на рабочем столе.

Аналогичные двойные лотки «Входящие» и «Прочитать» у меня установлены в кабинете на работе.

5. Я настроил под себя программу электронной почты.

email-nastoina

Я пользуюсь исключительно почтой Gmail — надежно, удобно и универсально.

Никакими сторонними приложениями, типа Outlook, я не пользуюсь. Планирование я веду исключительно в MyLifeOrganized, а для работы с почтой мне вполне хватает сервисов, предлоставляемых Gmail.

Подробнее о том, как я работаю с электронной почтой, вы можете прочитать здесь.

6. Я настроил и пользуюсь автоответчиком и голосовой почтой.

Не уверен, что это актуально в настоящий момент, поэтому данными функциями (конкретно) не пользуюсь.

Мне вполне хватает того, что мне на айфон приходят сетевые сообщения «Вам звонили» (пропущенные звонки, когда я был не на связи) или «Абонент появился в сети» (те, кому я звонил и кто был не на связи).

Может быть я просто не до конца оценил всех прелестей голосовой почты и автоответчика?

Если так, то напишите в комментариях как вы ими пользуетесь и как они вам помогают — пообщаемся!

7. Если у меня возникает идея, у меня в любой ситуации и в любом месте есть способ сохранения данной информации, который позволяет мне ее записать и выбросить из головы (блокнот, ноутбук, диктофон и др.).

idea

Есть! 100%!

Опять же органайзер MyLifeOrganized.

В любом месте, на любом гаджете.

Хочешь пиши, хочешь надиктовывай.

Единственное место, где у меня генерируются идеи и я не могу их записать — это когда я принимаю душ.

Особенно идеи приходят когда, моешь голову.

А именно, когда втирая шампунь, массируешь голову кончиками своих пальцев.

Просто шквал идей. А записать не могу.

Выхожу из ванной — большую часть не помню!

Если кто знает способ как — пишите в комментариях.

Вариант ходить в душ с айфоном не вариант, т.к. после попадания в него воды я уже не смогу записывать идеи нигде…

8. У меня следующие конкретные действия упорядочены по контекстам и хранятся в одном месте.

Ответ повторяется — только MyLifeOrganized.

Есть список контекстов со своими настройками (время, геопозиция, вложенность и т.д.)

Задачам присвоены нужные контексты.

Список «Активные действия» выдает мне список следующих конкретных действий либо по всем контекстам, либо в соответствии с выбранными, либо по другим параметрам.

Так что все четко.

9. Есть список активных проектов полным списком.

Опять там же — MyLifeOrganized.

Отдельный вид «Проекты».

Видно какие проекты на данный момент активные, какие отложены, какие не начались, а какие завершены.

Максимально эффективно!

10. Аудиокнига Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» полностью прослушана.

Слушал несколько раз.

Даже один раз пытался слушать в оригинале, где читает автор. Не совсем пошло,т.к. мой уровень английского недостаточный для полноценного восприятия книги в оригинале.

Хотя в «Обзоре» когда-нибудь/может быть такая задача записана.

Вспомнил. В личном деле офицера в графе владение иностранными языками было записано «Английский — читает и говорит со словарем» Только наши люди могут «говорить на иностранном со словарем».

У вас должен быть список для отслеживания дел, порученных кому-то другому.

Все задачи связанные с другими людьми, я отслеживаю только в МЛО.

Для этого я использую флаги, которыми помечаю дела, которые мне нужно поручить, или которые держу на контроле, или  которые я ожидаю, и т.д.

gtd-2-1

Когда у задачи меняется статус — к примеру, я ее уже поручил, и теперь ожидаю — я просто перетягиваю задачу на другой флажок и она отображается уже в другом формате.

Проще не придумаешь. И работает без сбоев.

Меня спрашивали, а как отслеживать данную функцию тем, у кого смартфон на андроиде, где не показываются флаги?

Как вариант, создать аналогичные контексты.

У вас должен быть список для отслеживания вещей, которые взяли у вас взаймы, а также вещей, которые вы одолжили у  других.

Прочитав давным давно эту статью и стараясь развиваться в GTD, создал в МЛО одноименные папки.

Просматриваю папку «Долговая книга» на еженедельном обзоре.
Всегда все долги под контролем.

gtd-2-2

У вас на компьютере должна быть папка «Входящие», где будут находиться все скаченные файлы.

Изначально, мне хотелось «чтобы все было по правильному», и я создавал на компьютере папку Inbox.

Но потом понял, что такая папка на компьютере уже есть и называется она «Загрузки» (зачем дублировать?)

Так что на любом компьютере папка в «Моих документах» под названием «Загрузки» является по умолчанию и папкой для входящих.

gtd-2-3

У вас должна быть эффективная система напоминаний.

Как уже вы поняли, я стараюсь все задачи по максимуму держать в одном месте.
У меня все задачи находятся в МЛО.

Там же и настроена система напоминаний.

Бывает очень практичным вариант, когда можно установить напоминания «повторять Х раз через каждые … минут».

Пропищало раз — не услышал либо был занят — через несколько минут программа напомнит опять.

gtd-2-4

Иногда достает до коликов, но функцию свою выполняет четко.

У вас должна быть работоспособная система для сбережения рабочих материалов.

Без бумаг не обойтись, поэтому использую папки с соответствующими маркировками и указателями.

По минимуму.

Если документ не обязательно хранить в оригинале — делаю скан-копию и сохраняю в архив Дропбокса. А оригинал,  конечно же, выкидывается.

Поэтому бумаг у меня мало. Разделены на папки:

  • документы;
  • гарантии;
  • квитанции.

Ваш список следующих конкретных действий должен содержать только физические действия без каких-либо многоэтапных проектов.

Это как раз вид МЛО «Активные действия»!

Только физические действия. Только следующие и конкретные.

Если это проект, то показывается только следующее физическое действие, связанное с этим проектом.

Каждую неделю вы должны делать еженедельный Обзор.

Сделал все настройки на послеобеденное время пятницы.

До обеда работа — после обеда «Еженедельный обзор».

Очень важно и нужно.

Если физически не успеваю — доделываю в выходные. Но до понедельника обязательно должен быть «Еженедельный обзор» завершен.

Сначала расписывал по пунктам что и как нужно делать, сейчас оставил в виде одной задачи.

Все что нужно делать в заметках оформил в виде чек-листа.

Вам нужно вести список «Когда-нибудь/Может быть», регулярно его просматривать и обновлять во время «Еженедельного обзора».

Данная функция реализована с помощью вида «Обзор».

Когда задача «из мечты превращается в задачу» — переношу во входящие, обрабатываю и снова переношу в рабочую папку.

Обратите внимание, что я дополнительно правилами автоформатирования с помощью разноцветных боковых полосок разделяю визуально задачи в зависимости от ближайшего обзора.

gtd-2-5

Что попадает в категорию «Когда-нибудь/Может быть»?

  • идеи;
  • мысли;
  • интересные места, увиденные в интернете либо журнале;
  • какие-то новые впечатления, ощущения, которые было бы неплохо испытать.
Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментариев: 11
  1. Myckola Malyj

    Ну не совсем на всех девайсах, МЛО для мака, ждем уже годами…..

    1. Alexandr Kraevoy

      Учитывая, что писал про себя — у меня iOS только на айфоне. Все десктопы — Windows. Так что, написанное мной осталось с тем же уровнем «правдивости»

  2. Андрей

    Держите на полке в ванной комнате диктофон включенным и произносите идеи и мысли в слух….

    1. Alexandr Kraevoy

      Прикольная идея!
      Главное домашних предупредить, что это я мысли на диктофон наговариваю, а не зову кого-то «спинку потереть»!
      Попробую!

    2. Alexandr Kraevoy

      Диктофон отпадает! Шум душа забивает полностью голос.
      Чтобы было слышно — нужно орать.
      Таких оров семья не выдержит (даже если это и супер-идеи)!

  3. Сергей

    Есть блокноты и карандаши специально для душа. Видел такие. «Непромокаемые» какие-то.

  4. Adriano Celentano

    Можно писать маркером, на плитке , на зеркале или все таки прикрутить для этого специальную доску. Хлопотно, но зато идеи не пропадут, да и дети порисуют)))

  5. Александр

    Непромокаемый блокнот AquaNote описывал Джефф Сандерс в своей книге «Доброе утро каждый день»
    Такой блокнот я нашёл только на сайте Amazon. Цена около 8$ + доставка.
    Джефф Сандерс описывал такую же проблему — когда вы моетесь в душе, возникает огромное количество идей, которые чаще всего оказываются утеряны из-за отсутствия возможности быстро их зафиксировать…

    1. Александр Краевой (автор)

      Вопрос отпал самостоятельно. Поменял себе смартфон — взял Самсунг А7 2017. Можно не то, что в душе пользоваться — под водой снимать.
      Теперь когда иду в душ — смартфон лежит рядом на стиралке… :cool:

  6. Андрей

    «Ссылка на книгу в конце статьи» только у меня не видна ?

    1. Александр Краевой (автор)

      Хороший вопрос! Пометил себе задачей восстановить ссылки. Спасибо за сигнал!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: