Getting Thing Done: начальный уровень (2 часть)

Продолжаю описание пути мастера Getting Things Done. Это начальный уровень.

Первую часть вы можете прочитать, перейдя по этой ссылке.

Во второй части я описал все инструменты, которые я использую для отслеживания задач, порученных другим людям, как контролирую долги, которые должны мне, а также, которые должен я, как храню свои бумажные документы и многое другое.

Подключайтесь к обсуждению, комментируйте — давайте вместе с вами становиться эффективными!

У вас должен быть список для отслеживания дел, порученных кому-то другому.

Все задачи связанные с другими людьми, я отслеживаю только в МЛО.

Для этого я использую флаги, которыми помечаю дела, которые мне нужно поручить, или которые держу на контроле, или  которые я ожидаю, и т.д.

gtd-2-1

Когда у задачи меняется статус — к примеру, я ее уже поручил, и теперь ожидаю — я просто перетягиваю задачу на другой флажок и она отображается уже в другом формате.

Проще не придумаешь. И работает без сбоев.

Меня спрашивали, а как отслеживать данную функцию тем, у кого смартфон на андроиде, где не показываются флаги?

Как вариант, создать аналогичные контексты.

У вас должен быть список для отслеживания вещей, которые взяли у вас взаймы, а также вещей, которые вы одолжили у  других.

Прочитав давным давно эту статью и стараясь развиваться в GTD, создал в МЛО одноименные папки.

Просматриваю папку «Долговая книга» на еженедельном обзоре.
Всегда все долги под контролем.

gtd-2-2

У вас на компьютере должна быть папка «Входящие», где будут находиться все скаченные файлы.

Изначально, мне хотелось «чтобы все было по правильному», и я создавал на компьютере папку Inbox.

Но потом понял, что такая папка на компьютере уже есть и называется она «Загрузки» (зачем дублировать?)

Так что на любом компьютере папка в «Моих документах» под названием «Загрузки» является по умолчанию и папкой для входящих.

gtd-2-3

У вас должна быть эффективная система напоминаний.

Как уже вы поняли, я стараюсь все задачи по максимуму держать в одном месте.
У меня все задачи находятся в МЛО.

Там же и настроена система напоминаний.

Бывает очень практичным вариант, когда можно установить напоминания «повторять Х раз через каждые … минут».

Пропищало раз — не услышал либо был занят — через несколько минут программа напомнит опять.

gtd-2-4

Иногда достает до коликов, но функцию свою выполняет четко.

У вас должна быть работоспособная система для сбережения рабочих материалов.

Без бумаг не обойтись, поэтому использую папки с соответствующими маркировками и указателями.

По минимуму.

Если документ не обязательно хранить в оригинале — делаю скан-копию и сохраняю в архив Дропбокса. А оригинал,  конечно же, выкидывается.

Поэтому бумаг у меня мало. Разделены на папки:

  • документы;
  • гарантии;
  • квитанции.

Ваш список следующих конкретных действий должен содержать только физические действия без каких-либо многоэтапных проектов.

Это как раз вид МЛО «Активные действия»!

Только физические действия. Только следующие и конкретные.

Если это проект, то показывается только следующее физическое действие, связанное с этим проектом.

Каждую неделю вы должны делать еженедельный Обзор.

Сделал все настройки на послеобеденное время пятницы.

До обеда работа — после обеда «Еженедельный обзор».

Очень важно и нужно.

Если физически не успеваю — доделываю в выходные. Но до понедельника обязательно должен быть «Еженедельный обзор» завершен.

Сначала расписывал по пунктам что и как нужно делать, сейчас оставил в виде одной задачи.

Все что нужно делать в заметках оформил в виде чек-листа.

Вам нужно вести список «Когда-нибудь/Может быть», регулярно его просматривать и обновлять во время «Еженедельного обзора».

Данная функция реализована с помощью вида «Обзор».

Когда задача «из мечты превращается в задачу» — переношу во входящие, обрабатываю и снова переношу в рабочую папку.

Обратите внимание, что я дополнительно правилами автоформатирования с помощью разноцветных боковых полосок разделяю визуально задачи в зависимости от ближайшего обзора.

gtd-2-5

Что попадает в категорию «Когда-нибудь/Может быть»?

  • идеи;
  • мысли;
  • интересные места, увиденные в интернете либо журнале;
  • какие-то новые впечатления, ощущения, которые было бы неплохо испытать.

Продолжение следует…

 

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. sas sasas

    Не согласен с 11 пунктом: дело, которое надо поручить, находится без контекста?
    Пример: Диме хочу дать задание: настроить сервер. Приехал я на работу, контекста «ЗадачиНаРаботе» у задачи нет, а значит маловероятно, что найду эту запись.
    У меня так (беру пример выше): планирую поручить Диме настроить сервер — записываю задачу с контестом «ЗадачиНаРаботе». Приехал на работу, выставил этот контекст, ага, надо поручить. А вот после поручения я ставлю крайний срок. К примеру, проверить, как движется работа, надо через дня 3, а чтобы все было сделано на сервере — через неделю. Тогда в пункте «Начало» ставлю дату через три дня, а во пунтке «Срок» — через неделю. В итоге через 3 дня, во время планерки, у меня эта задача всплывет, опять же к примеру, нет времени проверять — проверил на 4-ый день, снял галку напротив пункта «Начало», теперь буду принимать работу тогда, когда пройдет срок.
    Если же у ожидающих задач есть контексты местоположения, то вопросов нет, но на мой взгляд это некое усложнение системы, так как чем проще — тем лучше (сложность в том, что помимо фильтров по контексту приходится ещё работать с фильтрами по флагам)
    А так — спасибо за познавательное чтиво!

    1. Alexandr Kraevoy

      в данном примере с поручениями используются контексты, привязанные к конкретным людям.
      В вашем примере — это @Дима. Если это рабочий контакт, то он тоже ограничен по времени и является вложенным в контекст @Работа.
      Т.е. — я эту задачу увижу и выбрав контекст @Работа — все рабочие задачи. И выбрав вкладку «Ожидание» — я вижу что я должен Диме поручить либо что от него ожидаю. И если я, допустим, встречу Диму (вызову к себе, он вызовет меня к себе) — я имею полный список задач, связанный с этим человеком.
      Смысл флагов — чтобы не плодить задачи в дереве:
      Сделать задачу
      — Ожидаю от Димы задачу
      — Поручить Диме выполнить задачу и т.д.

      А вместо этого иметь одну задачу «Сделать задачу», контекстом определить кому я ее поручил, и флагом отслеживать состояние делегирования данной задачи..

      Спасибо за коммент )))

  2. Аноним

    Я так понимаю это вольный пересказ «Чеклист для мастеров GTD» https://geektimes.ru/post/3845/

    1. Alexandr Kraevoy

      Не совсем пересказ, а скорее описание по чек-листу мастеров GTD как я реализую те или иные функции с помощью МЛО и других инструментов.
      Если по какому-то пункту знаете другой эффективный способ — пишите в комментариях — обсудим!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: