Почему еженедельный обзор GTD просто необходим и как его правильно проводить

Если хотите контролировать свою работу, проекты и жизнь, то разработайте свой алгоритм проведения еженедельного обзора, который будет работать для вас!
изображение title статьи про важность еженедельных обзоров GTD

Самая большая трудность для практикующих систему Getting Things Done — это еженедельный обзор. Это та часть системы, которой мы выделяем время из нашей сумасшедшей и постоянно занятой жизни для некоторых раздумий, планирования и мышления. Еженедельный обзор GTD позволяет сделать систему гибкой, контролируемой и полнофункциональной. Да и не только систему. Можно сказать, что это и есть контроль всех жизненных процессов.

Быстрый темп жизни

Мир, в котором мы с вами сегодня живём, быстр. Очень быстр. Сейчас, чтобы забронировать поездку на отдых, не нужно выходить из дома, листать брошюры и слушать консультантов. Заходим в интернет. Делаем быстрый просмотр мест отдыха онлайн и через несколько минут уже забронированы и рейсы и отели.

Темп жизни — самое большое изменение с точки зрения личной продуктивности за последние тридцать лет. И этот темп замедляться не собирается. У нас нет времени, чтобы остановиться и подумать обо всех действиях, которые нам нужны. И если вы выделяете хотя бы один час из 168 недельных часов, каждую неделю получается полный и всесторонний обзор всех ваших обстоятельств, задач и собранных материалов.

Важность еженедельного обзора

Еженедельный обзор GTD очень важен. Это позволяет вам сделать шаг назад и собраться с мыслями. Позволяет оценить направление, в котором вы идёте и даёт возможность планировать, что и когда делать на следующей неделе.

Мне нравится думать о моём еженедельном обзоре как о времени, проведённом вне сети. Я на час прекращаю вводить какие либо данные и обнуляю всё

  • мой список дел
  • менеджер заметок
  • электронную почту

Я просматриваю свои сообщения в Facebook, а также любые другие службы обмена сообщениями, которые использую. Убеждаюсь, что ничего не пропустил, что очень легко сделать с таким большим количеством задач, которые появляются каждый день.

Это позволяет начать новую неделю с чистого листа. Такой подход означает, что всё ценное в моей системе обработано и я знаю, что и когда должно произойти.

Типичная ошибка начинающих пользователей

Реальность такова, что не делая еженедельный обзор, вы просто вводите информацию или материалы в свою систему, добавляя случайные даты, чтобы ничего не забыть. Но эти даты не имеют смысла, если вы на самом деле не задумывались о том, что должно произойти дальше. Когда появляется смутно поставленная задача, вы смотрите на неё и переносите на другую случайную дату.

Когда проводите еженедельный обзор, вы можете тщательно рассмотреть каждый проект и задачу и решить, хотите ли что-нибудь сделать с ним/ней на следующей неделе. Вы можете напомнить себе о результатах, которые хотите получить для этого проекта и просмотреть его, чтобы убедиться, что он движется в правильном направлении.

Для проектов, которые я хочу отложить либо заморозить на некоторое время, в MyLifeOrganized я

  1. устанавливаю статус “В ожидании”
  2. выключаю отображение в ToDo.

Таким образом, отложенные проекты группируются в отдельный список и не отображаются в активных действиях.

Такая еженедельная работа над своей системой означает, что

  • всё, что относится к следующей неделе, было продумано
  • принято решение о том, что нужно будет сделать
  • назначены актуальные даты, имеющие значение, так как назначены со знанием того, что будет происходить в конкретный день.

Сколько времени должен занимать еженедельный обзор GTD

Так долго, как это потребуется!

Мои еженедельные обзоры занимают от 45 минут до часа. Можно сделать быстрее. Часто делаю быстрый обзор, если мое время ограничено. Как следствие, при этом возникает чувство дискомфорта, что не сделал так как нужно. В дополнение, нет уверенности на сто процентов, что чего-то не упустил.

Чтобы не терзать себя сомнениями, в таких случаях выделяю немного дополнительного времени в понедельник вечером. Пускай это дополнительные затраты по времени, но на целую неделю я буду спокоен, что всё обработано в системе.

Еженедельный обзор является одним из краеугольных камней для достижения высокого уровня продуктивности. Это то место, где можно получить спокойное чувство контроля. Добейтесь состояния, когда всё решено и получите достаточное количество необходимого времени для важных задач.

Также это означает, что независимо от того, насколько быстро изменяется ваш мир, всегда будет время, выделенное каждую неделю, чтобы

  • пересмотреть,
  • отразить
  • скорректировать курс.

Вы получаете возможность наверстать упущенное, чтобы убедиться, что ничего важного не упущено. Каждая неделя начинается с ясной головой и готовностью ко всему, что может встретиться на пути.

Ключ к хорошему еженедельному обзору

Ключ к хорошему еженедельному обзору — настроить его под себя. По началу, можно воспользоваться шаблоном еженедельного обзора, который предложил Дэвид Аллен на своём сайте.

Скриншот чек-лист еженедельного обзора GTD Дэвида Аллена

Всем пользователям MyLifeOrganized я рекомендую активно использовать функцию «Обзор». Пользователям других планировщиков желательно также этот процесс «максимально автоматизировать».

Но вам нужно настроить его так, чтобы он соответствовал вашей системе и стилю работы как можно быстрее. У каждого из нас существуют свои особенности подхода к системе планирования, различные проекты и области фокуса, которые я учитываю в своих индивидуальных курсах. Каждый самостоятельно решает, какие из них нуждаются в обзоре, а какие можно просматривать не так часто.

Что нужно, чтобы действительно хотите контролировать свою работу, проекты и жизни? Разработайте свой алгоритм проведения еженедельного обзора, который будет работать для вас. Убедитесь, что про этот обзор система вам будет напоминать каждую неделю. Благодаря еженедельному обзору всё будет собрано вместе, что обеспечит принятие вами правильных решений о том, над чем работать.

Мой секрет эффективного подхода к периодическим обзорам в планировщике MyLifeOrganized

Делюсь с вами некоторыми фишками, которые использую я. С ними мой еженедельный обзор GTD не занимает слишком много времени:

  1. Разбор входящих в папке Inbox я провожу ежедневно. Ну, или стараюсь так делать. Какова моя логика: каждый день найти десять минут на разбор входящих за день. Это намного проще, чем раз в неделю найти час-полтора  чтобы разобрать входящие за неделю. Такой подход существенно экономит время и энергию. Попробуйте!
  2. Просроченные задачи. Разбираются также ежедневно на вечернем подведении итогов с анализом почему задача не была выполнена в срок и не повлекло ли это каких-либо последствий. Привыкаешь таким образом не запускать систему и держать все даты актуальными.
  3. Следующие действия по идущим проектам. Назначаются в процессе выполнения или вечером по всем проектам, которые появились в списке активных действий. Для меня проект в списке To-Do — это сигнал, что по проекту закончились запланированные действия.
  4. Обзор когда-нибудь/может быть. Делаю ежедневно с помощью вида «Обзор». Абсолютно не требует выделения отдельного времени. Его можно провести в очереди в магазине, перед встречей, на совещании, да где-угодно.
  5. Составляющие моего еженедельного обзора: обработать проекты и определиться с целями. Фактически все остальное выполняется в процессе в течении недели.

Было бы интересно узнать о ваших фишках, которые вы используете в своём еженедельном обзоре.

Photo by Aleksander Vlad on Unsplash

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой
Комментариев: 1
  1. николай

    Александр. Что мне больше всего нравиться в ваших статьях, это когда делитесь ЛИЧНЫМ опытом. Так как у вас опыт в МЛО и в планировании большой, а в МЛО больше не куда, то и ваши приёмы работы в МЛО, бесценны. Лично для меня так, честно. Я МЛО так и не купил, но и не отказываюсь от покупки, потому что в нём ОГРОМНЫЙ потенциал. Андрей создал его, делая осознанно каждый элемент, поэтому он не сырой. Статья супер полезная для меня, так как еженедельное планирование — это порядок в башке, извиняюсь в голове. По себе знаю — в голове бардак, и снаружи создаёшь бардак. И обратная зависимость так же сработает.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: