Эффективная работа с электронной почтой

Изображение эффективная работа с электронной почтой

Всем нам постоянно приходится работать с электронной почтой — хотим мы этого или не хотим.

А если наша работа офисная, то нас просто заваливает входящими письмами.

Ежедневно каждый из нас принимает огромное количество писем, и как бы мы не старались, количество входящих продолжает расти с каждым днем.

Очень часто бывает, что входящая почта выходит из под контроля и мы «начинаем бояться в нее заглядывать».

Наступает момент, когда из-за нехватки времени страдает качество обработки входящей информации.

Как же сделать работу с электронной почтой эффективной?

Как сделать электронную почту эффективным инструментом нашей жизни?

Как сделать, чтобы работа с электронной почтой не понижала производительность труда и не приводила к стрессовому состоянию?

Принципы работы с входящей электронной почтой

Существует множество теорий и мнений как работать с входящей электронной почтой.

Одни советуют создавать папки @Действие и @Ожидание, и разносить письма в них.
Другие предлагают прикреплять письмам ярлыки и им подобные.

Я перепробовал все способы, про которые только читал. Вернее брал из них то, что считал эффективным.

Не скажу, что остальные системы не рабочие, но в данной статье хочу показать ту модель работы с входящей электронной почтой, которую применяю я, и которая работает у меня на протяжении нескольких лет.

И самое главное — работает без сбоев.

Все примеры я привожу на примере своей почты Gmail.

poshta

Если вы пользуетесь другими почтовыми сервисами, то наверняка там тоже есть подобные функции.

Фильтры

Приходят ли вам рассылки, которые вы не читаете, а удаляете вручную?

Проскальзывают ли вам письма, которые и не отмечены как спам, но вам совершенно не нужны?

Думаю, что да.

Тогда смело применяйте фильтры вашей почты, чтобы письма с определенными условиями либо сразу удалялись, ли отмечались прочитанными и помещались в определенную папку, либо письмо сразу попадало в нужную папку пропуская входящие.

filtri

Будет время их прочитать — откроете нужную папку и почитаете.

Папки нужны (как для меня) только для хранения истории переписки. Вы с помощью папок можете поднять историю общения с определенным человеком хоть много лет назад.

Кстати, это является явным преимуществом почты перед «общалками» (skype, viber, whatsapp и др.)

Письма, требующее какого-либо действия

После прочтения (либо быстрого просмотра) письма задаю себе вопрос — «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?»

Если ответ «ДА», то пересылаю письмо на свой адрес MyLifeOrganized, где это письмо преобразовывается в задачу.

Тема письма — сама задача, а содержание письма полностью сохраняется в заметках.

Письма, содержащие полезную информацию

Если на вопрос «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?»

Если ответ ДА — пересылаю электронное письмо на свой адрес в Evernote, где это письмо преобразовывается в заметку.

Тема письма преобразовывается в заголовок заметки, а текст письма — в содержание.

Письма, которые достаточно прочитать один раз

Если на вопрос «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А хотел бы я получать такие письма (по этой теме, от этого автора) в будущем?»

Если ответ ДА — то просто удаляю это письмо.

Если ответ НЕТ — отписываюсь от рассылки либо создаю фильтр, где подобные письма сразу же удаляются. После этого данное письмо тоже, соответственно, удаляю.

Как отправить по электронной почте задачу в MyLifeOrganized

Для этого вам нужно зайти в MLO-Cloud и присвоить своей базе данных электронный адрес.

mlo-cloud-email
Письма, приходящие на этот адрес, будут преобразовываться в задачи.

Если хотите, вы можете указать в настройках адреса, письма с которых могут попадать в ваш МЛО-электронный ящик.

mlo-email

После этого добавляете свой МЛО-адрес в свои контакты почты.

Как отправить по электронной почте заметку в Evernote

Процедура аналогична.

Создаете свой электронный ящки на Evernote.

Для этого заходите на сайт www.evernote.com под своим логином и паролем, и в настройках находите входящий адрес для отправки заметок.

evernote-email

Показатель эффективной работы с электронной почтой

Показателем вашей эффективности и продуктивной работы с электронной почтой будет только пустая папка «Входящих».

inbox-pusto
Это добавит ощущение полного контроля над электронной почтой, осознание, что все, что вам нужно сделать в МЛО, а вся нужная информация в Evernote.

Ну и, конечно же, кайф от очистки всего лишнего в вашей почте!

Попробуйте, и вам понравится!

Photo by rawpixel on Unsplash

Спасибо за чтение этой статьи — я потратил много времени, создавая её для вас. Буду благодарен, если вы дадите свою обратную связь. Без информации от вас этот блог не может быть полным. Так что давайте оставаться на связи!
  • Не забудьте оставить комментарий — ваши выводы, мысли и замечания на вес золота. Я читаю их все, обязательно отвечаю и создаю новые статьи на их основе.
  • Поделитесь ссылкой на эту статью — если то, что я написал, полезно, интересно или трогательно для вас, сообщите об этом друзьям и знакомым.
  • Присоединяйтесь ко мне в Instagram — там вы найдёте ситуации, мысли, впечатления из моей повседневной жизни, мои собственные взлёты и падения в борьбе за гармонию, а также множество фотографий, на которых изображено, как я пытаюсь следовать своим увлечениям и принципам жизни.
  • Присоединяйтесь ко мне на Facebook — помимо всей текущей информации, здесь есть ссылки на интересные акции, статьи с других сайтов и вдохновляющие видеоролики.
  • Подпишитесь на рассылку новостей сайта — каждую неделю здесь публикуются проверенные решения бизнес-задач и личной эффективности. Узнавайте первыми о новых лайфхаках, фишках и практическом применении инструментов личной эффективности.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Александр Краевой