задачи MyLifeOrganized

Властелины мира или откуда берутся тысячи задач в MyLifeOrganized

Приветствую, дорогой читатель блога!

В комментариях задали интересный вопрос, откуда в моей статистике MLO взялись несколько тысяч задач. Что это за задачи? Как я с ними со всеми управляюсь?

Властелины мира или откуда берутся тысячи задач в MyLifeOrganized

Любая система имеет особенность со временем разрастаться. Возмем для аналогичного примера, установку Windows. Чем больше вы используете свой компьютер, тем больше появляется файлов из закачки, от старых программ, из кэша. Система разрастается, хотите вы этого или нет.

Аналогично и в MLO:

  • устраиваются мозговые штурмы проектов и целей
  • собираются идеи из прочитанных книг и просмотренных видеокурсов

Система растет, даже не смотря на функцию автоматической очистки завершенных задач.

Главное, чтобы все эти задачи были под контролем и не напоминали свалку.

Теперь подробнее.

Откуда столько задач?

Проекты

Проекты по системе Getting Things Done — это все открытые вопросы, которые нельзя решить за одно действие. Каждый сам решает, что для него является проектом. У меня таких проектов 130.

Большинство из них, конечно, со статусом «Не начались». Непосредственно идущих в данный момент — в пределах 10-15.

Властелины мира или откуда берутся тысячи задач в MyLifeOrganized

Если учесть, что проекты

  • имеют больше двух действий
  • могут быть расписаны на много шагов вперед
  • по ним могут устраиваться мозговые штурмы

Получается, что проекты с подзадачами в статистике имеют порядка 500-1000 задач.

Опять же повторюсь, что такое количество получается не сразу. Мозговые штурмы сразу по всем проектам не делаются...

Периодические задачи

Текучка. Задачи, которые раз записал, обработал и они будут показываться в списке активных действий тогда, когда нужно. Важно предусмотреть в системе циклические задачи

  • когда заплатить коммунальные платежи, кредиты, пополнить мобильные телефоны, отправить деньги родителям
  • когда и где заменить фильтры, почистить вытяжку, провести технический осмотр двухконтурного котла
  • события — поздравить с днем рождения, днем свадьбы, мероприятия по поводу праздников и юбилеев

Некоторые периодические задачи включают в себя от 5 до 20 подзадач . Например, мероприятия связанные с подготовкой к зиме.

Периодические задачи добавляют в планировщик еще 300-500 задач.

Идеи (когда-нибудь/может быть)

Большой кусок системы занимают идеи и мысли «Когда-нибудь / Может быть»:

  • идеи возникают в течении нашего дня
  • строим долгосрочные планы, по которым пока не совершается никаких действий
  • изучаем книги и видеокурсы, откуда выписываем что будем делать для достижения желаемого результата
  • участвуем в тренингах и семинарах. Из них записываются дальнейшие шаги конечно же в МЛО!

В результате использования планировщика собирается пласт задач, которые в будущем будут интересны — хотя по ним еще не начали совершать конкретные действия. Это еще 300-500 задач.

Шаблоны

Планировщик MyLifeOrganized позволяет создавать шаблоны, из которых потом создаются уже готовые проекты по образцу и подобию.

Властелины мира или откуда берутся тысячи задач в MyLifeOrganized

Яркий пример — мои курсы по приведению дел в порядок с помощью MyLifeOrganized. На каждый курс заготовлен шаблон. Остается только создать новый проект из шаблона, назвать соответствующим именем — и проект запущен.

Сколько таких шаблонов в моей системе? От 10 до 20. У каждого не менее 10 задач, а то и 20. Получается, шаблоны в статистике показывают 200-300 задач.

Чек-листы

Список действий (вещей), которые нельзя расценивать как отдельное действие, но которые было бы не плохо иметь под рукой. Это чек-листы.

  • списки вещей в поездку или путешествие
  • списки что нужно с собой взять на тренировку, в коммандировку
  • повестка дня на совещание
  • вопросы которые планирую обсудить при встрече

Чем разностороннее жизнь, тем больше чек-листов. А это еще 300-500 задач.

Подводим итоги должно ли быть много задач

Вот и получается в результате, что с учетом

  • проектов
  • периодических задач
  • шаблонов
  • идей и отложенных решений
  • чек-листов

в таск-менеджере набегает больше 2000 задач.

Если получается контролировать и не создавать из них свалку — не вижу проблем использовать такое количество.

Хорошо это или плохо?

Ответ будет субъективный. Я привык выгружать все мысли из головы — поэтому держу все в своей системе. Такой подход является основой Getting Things Done.

А вот, что у человека может быть всего лишь 100 задач — не верю! Их намного больше, просто они не все выгружены в систему.

Вчера перечитывал разделы книги Дэвида Аллена. Не буду искать дословный текст — скажу своими словами:

«Все задачи держите либо в голове, либо в системе (лучше конечно в системе). Главное: нельзя держать часть задач в голове, а часть в системе. Такому порядку дел вы никогда не будете доверять!»

А что вы думаете о большом количестве задач в планировщике?

Сколько в вашем планировщике задач?

Все ли задачи необходимо выгружать из головы?

Напишите об этом в комментариях!

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 19
  1. justme

    Не слишком и много 2000 задач, учитывая идеи и шаблоны. У меня 1400. 200+ это только покупки продуктов и быт. химии. Один проэкт только до 500 задач.

    Интересует Ваше мнение о нерегулярных повторяемых задачах таких как «покупки». Есть уже готовый список неактивных действий по категориям. Когда нужно что-то купить просто ставлю звезду. После выполнения задачи звезду снимаю. Все задачи не активны, появляются в списке ту ду только после включения звезды. Пока лучшего варианта я не придумал. Записывать каждый раз список продуктов считаю бессмысленной тратой времени. А как у Вас происходит работа с покупками?

    Кстати, у меня 3 разных профайлов. Один Украина, второй — справочная информация и идеи, архив проектов, третий — Лондон. Там всё связанное с переездом и жизнью в Лондоне.

    1. Александр Краевой (автор)

      По покупкам: мне проще написать список, что нужно купить (можно надиктовывать на смартфоне), чем искать в списке всех продуктов нужный продукт и отмечать звездочкой.

      Покупки продуктов строятся относительно плана-меню на неделю. Соответственно получаются списки что нужно купить в воскресенье на целую неделю, а что нужно подкупать в определенные дни недели.

      Каждую неделю получается разный список.

    2. Александр Краевой (автор)

      Профайл использую один, а при необходимости применяю фокусировку.

      Почему такой вариант считаю правильным?

      Например, вы садитесь за компьютер и вам нужно смотреть сразу по трем профайлам что вы можете сделать за компьютером. Слишком много действий для правильного выбора.

      Намного проще увидеть весь список задач, которые можно решить за компьютером, и если он получился слишком большой, принять решение на каком направлении сфокусироваться.

      Плюс к этому когда появляется входящая информация, нужно задумываться в какой профайл записывать, соответственно лишние нажатия на кнопки. Как пишет Дэвид Аллен, минимальное количество корзин входящей информации...

      1. justme

        Зачем мне во время пребывания в Лондоне задачи, которые я могу выполнить только в Украине и наоборот? Если я бы жил постоянно в Украине тогда и нужен был бы только один профайл. Кол-во задач в домашнем профайле 1400+, в «Лондон» 1000+. Зачем держать их вместе? Не надо задумываться где что писать, задачи в зависимости от контекста разные. В То же и с профайлом «информация»

        По покупкам можно сделать эксперемент кто быстрее сможет занести 10 задач с контекстами. Надиктовывая и внося контексты вручную займет намного больше времени чем выставляя звезды.

        1. Александр Краевой (автор)

          Еще один секрет: моя папка «Купить в Novus» имеет соответствующий контекст с геопозицией. Соответственно, все новые задачи, которые добавляются в эту папку наследуют контекст. Мне не нужно больше назначать никаких свойств. Не нужно даже добавлять слово купить — смысл покупки прописан в контексте.

          Плюс дело привычки. Кто как привык. Нужно учесть, что у кого-то магазин под боком, а кому-то нужно в магазин ехать.

          Много нюансов...

          1. justme

            Почему не используете шаблоны для рецептов? Ингредиенты не меняются.

        2. Александр Краевой (автор)

          Отвечаю по шаблонам для рецептов:

          согласен, что ингредиенты не меняются.

          Что меняется:

          — наличие необходимых ингредиентов в холодильнике

          — количество продуктов, которое нужно купить

          — у рецептов может быть несколько вариантов приготовления

          — и т.д.

          Если на каждый рецепт делать шаблон — вместо профайла получится книга рецептов.

          Лично мне удобнее делать так, как есть на данный момент.

          Хотя... Может действительно попробовать с рецептами?.. :!:

        3. Валентин

          У каждого свой подход к системе планирования, но в данном случае можно было бы объединить задачи из обеих списков, связанные с работой за компьютером, список звонков (современная телефония позволяет звонить хоть на Северный полюс).

          1. Александр Краевой (автор)

            Пробовал вести отдельно сферу Работа и Личное. Запутался. Сразу же вернулся к стандартной схеме с одним рабочим профайлом.

            Может быть это дело привычки. Или особенности жизни каждого человека.

            Каждый выбирает сам.

    3. Муртуз

      Проект из 500 задач?! Просто нет слов!!! :shock: Что это за проектище?

  2. Сергей

    Добрый день!

    «Большое» или «небольшое» количество задач - всё зависит от рода деятельности человека на работе, в быту, вообще в жизни. Так что сравнивать смысла нет.

    Конечно важны порядки. Миллион задач - трудно представить, а 1000 - вполне. Главное не сколько их - а какая система управления ими.

    У меня на сегодня: всего около 400 не выполненных задач. Из них

    — около 100 «когда-нибудь/может быть»

    — 93 проекта (67 не начатых)

    — 42 повторяющихся

    — около 100 папок

    При всём этом ежемесячно «закрываются» около 300 задач.

    Кроме МЛО ещё около 100 задач в Outlook на работе (все созданные из писем, то что не из писем попадает в МЛО). К сожалению не удалось наладить нормальную и удобную синхронизацию с МЛО, поэтому пользуюсь отдельно. В принципе аутлук пользуюсь только на работе. Других носителей задач нет.

    «Из головы» выгружать необходимо всё, что мешает и крутится в голове. Не всё — в МЛО. Что-то в заметки, базу знаний, пишущуюся книгу или статью и т.п.

    1. Александр Краевой (автор)

      Outlook не использую. Тестировал когда-то синхронизацию, но на этом все заглохло.

      Про род деятельности согласен! Чем больше «точек соприкосновения», тем больше профайл.

  3. lobaty

    Моему файлу 1,5 тыс. дней. В нем размещено 1,5 тыс. задач ;). По задачке на день ;)

    1. Александр Краевой (автор)

      Хорошая тенденция!

  4. Муртуз

    Блин , после прочтения этой статьи и комментариев, развился комплекс неполноценности :roll: У меня всего 8 проектов !!! О,ужас!

    1. Александр Краевой (автор)

      Смотря что считать проектом и зачем его вообще считать проектом.

      Ориентируйтесь не на количество, а на внутреннее ощущение. Если присутствует ощущение гармонии и счастья, что все дела под полным контролем, что на данный момент вы делаете все возможное для реализации своего будущего (желаемого) — смело забивайте на всех, кто считает что у вас мало проектов!

    2. Валентин

      Я придерживаюсь системы ГТД, поэтому по классификации Аллена у человека не может быть 8 проектов. Никак.

      Сюда входят и открытые вопросы, и проблемные ситуации, которые нужно решить, и рабочие проекты. Много всего.

      1. Александр Краевой (автор)

        Как говорят медики: Нет здоровых людей — есть недообследованные.

        Так и системы планирования — нет идеальных.

        Есть недособранные, недообработанные, недовыполненные и недообзоропроведенные :)

      2. Муртуз

        Ну да, конечно,если записывать каждый чих, то проектов может быть очень много! Представляю ,того у кого больше 1000 задач ,и мне становится его жалко ,когда он проводит еженедельный обзор по ГТО :shock: Я записываю только то что меня больше всего беспокоит и волнует, и то что нужно обязательно помнить , и все, а остальное решается по ходу дела :!:

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: