совещание

Что делать, чтобы совещание не было полной потерей времени

Снова совещание! Пробовали ли вы подсчитывать стоимость совещаний, которые вы проводите?

Каждый раз, когда вы собираете 10 человек на одночасовой встрече или совещании, себестоимость такого мероприятия повышается в 10 раз. Вопрос обсуждается один, а платить за этот час приходится десятерым. В подобном процессе вы жертвуете девятью часами рабочего времени.

Сколько совещаний проводится в неделю? Если несколько раз — сколько часов работы вашей команды вы жертвуете в месяц? Это с учетом, что встречи имеют жесткий регламент и не затягиваются по времени. А сколько совещаний идут дольше чем нужно?

Все совещания, в которых приходилось участвовать, можно было закончить за 30 минут. Этого времени было достаточно, чтобы обсудить вопрос и принять решение. Но все встречи затягивались на несколько часов. И на выходе уже обсуждались другие темы, отличные от той, с которой начали.

Потерянное время означало, что текущие задачи приходилось решать за счет личного времени

  • Что-то отбрасывать
  • Что-то не делать вообще
  • Или оставаться на работе дольше обычного

Как сделать эти встречи продуктивными, чтобы не тратить драгоценное время?

Не уверен, реально ли добиться идеала в подобных мероприятиях, но можно существенно повысить отдачу от совещаний.

Проводим совещание — 4 правила повышения продуктивности

Избирательность в отношении того, кто будет участвовать в совещании

Что делать, чтобы совещание не было полной потерей времени

Никогда не произносите общих фраз, типа “Скажи всем в отделе, что завтра у нас будет совещание”.

Каждый сотрудник, который участвует в совещании, жертвует ценным временем. Временем, которое может быть потрачено на важные задачи, проекты, клиентов. Поэтому тщательно выбирайте участников.

Чтобы решить, кого я хочу видеть на совещании, задайте следующие два вопроса:

  1. Кто является лучшим в обсуждаемом вопросе? Кто может помочь команде прийти к правильному решению?
  2. Кто будет участвовать в этом проекте (с перспективой на будущее)?

Любой, кто не попадает под любую из этих двух категорий, не должен принимать участие в совещаниях. Пусть лучше занимается выполнением своих функциональных обязанностей.

Определить участников (особенно с помощью этих двух вопросов) — очень просто.

Четкая повестка дня

Что делать, чтобы совещание не было полной потерей времени

Ясность, что должно получится в результате — залог успеха любого дела. Всегда нужно иметь четкую повестку дня для каждого совещания. Это помогает членам команды быть готовыми заранее

  • Подготовить вопросы и ответы
  • Собрать необходимые документы
  • Обсудить совместные вопросы с коллегами

Предварительная подготовка помогает начат решать проблемы прямо с первой минуты совещания.

Представим что нет повестки дня. Что тогда?

Без повести дня участникам совещания тяжело удерживать фокус на нужных вопросах. Команду начинает заносить на всевозможные несвязанные темы. Это дает меньше времени сосредоточиться на темах, которые нужно обсудить в срочном порядке.

Чтобы убедиться, что все в теме обсуждаемых вопросов — отправьте повестку дня участникам за день до совещания. Не нужно подробно расписывать. Достаточно нескольких тезисов, вопросов. Это простое действие поможет совещанию быть намного организованным. Это если вы не используете совместный планировщик или календарь.

Если действия команды планируются в единой системе — оповестить участников становится намного проще.

При высоком уровне организации можно будет расписать конкретный регламент.

Например, ваше совещание может выглядеть так:

  1. Отчет о проделанной работе (3 минуты)
  2. Выявление основных трудностей и препятствий (2 минуты)
  3. Мозговой штурм с участниками совещания (10 минут)
  4. Преобразование мозгового штурма в задачи и поручения (2 минуты)
  5. Определение, что и кем должно быть выполнено до следующего совещания (2 минуты).

Точное время завершения совещания

Что делать, чтобы совещание не было полной потерей времени

Встречи обычно занимают больше времени, чем нужно.

Ограничение времени проведения совещания творит чудеса с тем, чтобы ваша команда была сосредоточена и сконцентрирована.

Попробуйте повысить эту концентрацию. Если считаете, что встреча должна длиться 45 минут — вместо этого забронируйте 30 минут. Будет большим откровением, что не отвлекаясь можно вложиться в назначенное время.

[ВИДЕО] Зависимость качества от поставленного дедлайна — чудес не бывает!

Несколько трюков, которые можно применять:

  1. Запланируйте еще одно мероприятие сразу после вашего совещания и сообщите членам команды, что вы ограничены временем и нужно быть максимально собранным.
  2. Проводите совещание в конце рабочего дня. За 30 минут до окончания. С таким подходом, что совещание не закончится, пока не будут решены все вопросы повестки дня. Не смотря на усталость, все будут проявлять повышенную активность, чтобы вовремя уйти домой.

Завершение рабочего дня: 7 практических советов!

В завершение определите следующие шаги

В конце каждой встречи или совещания посвятите последние 5-10 минут обсуждению следующих шагов

  • Кто что делает
  • К какому сроку
  • Кто контролирует
  • Кто отвечает

Это обязательно!

Если “просто обсудить” получится следующий сценарий (возможно наихудший из вариантов): вы добиваетесь значительного прогресса во время встречи, но когда встречаетесь через неделю, понимаете, то никто на самом деле ничего не сделал. Не было никакой ответственности!

Удостовериться, что подчиненные (члены команды) ответственны достаточно просто. Во время каждого совещания должен быть человек, который ведет записи встречи.

После завершения, каждый участник получает список заданий вместе с людьми, ответственными за каждую задачу.

Подытожим…

Подавляющее большинство сотрудников тратят массу времени на длительные, непродуктивные встречи и совещания. Используя приведенные выше советы, вы можете исключить подобные ошибки из совместной работы вашей команды.

Внедрите инструмент (планировщик) совместной работы, где подобные процессы можно будет максимально автоматизировать. С помощью ведения совместных списков, можно не только поручать задачи, но и контролировать полностью процесс их выполнения.

Подходит ли вам сложный планировщик задач или искать попроще?

Что могу предложить для организации совместного ведения дел и проектов вашей командой:

  1. Помочь в выборе оптимального инструмента под запросы вашей команды. Это не всегда MyLifeOrganized. Все зависит от предъявляемых требований.
  2. Создать систему совместного ведения дел и проектов, контроля выполнения и отслеживания поручений.
  3. Внедрить, обучить, настроить, поддерживать, консультировать.

Напишите мне свое виденье совместной работы вашей команды — в ответ получите решение как это реализовать на практике!

Photo by Benjamin Child on Unsplash

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 2
  1. Ярослав

    У нас на фирме, когда проводятся совещания — нарушаются все правила :???:
    Сгоняют в приказном порядке всех, хотя вопросы могут касаться 1-2 человек.
    Есть только начало совещания. Окончание — как и когда получится.
    Больше похоже на плохой мотивирующий тренинг.
    Что-то доказать о нецелесообразности такого варианта проведения совещания не возможно… :sad:

    1. Борис

      Знакомо! Такое ощущение, что руководство не было ни на одном тренинге, не читало ни одной книги по управлению…
      И что-то доказать — еще будешь виноватым.
      Выход здесь — если от тебя ничего не зависит — расслабиться и получать удовольствие! :oops:

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: