как привести дела в порядок

Перечитал «Как привести дела в порядок» — что поменяем в системе?

Книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» перечитываю каждый год, и каждый раз нахожу для себя что-то новое. То, на что я раньше не обратил внимание.

Это не значит, что я в прошлый раз читал не внимательно. Развиваясь, мы поднимаемся на новые уровни, а с этих уровней вид открывается совершенно другой.

Не факт, что в следующем году, перечитав эту же книгу, я не найду что-то еще...

Чем хочу поделиться?

  1. Своим осознанием. Что я понял в процессе чтения или какие сделал для себя выводы.
  2. Что нового я внедрил в свою систему планирования в MyLifeOrganized.

Содержание статьи

Осознание, пришедшее после перечитывания книги «Как привести дела в порядок»

GTD — это привычка!

Даже если прочитал книгу и все понял с первого раза — потребуется намного больше времени, чтобы принципы Getting Things Done выполнялись на уровне подсознания.

Не существует другой, более короткой дороги, чем ежедневная практика.

Даже если вы пройдете тренинг, сможете получить только

  1. Знания
  2. Навыки
  3. Кейсы

Выработка привычки зависит от каждого из нас и от нашего старания!

Главная сложность заключается в том, чтобы этим методы стали набором привычек. Чтобы довести навыки до такого уровня, когда они будут требовать минимальных сознательных усилий и станут частью повседневного процесса поддержания физического и ментального пространства в порядке.

Что является критерием личной эффективности?

Правильное определение что значит быть организованным:

Быть организованным просто означает, что положение вещей соответствует вашему представлению о нем!

Все люди разные, и только наше представление о положении вещей может сказать нам, организованы мы или нет. То, что для одного может быть беспорядком и хаосом, для другого будет приемлимым вариантом.

Для себя определил следующие критерии

  1. Все, что требует выполнения, собраны в MLO
  2. Все, что является справочной информацией, собрано в Evernote
  3. В любой ситуации у меня есть список задач, которые я могу выполнять. Будь то место, инструмент или человек.

Перестал бороться с ощущением, что не на 100% организован. Дело не в идеале. Когда мы развиваемся, то состояние, что год назад казалось нам идеальным, в данный момент можно назвать «художественной самодеятельностью».

У меня это выражалось в попытке создать самый красивый профайл с идеальными правилами автоформатирования. Наверняка, вы видели мои старые скриншоты

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Задачи возникают из наших ценностей

С личностным ростом происходит подъем по системе ценностей.

Изначально человеку нужно удовлетворить самые низшие потребности

  • в еде
  • в крыше над головой

Это можно заметить по профайлам и системам планирования, когда люди ведут простые списки покупок, уборки, периодических платежей.

Удовлетворив эти потребности, начинают возникать мысли

  • о здоровье и его сохранении
  • о стабильности (и не только финансовой)

Соответственно эти ценности добавляют новые задачи, проекты и цели в их систему.

На самой вершине этой пирамиды ценностей находится удовлетворение потребностей личного совершенствования и персональное развитие. Возникают вопросы к самому себе

  • что я хочу знать?
  • что я хочу уметь?
  • каким я хочу быть?
  • что я хочу изменить в своей жизни?

Представьте, какая будет реакция человека с самыми низкими ценностями, если ему задать такие вопросы.

Обычно такие люди говорят: «Не учите меня жить — лучше помогите материально!»

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Для того чтобы поменялись списки дел,  нужно поменять свои ценности. К старым ценностям новые списки задач не приделаешь!

Какие функции должна выполнять наша система планирования?

Объединять как глобальную перспективу, так и мельчайшие доступные детали

Дэвид Аллен описал уровни, с которым можно рассматривать систему. Не должны быть отдельно цели и отдельно действия. Все подчинено единой структуре

  • миссия
  • видение
  • цели
  • проекты
  • текущие действия

Исходя из этого, нужно создать такую систему, чтобы она объединяла

  • долгосрочные цели
  • краткосрочные цели
  • текущие проекты и действия
  • списки и чек-листы

Учитывать множество уровней приоритетов

Зачем нам записывать в систему задачи, которые для нас по сути не важны? Можно ведь только важные писать.

Можно, но такие задачи как звуковой фон. Как комар, летающий в спальне ночью.

Поэтому если в системе есть задачи разных приоритетов, можно низкоприоритетные выполнять когда

  • мало энергии
  • нет задач с высоким приоритетом
  • есть «окошки» между встречами
  • нет возможности заняться более важными делами

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Обеспечивать контроль над сотнями единиц новой информации ежедневно

Это не значит, что такое количество входящих поступает ежедневно.

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Но если вы

  • были на тренинге и у вас есть большое количество информации, которую нужно реализовать
  • прочитали книгу и выписывали по ходу чтение идеи, мысли, практические рекомендации
  • были на совещании и вам «нарезали» большое количество задач и поручений

нужно быть готовым к тому, чтобы такое количество информации быстро рассортировать, обработать и как можно скорее приступить к выполнению.

И, конечно же, чтобы это не вызывало стресса!

Экономить значительно больше времени и усилий, чем затрачивается на ее поддержку

Нет смысла тратить на планирование больше времени, чем система нам экономит.

Чтобы поддержка системы была легкой и гармоничной, как вариант, можно

  • расписать все действия, подразумевающие поддержание системы
  • определить для каждого дату и периодичность
  • настроить отдельные виды либо области для отдельного отображения задач по планированию

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Упрощать процесс выполнения задач

Если есть вспомогательная информация, которая необходима для выполнения задачи

  • ссылки на сайты
  • логины и пароли
  • ссылки на файлы и на папки
  • информация по данному вопросу
  • тарифы, даты оплаты
  • и т.д.

Такая информация может быть записана в заметках.

Контрольный вопрос по каждой задаче

Что мне может понадобится для выполнения данной задачи, чтобы не искать это на компьютере, в браузере, записных книжках?

Для примера, можете посмотреть мою ежемесячную задачу оплаты домашнего интернета.

Алгоритм действий:

  1. Подошло время и задача «Оплатить интернет» показалась в активных действиях.
  2. Прямо из MLO я перехожу либо на сайт провайдера, где смотрю остаток средств и с сайта перехожу на сервисы оплаты.
  3. Как альтернативный вариант, есть ссылка на платежную систему Portmone.

Задача выполняется полностью в MyLifeOrganized.

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Пошаговый план как организовать заметки в MyLifeOrganized

Изменения, которые я внес в свою систему планирования, чтобы следовать принципам Getting Things Done

Подробная структура дерева не нужна постоянно

Находил в книге ответы на все свои вопросы. Одним из них был

Насколько подробно нужно расписывать на составляющие свое дерево задач?

Подробное дерево удобно для анализа насколько мы полностью охватили свою жизнь, всю ли нужную информацию собрали и нет ли у нас где-то слабых мест.

В процессе работы перетаскивание обработанных задач по глубоко вложенным папкам начинает напрягать.

Дэвид Аллен предлагает использовать подробное разветвление дерева задач только как временные обзоры и анализ системы. До ощущения, что мы все учли и все вопросы предусмотрели.

В повседневной работе можно так глубоко не расписывать.

Для примера, столь подробное описание бизнеса необходимо для того, чтобы я смог увидеть насколько наполнено каждое направление

  • что и когда публикуется
  • какие мероприятия нужно провести по сайту

В последствии, убедившись что все под контролем, я объединю эти задачи в раздел «Сайт» либо в раздел «Продвижение». Все будет зависеть от количества задач и проектов.

Папки более глубокой вложенности можно будет упразднить.

Перечитал "Как привести дела в порядок" - что поменяем в системе?

Для большинства проектов достаточно планировать только следующее действие

Понятно, что если вы скреплены обязательствами, договорами и сроками — проекты нужно планировать детально и раскладывать все по полочкам. Но таких проектов, как оказалось у меня, не очень много. Я бы даже сказал — очень мало.

Большинство проектов попадает под категорию, когда достаточно прописать одно следующее конкретное действие. Как я называю такие проекты «Что-то делаю, когда-то получу результат!» И этого вполне достаточно.

Обычно проект занимает до 10 шагов. Иногда больше, иногда меньше.

Даже если выполнять по проекту по одному действию в неделю — вы за год можете сделать 52 конкретных действия!

Проекты можно закрывать

  • без суеты
  • без спешки
  • просто что-то делая в нужном направлении

Раньше такой подход мне казался не очень подконтрольным и я старался как можно полнее расписывать проект. Протестировал свободный полет проектов в течении недели. Сам удивился на сколько больше было закрыто проектов.

Управление проектами с Getting Things Done

Время обзора входящих перенес на начало рабочего дня

Раньше считал вечер самым удобным временем для разбора входящей информации. Это позволяло начинать новый день с чистого листа, когда все входящие разобраны — осталось только выполнять следующие действия.

Чем оказалось удобней разбирать входящие утром?

Удобство в применении правила 2-х минут. Очень много задач и проектов можно продвинуть, выполняя сразу задачи, которые занимают менее двух минут

  • отправить/ответить кому-то письмо
  • позвонить — сказать, поручить, спросить
  • поставить задачу устно

Утром эти задачи можно сделать сразу же в процессе обработки

  • рабочее время
  • все на своих местах
  • можно всем звонить, писать, беспокоить

При вечернем обзоре такие задачи приходится уже записывать в систему и планировать, как отложенные. В результате

  • больше времени на планирование
  • много в системе мелких дел
  • список «Сегодня» переполнен
  • ощущение перегруза

Это самое большое преимущество проведения разбора входящих утром, а не вечером.

Более мелкие преимущества

  • возможность раскачаться перед началом рабочего дня
  • возможность добавить во входящие информацию, которая с самого утра пришла по почте либо задачи, поставленные на утренней планерке

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

 

Проекты со старта продвигаются двухминутными задачами

Когда мы определили задачу как проект, не нужно сразу бросаться его планировать с разными уровнями вложенности задач. Начинаем с вопроса

Что я могу сделать прямо сейчас, чтобы запустить/продвинуть данный проект?

После такого вопроса начинают выдаваться ответы

  • поставить кому-то задачу по электронной почте
  • согласовать дату следующей встречи
  • оповестить подчиненных о ближайшем мероприятии
  • найти необходимый документ. Например, старый договор с арендодателем, клиентом
  • переслать входящее письмо другим адресатам
  • и так далее

Выполнив 1-2 коротких действия по проекту и зафиксировав следующее конкретное действие, можно сделать резкий старт большого количества проектов.

У машин есть такой показатель — за сколько секунд разгоняется до 100 км/ч. Что-то похожее происходит и с проектами, пользуясь данным правилом.

Раньше к двухминутным задачам относил только разовые короткие задачи. Проекты были обделены таким вниманием.

Документы сами могут быть напоминаниями

  1. Если положить документ в лоток с исходящими документами — нет смысла записывать дополнительное напоминание в MLO «Отправить отчет».
  2. Если есть место (папка, ящик, файл), куда вы складываете квитанции для оплаты чего-либо — можно не создавать одноименные задачи в MLO. Хотя бы раз в неделю такая папка просматривается и при наличии необходимых денежных средств на счету/карточке могут быть выполнены как двухминутные.
  3. Если нужно взять с собой что-то утром на работу (документы, определенная одежда, сумка, папка) — вместо напоминания можно это положить просто перед входом. Выходя утром из дома, обязательно это увидим.

Держать под контролем — это не значит все записать в MyLifeOrganized. Это значит ничего не забыть и сделать все, что вы планировали либо что от вас требовалось.

Как внедрить систему Getting Things Done в жизнь?

Есть два варианта:

Вариант 1. Бесплатно, но долго

  • Периодически перечитывать Дэвида Аллена
  • Смотреть видео по этой тематике на Youtube
  • Придумывать свои кейсы и структуру системы
  • Постоянно экспериментировать, что-то изменять, тестировать

Не пройдет и несколько лет, как вы создадите для себя идеальную систему планирования!

Getting Thing Done: начальный уровень

Вариант 2. Быстро, но заплатив за обучение деньги

Если вам необходимо внедрение личной системы планирования уже на вчера и у вас нет времени вытаскивать информацию по крупицам, тестировать и экспериментировать — предлагаю пройти индивидуальный тренинг «Как привести дела в порядок с помощью MyLifeOrganized».

mylifeorganized

И уже через неделю-две у вас будет

  • созданная именно под вас система, учитывающая ваши ценности и приоритеты
  • разобраны и структурированы все текущие задачи
  • готовые кейсы и шаблоны для продуктивной работы в MLO
  • ответы на все ваши вопросы по MyLifeOrganized, планированию, приведению дел в порядок, максимальной продуктивности

Напишите мне в чем ваша самая большая трудность в планировании и структурировании, и я подскажу вам оптимальный вариант выхода из сложившейся ситуации!

 

 

 

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: