джедайская техника

Контрольные вопросы на освоение джедайской техники

Как оценить свою продуктивность? Ее же нельзя измерить линейкой либо взвесить на весах. Что позволит ответить на вопрос «Нахожусь я на пике своей продуктивности либо мне есть еще над чем работать?»

И такие вопросы возникают всегда и у всех, независимо новичок ты в этом деле или обучаешь других строить собственные системы эффективной работы.

Нашел в интернете такие критерии, которые сформулированы отдельным трактатом «Контрольные вопросы на освоение джедайской техники».

Джедайская техника пустого инбокса Максима Дорофеева — система, содержащая интересные взгляды и подходы к личной продуктивности. С удовольствием читаю и смотрю информацию по данной тематике.

А насколько моя система организации и планирования соответствует этим контрольным вопросам?

Мои ответы представлены ниже. Попробуйте и вы для себя ответить на эти вопросы!

Содержание статьи

Сбор

Отключили ли вы нотификации о всех входящих?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиНет! На данный момент это обусловлено тем, что у нас маленький ребенок и я считаю, что должен моментально отреагировать на сообщение жены в Telegram.

Все оповещения отключаются в момент фокусировки на важной работе. Для этого в смартфоне есть классная функция «Не беспокоить». Вместо того, чтобы лазить в настройках и отключать уведомления, можно просто «попросить смартфон» какое-то время меня не беспокоить. Очень удобно. Рекомендую!

Тем более, что там можно задать нужные исключения.

Контрольные вопросы на освоение джедайской техники
Настройки функции «Не беспокоить» на моем смартфоне

Выключили ли вы все фильтры входящей почты (за исключением спама и справочной информации)?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиСчитаю правильным (для себя) грамотно настроить фильтрацию, для того, чтобы

  • спам сразу же удалять, не затрачивая время на обработку
  • справочную информацию (рассылки, полезные советы) пересылать в сервисы для хранения и чтения. В моем случае — это Evernote

Применил у себя на практике правило:

Не важно, прочитано письмо либо нет. Важно — чтобы информация была обработана и по конкретному письму было принято решение!

В моей почте только стандартные виды (папки), без тэгов. Фильтры настраивал только для того, чтобы система автоматически принимала решение как действовать в том либо ином случае. Мне так удобно.

Контрольные вопросы на освоение джедайской техники

Что входит в мое понимание эффективной работы с электронной почтой можно прочитать в моей статье

Эффективная работа с электронной почтой

Есть ли у вас легкодоступный метод фиксации неожиданно возникающих в голове мыслей?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиМой метод фиксации мыслей на мой взгяд просто идеальный. Большинство такой информации я добавляю с помощью смартфона. Он всегда со мной и настроен таким образом, что записать задачу, идею или мысль не составляет труда.

На главную страницу смартфона я вынес основные варианты фиксации в MLO

  • Записать с помощью клавиатуры
  • Сразу установить записанной задаче (информации) напоминание на определенное время
  • Записать с помощью голоса. Другими словами, просто надиктовать. При этом качество распознавания текста на высоте. Все слова распознаются правильно. Как вариант, можно потренировать дикцию.

Рядом с этими кнопками располагается панель с кнопками Evernote. С помощью нее я могу

  • записать идею
  • сделать скан документа
  • нарисовать или написать рукой
  • записать аудиофайл

входящая информация
Моя главная страница смартфона предназначена для сбора и фиксации входящей информации

Если у кого-то настроено все это лучше — киньте в меня камень! Шучу! Напишите в комментариях как вы это сделали и почему считаете, что это работает лучше, чем у меня. Обсудим.

Выработалась ли привычка по записыванию мыслей сразу же по мере их появления в голове?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиТакая привычка выработана давно. Только появилась мысль — она сразу же фиксируется. Это правило без исключений.

По началу, может показаться, что таких мыслей очень много и нужно потратить целый день, чтобы их записать. Но это только по началу — пусть вас это не пугает. Со временем, когда будет обработано большой объем информации и выработается доверие к системе — входящие мысли не будут носить массовый характер. Это происходит из-за того, что не записывая, у нас одни и те же мысли прокручиваются по много раз «под разным соусом».

Обработка

Регулярно ли вы очищаете свои инбоксы?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиПонятие регулярно — субъективное. Каждый понимает его по своему.

Например, в будний день, если нет достаточно времени для очистки инбокса, может быть достаточно бегло пробежаться по списку выявить есть ли задачи, которые нужно будет сделать до еженедельного обзора. Таких задач мало — большинство входящей информации может «потерпеть» до пятницы-субботы, чтобы полноценно ее обработать.

Считаю этот пункт выполненным, так как регулярность очистки присутствует.

Сколько у меня корзин для входящей информации и с какой периодичностью я их очищаю, вы можете прочитать в моей статье

Инбокс или сколько у меня корзин для сбора входящей информации

Различаете ли вы состояния «инбокс пустой» и «все письма прочитаны»?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЭтот пункт больше касается инбокса в почтовом сервисе, а не корзины входящих планировщика.

Различие между «инбокс пустой» и «все письма прочитаны» есть. Это два разных состояния. Применил в свою систему подход джедайской техники, когда не важно прочитано письмо или нет.

Важно: обработано ли входящее письмо в инбоксе!

Что значит обработано:
  • если требует действий — перенаправляем в MLO
  • если это справочная информация — перенаправляю в Evernote
  • после обработки письмо убирается (архивируется) из входящих

Используете ли вы правило 2-х минут при обработке входящих?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиИспользую! Если это разовая задача, которую можно выполнить менее чем за 2 минуты — выполняю сразу. Такое же правило действует и для подзадач проектов.

Почему именно 2 минуты? Примерно столько же времени затрачивается на обработку задачи:

  • формулировку
  • назначение свойств
  • перенос в нужную папку

Намного проще такую задачу сразу сделать и забыть про нее...

Раньше я делал ошибку, что относил это правило только к разовым задачам.

Правило 2-х минут нужно и применять к проектам. Не нужно писать задачу «Позвонить кому-то по такому-то вопросу». Есть возможность позвонить сейчас — ЗВОНИ! А в проект записывай следующее действие!

Кстати, в MLO мы можем отфильтровывать задачи, которые занимают определенное время на выполнение. Но это уже другая история (тема для отдельной статьи).

Чтобы эффективно использовать правило 2-х минут, нужно разбор входящих проводить в рабочее время, а не вечером. Можно будет сразу выполнять звонки, договариваться про встречи и т.д. Удобно!

Организация

Кладете ли вы информацию туда, где с легкостью ее находите в момент, когда она требуется?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЕсли с электронной информацией максимально все структурировано, с бумажными носителями еще предстоит разбираться. Все испробованные варианты не принесли желаемого результата. В целом все работает, но иногда бывают сбои — поиск затягивается. Начинают по новому крутиться мысли, как это все дело упорядочить.

Я бы вообще отказался от бумажной информации или же всю ее сканировал в Evernote, но всегда есть «свое но», когда

  • нет возможности
  • спешишь
  • информация поступила через другой источник

Есть над чем поработать...

Отделяете ли вы задачи («что сделать?») от справочной информации («как устроен мир?»)

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЯ отделяю задачи, требующие действий и справочную информацию:

  • все, что требует действий (выполнения) — помещается для контроля и планирования в MyLifeOrganized
  • все, что является справочной информацией и может пригодится в будущем — помещается в Evernote

Хотя бывают исключения и пересечения двух планировщиков.

Например, мне нужно распечатать электронный билет на поезд, который я сохранил в Evernote. Для выполнения я создаю в MLO задачу и в заметках ставлю ссылку, где находится pdf билета.

Или же необходимая справочная информация может быть размещена в заметках проекта или задачи. Это может быть:

  • адреса, куда нужно поехать
  • контакты для связи, которые нет смысла добавлять в телефонную книгу
  • банковские счета, по которым нужно платить
  • в заметках проектов своих тренингов я храню всю переписку по почте, чтобы не искать озвученные критерии положительного результата обучения
  • другие

Обзор

Заведена ли в вашем списке задач задача на обзор системы личной эффективности?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЗаведена, и даже не одна! У меня есть целый раздел, где я разложил подобные задачи по направлениям и расписал что и когда я делаю.

Для удобства, чтобы не путались обычные задачи и задачи, для обзора системы, я в активных видах сделал исключения на запрет показа задач из папки «Планирование». Для этих задач существуют свои виды и вкладки".

Контрольные вопросы на освоение джедайской техники
Мой раздел для планирования и обзоров системы

Проводите ли вы еженедельные обзоры системы личной эффективности?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЭкспериментальным путем для себя определил, что мне намного проще распределить обзор по всей неделе. Намного проще выделить в день 15 минут на разбор входящей информации, чем раз в неделю час-полтора. Да еще таких час-полтора, чтобы сосредоточиться и чтобы никто не отвлекал.

Но есть такие вопросы, которые можно рассмотреть только на еженедельном обзоре:

  • работа с проектами
  • постановка целей на неделю
  • более глубокая чистка системы

Стараюсь проводить еженедельные обзоры максимально качественно. Не всегда это получается, но это является обязательными элементами системы.

Создал специальный вид под названием «Планирование», куда входят все задачи, которые я выполняю для поддержки системы. В будние дни там показываются задачи для ежедневного обзора, а в пятницу-субботу — для еженедельного.

еженедельный обзор
Вот так выглядит мой еженедельный обзор в MyLifeOrganized

Проводите ли вы ежедневные обзоры (включая практику «вечернего гвоздодера» и составления плана на завтра)?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиЕжедневные обзоры являются обязательными. Все происходит намного проще, чем это может показаться человеку, который не в теме.

Ежедневный обзор можно сравнить с действием в автомобиле, когда мы беглым взглядом на приборную панель оцениваем по приборам хватит ли на завтра бензина или нужно будет заправляться.

Что обязательно просматриваю ежедневно:
  • расчищаю входящие
  • в виде «Обзор» провожу обзор (звучит коряво «в обзоре провожу обзор», но это кнопки такие :) ) идей и не принятых решений
  • просроченные задачи. Почему просрочил? Какие это может повлечь последствия?
  • цели недели. Что сделать завтра?
  • задачи со сроком завтра. Те, которые делать не буду, сразу пропускаю повтор (есть такая функция)
  • и далее по чек-листу

Занимает такой ежедневный обзор 10-15 минут в зависимости от количества входящей информации.

Есть ли у вас простая возможность увидеть все задачи одним списком?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиСмешной вопрос, как для пользователя MLO. Не просто могу увидеть все нужные задачи одним списком, но и

  • быстро перемещаться между списками
  • создавать списки с любыми своими настройками
  • фильтровать неограниченным количеством фильтров

Главное правило: если то, что я хочу увидеть в списке (виде, вкладке), возможно описать словами (алгоритм, который соответствует законам природы, физики, логики и здравого смысла), значит такой список возможно создать в MyLifeOrganized с помощью гибких настроек.

Есть ли у вас простая возможность увидеть все проекты одним списком?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиУдобно, что в MLO не нужно создавать списки проектов в виде папок либо других группировок. Все проекты, не зависимо от их местонахождения, вытягиваются в отдельный вид «Проекты». Для этого достаточно поставить галочку — определить задачу как проект. Просто и удобно.

На этом работа со списком проектов не заканчивается. Они разделяются по статусам, тем самым отделяя рабочие проекты, от тех, которые не требуют на данный момент действий.

список проектов
Вот так выглядит мой список проектов в MyLifeOrganized

Выполнение

Формулируете ли вы задачи как задачи? (как ответ на вопрос «что сделать?»)

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиНеправильная формулировка задачи — главная причина ее невыполнения. Мы просто не понимаем что нам нужно делать.

После прочтения книги Макса Дорофеева внедрил следующую привычку

Если задача не была выполнена (просрочена) — обязательно переименовать ее (поменять формулировку на более понятную). Работает!

Формулирую правильно и требую такую же формулировку на своих курсах. Без этой, на первый взгляд мелочи, нет движения.

Мой любимый пример записи задачи:

«Вася — помидоры»

И когда доходим до этой задачи в списке активных задач, начинаем задумываться

  • кто такой Вася?
  • какие нахрен помидоры?

Если хотите детальней разобраться в формулировке — почитайте эту статью

Не понимаю что делать в списке активных действий MyLiFeOrganized

Выполнимо ли большинство ваших задач максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиПочему с наполовину? Задачи из списка активных действий можно выполнять на полном автопилоте. Необходимую для выполнения информацию можно поместить в заметки задачи. Сюда же добавить нужные ссылки, например, интернет-банкинг, чтобы не «включать мозг» для поиска в браузере ссылки на нужный ресурс.

Ключевой вопрос, который можно задавать для проверки конкретных действий для автоматической или полуавтоматической работы

Если показать задачу своему подчиненному — поймет ли он что нужно делать?

Если поймет (не обязательно он сможет это сделать), то все ОК. Если же есть двоякое понимание — значит задача требует доработки.

Следует избегать: «Да и так все понятно!»

Избегаете ли вы указания конкретной даты завершения задач без крайней на то необходимости?

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиОчень мало задач, у которых действительно есть конкретная дата завершения. Такие задачи даже не составят четверти об всего объема.

Большинство задач попадают под категорию

  • на вчера (авралы)
  • как только, так сразу (при благоприятном стечении обстоятельств)

Если не ставить срок задачам, у которых в действительности нет конкретного срока, можно избежать никому не нужного постоянного переноса задач с одного дня на другой. Конечно, если вам этот процесс доставляет удовольствие — никто не запрещает этим заниматься!

Проверочный вопрос для определения нужно ли ставить задаче дату завершения

Что произойдет, если я не выполню задачу к данному сроку?

Ответ вам поможет принять правильное решение.

Удается ли вам удерживать размер списка задач в разумных пределах? (вы способны его прочитать вдумчиво от начала и до конца за один квант внимания)

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиУдается! И делаю это с помощью

  • фильтров по контекстам
  • фокусировке на нужной области (проекте)
  • использования дополнительных фильтров по тексту, флагам и т.д.

Таким образом список уменьшается до тех пор, пока он не станет комфортным для восприятия и для выполнения.

Чтобы правильно отфильтровать задачи, нужно знать и правильно применять выбор свойств для определенного типа задач.

Планируете ли вы на сегодня и на неделю вменяемое количество задач? (а не так, что 80%
просрачиваются и переносятся на потом)

Контрольные вопросы на освоение джедайской техникиПланирую, но это гибкое планирование. Планирование, в моем понимании включает в себя

  • обработку идущих проектов. Контролирую, чтобы у каждого проекта было следующее конкретное действие, которое я смогу выполнить сегодня или в ближайшее время при благоприятном стечении обстоятельств
  • обработку целей недели. Назначаю задачу на сегодня (завтра), которая продвинет меня в моей цели недели. Контролирую, успеваю ли я выполнить цель недели в срок.

Задачи текущие, которые имеют срок, в понятие планирование не попадают и они, скорее, отслеживаются, а не планируются.

О моей системе планирования дня в MLO вы можете прочитать в статье

Планирование дня в MyLifeOrganized

Подводим итоги контрольных вопросов по джедайской технике

  1. Полученным результатом я доволен. Посмотрел на свою систему «сторонним взглядом». В вопросах, которые не выполняю, понимаю почему я это так делаю и какие последствия этого. На данный момент такой расклад меня устраивает.
  2. Возникла идея составить подобный чек-лист контрольных вопросов по MyLifeOrganized. Можно будет проверять насколько полноценно используется система. Особенно это будет полезно для оценки системы после прохождения курсов.

Можете оценить свою продуктивность и систему по контрольным вопросам джедайской техники. Будут идеи как что-то улучшить — пишите в комментариях. Обсудим!


Если вам придет мысль, что ваша система продуктивности далека от идеала и не соответствует представлению как это должно работать, я всегда на связи и готов помочь. Любое изменение начинается с принятия решения.

Я работаю индивидуально, что позволяет создать систему для вас, про вас и такую, как вы хотите.

Индивидуальный тренинг управления временем

 

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. Роберт

    «На главную страницу смартфона я вынес основные варианты фиксации в MLO»

    На iPhone так можно сделать?

    1. Александр Краевой (автор)

      Напишите как реализовали на айфоне эту функцию?

      1. Роберт

        В новой бета версии на iPhone появились виджеты и 3D Touch. Вынес запись во входящие, напоминание, переход в вид Активные и поиск.

  2. Роберт

    И, Александр, спасибо за обзор моей системы. Внедрил все Ваши рекомендации и выполнять стал больше с меньшими умственными затратами. Все таки взгляд со стороны еще и профессионала много стоит.

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: