Эффективная работа с электронной почтой

электронная почта, эффективная работа, email, Краевой

Всем нам постоянно приходится работать с электронной почтой — хотим мы этого или не хотим.

А если наша работа офисная, то нас просто заваливает входящими письмами.

Ежедневно каждый из нас принимает огромное количество писем, и как бы мы не старались, количество входящих продолжает расти с каждым днем.

Очень часто бывает, что входящая почта выходит из под контроля и мы «начинаем бояться в нее заглядывать».

Наступает момент, когда из-за нехватки времени страдает качество обработки входящей информации.

Как же сделать работу с электронной почтой эффективной?

Как сделать электронную почту эффективным инструментом нашей жизни?

Как сделать, чтобы работа с электронной почтой не понижала производительность труда и не приводила к стрессовому состоянию?

Принципы работы с входящей электронной почтой

Существует множество теорий и мнений как работать с входящей электронной почтой.

Одни советуют создавать папки @Действие и @Ожидание, и разносить письма в них.
Другие предлагают прикреплять письмам ярлыки и им подобные.

Я перепробовал все способы, про которые только читал. Вернее брал из них то, что считал эффективным.

Не скажу, что остальные системы не рабочие, но в данной статье хочу показать ту модель работы с входящей электронной почтой, которую применяю я, и которая работает у меня на протяжении нескольких лет.

И самое главное — работает без сбоев.

Все примеры я привожу на примере своей почты Gmail.

poshta

Если вы пользуетесь другими почтовыми сервисами, то наверняка там тоже есть подобные функции.

Фильтры

Приходят ли вам рассылки, которые вы не читаете, а удаляете вручную?

Проскальзывают ли вам письма, которые и не отмечены как спам, но вам совершенно не нужны?

Думаю, что да.

Тогда смело применяйте фильтры вашей почты, чтобы письма с определенными условиями либо сразу удалялись, ли отмечались прочитанными и помещались в определенную папку, либо письмо сразу попадало в нужную папку пропуская входящие.

filtri

Будет время их прочитать — откроете нужную папку и почитаете.

Папки нужны (как для меня) только для хранения истории переписки. Вы с помощью папок можете поднять историю общения с определенным человеком хоть много лет назад.

Кстати, это является явным преимуществом почты перед «общалками» (skype, viber, whatsapp и др.)

Письма, требующее какого-либо действия

После прочтения (либо быстрого просмотра) письма задаю себе вопрос — «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?»

Если ответ «ДА», то пересылаю письмо на свой адрес MyLifeOrganized, где это письмо преобразовывается в задачу.

Тема письма — сама задача, а содержание письма полностью сохраняется в заметках.

Письма, содержащие полезную информацию

Если на вопрос «Нужно ли мне будет совершать какое-то действие после прочтения данного письма?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?»

Если ответ ДА — пересылаю электронное письмо на свой адрес в Evernote, где это письмо преобразовывается в заметку.

Тема письма преобразовывается в заголовок заметки, а текст письма — в содержание.

Письма, которые достаточно прочитать один раз

Если на вопрос «А нужна (интересна, полезна) ли мне будет данная информация в будущем?» ответ НЕТ, то задаю следующий вопрос — «А хотел бы я получать такие письма (по этой теме, от этого автора) в будущем?»

Если ответ ДА — то просто удаляю это письмо.

Если ответ НЕТ — отписываюсь от рассылки либо создаю фильтр, где подобные письма сразу же удаляются. После этого данное письмо тоже, соответственно, удаляю.

Как отправить по электронной почте задачу в MyLifeOrganized

Для этого вам нужно зайти в MLO-Cloud и присвоить своей базе данных электронный адрес.

mlo-cloud-email
Письма, приходящие на этот адрес, будут преобразовываться в задачи.

Если хотите, вы можете указать в настройках адреса, письма с которых могут попадать в ваш МЛО-электронный ящик.

mlo-email

После этого добавляете свой МЛО-адрес в свои контакты почты.

Как отправить по электронной почте заметку в Evernote

Процедура аналогична.

Создаете свой электронный ящки на Evernote.

Для этого заходите на сайт www.evernote.com под своим логином и паролем, и в настройках находите входящий адрес для отправки заметок.

evernote-email

Показатель эффективной работы с электронной почтой

Показателем вашей эффективности и продуктивной работы с электронной почтой будет только пустая папка «Входящих».

inbox-pusto
Это добавит ощущение полного контроля над электронной почтой, осознание, что все, что вам нужно сделать в МЛО, а вся нужная информация в Evernote.

Ну и, конечно же, кайф от очистки всего лишнего в вашей почте!

Попробуйте, и вам понравится!

 

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Oleksandr Rapp

    Спасибо за статью!

  2. Stefania

    Было полезным прочитать про пересылку писем в МЛО и Евернот. Спасибо! Буду использовать!

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: