Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

джедайские техники

Давно не встречал книг, которые бы читал на одном дыхании за один вечер. Придерживаюсь растягивания чтения на неделю с понедельника по пятницу. Книга Максима Дорофеева «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» внесла драйв в размеренный процесс чтения.

Поделюсь идеями и мыслями из книги, которые заставили меня задуматься. А задуматься там есть над чем. Также расскажу, что внедрил в систему планирования MyLifeOrganized. Поехали!

Содержание
  1. Идеи и мысли, которые зацепили
  2. Во мне живут рациональный человек и обезьянка сиюминутного удовольствия
  3. Думай в любой ситуации
  4. Что происходит с нами, если начать в таких ситуациях думать?
  5. Что вы делаете вместо вашего списка задач?
  6. А списки бывают разные…
  7. Все дело в мыслетопливе!
  8. Что из книги применил на практике
  9. Проверяю формулировки задач на соответствие критериям «Джедайской техники»
  10. Меняю формулировки незавершенных задач
  11. Изменил настройки электронной почты
  12. Устроил мозговые штурмы проектов
  13. Кому и для чего нужны результаты данного проекта?
  14. Кто и как будет использовать этот проект и его результаты?
  15. Как еще можно достичь (выполнить) желаемый результат?
  16. Есть ли альтернативные пути реализации исходного проекта, но дающие подобные (а то и лучшие) результаты?
  17. Что делать, если входящей информации много
  18. Стоит ли прочитать книгу «Джедайские техники»?

Идеи и мысли, которые зацепили

Во мне живут рациональный человек и обезьянка сиюминутного удовольствия

Удачный для понимания пример! Сразу понятно кто и за что в голове отвечает, кто принимает решение, а кто выполняет.

Раньше называл «внутренний начальник» и «внутренний подчиненный». У Андрея Парабеллума похожий подход, у него это «генерал» и «солдат», который без прапорщика работать не хочет.

Дело не в названии, а в подходе. То, что мы считаем и так понятным, для нашей внутренней обезьяны оказывается чем-то заумным — «сказано по умному, но что делать не понятно».

Мы должны формулировать эти задачи прежде всего для нашей обезьянки.

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

Мой пример: вспомните самого низкоквалифицированного работника из вашего окружения. А теперь посмотрите на свой список задач. Так вот — если этот работник (назовем его уборщица тетя Маня) прочитает ваш список задач — поймет что нужно делать? Если не поймет — значит список требует доработки.

Проверено!

Думай в любой ситуации

Первое универсальное правило, оно же совет на все времена: В любой непонятной ситуации — думай.

Вроде бы просто, но увидел в этой фразе глубокий смысл. Часто бывает, что бросаемся выполнять задачу или проект, не до конца осмыслив для чего мы это делаем и что хотим получить в результате.

Армейский принцип: «Копайте пока здесь, а я пойду узнаю где нужно!»

И вот делаем-делаем, но нам не нравится результат наших действий. Вместо того, чтобы подумать, начинаем:

  • самоистязать себя, мол нет таланта, руки не оттуда и мне это не дано
  • если задача или проект были записаны в планировщик — вообще красота. «Катим бочку» на планировщик, мол несовершенность программы не дает получить желаемые результаты (которые мы по воле выбора поленились определить)

Что происходит с нами, если начать в таких ситуациях думать?

  1. Переоцениваем желаемый результат. Четко ли понимаю что хочу от этой задачи или проекта и зачем это нужно.
  2. Переоцениваем следующее действие. Понятно ли, что нужно делать, чтобы сдвинуть проект с места?

Может в этой фразе автор закладывал более глубокий смысл — описал понимание, которое меня полностью устроило.

Что вы делаете вместо вашего списка задач?

Задачи и проекты не могут «делаться» сами, их кто-то делает — или не делает. Если этот кто-то их не делает, то встает вопрос, а что он делает вместо этих задач?

Это просто ВАУ! Встречал на своих курсах очень часто. Люди планируют, составляют списки задач, а в результате делают совершенно другие задачи, которых и в помине не было в списках.

А задумывались, что вы делаете вместо этих списков?

Когда задумался над проблемой непонятно откуда берущихся задач — решил провести эксперимент. В течении нескольких дней помечал себе, что делал не из списка активных действий. Вечером сравнивал этот список с незавершенными задачами:

  • какие задачи были важнее для меня?
  • обязательно ли их нужно было делать?

90% задач не из списка оказались бесполезными и появились только из-за нарушения принципов концентрации на конкретной задаче:

  • не отключил телефон и кто-то позвонил в неподходящий момент
  • кто-то отвлек
  • сам отвлекся
  • затянул интернет в свои сети

Интересно, как у вас обстоят дела с задачами не из списка? Напишите в комментариях — будет интересно обсудить.

А списки бывают разные…

Частую ошибка новичков при составлении, например, списка книг к прочтению. Многие начинают путать справочную информацию с командой для выполнения, адресованной внутренней обезьянке.

Если в список активных действий впихнуть все книги, которые вы хотите прочитать и все фильмы, которые хотите посмотреть, это перемешать с задачами «к выполнению» — получится «информационный коктейль Молотова», который разорвет на маленькие кусочки  желание выполнять эти списки.

Что делать? Благо, MyLifeOrganized позволяет создавать виды и изменять стандартные под свои запросы. Каждый самостоятельно принимает решение что ему нужно видеть, а что нет. И не забывайте функцию «Скрыть в ToDo» — рабочий инструмент отсеивания информации, не требующей конкретного выполнения в ближайшее время.

Все дело в мыслетопливе!

Мыслетопливо — это энергия, которую мы тратим на мыслительные процессы. Этот запас энергии нужно грамотно распределить, минимизируя потери.

У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» этот принцип заключен в фразу:

«Обдумывать одну и ту же задачу несколько раз неэффективно. Конечно, если это вам не доставляет удовольствия!»

Как экономить мыслетопливо наглядно показано в схеме:

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

А вы все инструменты применяете из этой схемы? Какое ваше самое слабое звено в этой схеме? Предлагаю обсудить в комментариях.

Что из книги применил на практике

Проверяю формулировки задач на соответствие критериям «Джедайской техники»

«Для того чтобы список задач приносил реальную пользу, необходимо, чтобы каждая (реально каждая, без исключений) задача удовлетворяла четырем критериям: Формулировка задачи должна звучать как ответ на вопрос «что нужно сделать?». Формулировка должна начинаться с глагола в неопределенной форме. Задачу можно выполнить, по минимуму используя мышление (в идеале формулировка должна вызывать внутренний возглас: «Да это уже проще сделать, чем записать!»). Задача должна представлять собой первоочередное действие по достижению конечной цели»

Стоит ли расписывать это словами — каждый принимает решение самостоятельно. Я предпочитаю эти четыре критерия реализовывать с помощью контекстов, флагов и других личных фишек.

К примеру, вот так выглядит задача в моей системе:

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

Что переводится как: Позвонить (см. контекст) Васе и поручить ему (см. флаг «Поручить») сделать отчет по розничным продажам к такому-то числу.

  • меньше слов
  • больше гибкость в изменении статуса задачи
  • опробовано на практике

Меняю формулировки незавершенных задач

«Если вы планировали выполнить задачу за сегодня, но вам это не удалось и при этом вы все равно хотите ее оставить в коробочке «на сегодня», — переформулируйте ее.»

Заметил у себя несколько задач, которые не выполнялись, хотя вроде бы и дедлайн у них был. Постоянно сроки переносились и переносились. Пытался усилием воли себя заставлять — получалось, но радости это не приносило. Да и хватало не на долго.

Когда задал вопрос «А может я не понимаю что нужно делать?» — сразу все стало на свои места. Оказывается, у постоянно переносящихся задач диагноз в большинстве случаев похожий — НЕ ПОНЯТНО ЧТО НУЖНО ДЕЛАТЬ!

Попробуйте перед очередным переносом срока менять формулировку задачи на более детальную и конкретную.

Например, вам нужно распечатать документ. Так в планировщик и записали:

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

Если задачу выполнили — ОК! Если же переносить срок — меняем формулировку + я добавляю в заметки ссылку на необходимый документ:

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

Опять не выполнили? Расписываю еще подробней. И так до победы!

Результат не заставит себя ждать и задача в итоге будет выполнена.

Изменил настройки электронной почты

Теория правильная! Зачем видеть письма, которые еще не прочитали? Чтобы просто их открыть и прочесть?

Важнее по входящим письмам — принято ли по ним решение что-то делать либо нет. Если задача во входящих — значит решение не принято и нужно это письмо обработать.

Не требует действий — либо в справочную информацию (я отправляю в Evernote), либо в архив.

Настраивается это просто:

  1. Открываете фильтры. Создаете новый фильтр с одним условим — в строке «Кому» указываете почту.Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной
  2. Нажимаете создать фильтр и в параметрах ставите галочки в местах, указанных красными стрелками.Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной
  3. Больше не побеспокоит в неподходящий момент внезапное письмо от какой-то неважной рассылки. Отныне самостоятельно принимаю решение, когда обрабатывать входящую корреспонденцию.

Просто и гениально!

Устроил мозговые штурмы проектов

Возможность уменьшить количество проектов

  • удалив ненужные
  • перепоручив другим и просто держа на контроле

Кому и для чего нужны результаты данного проекта?

Просмотрите рабочие проекты. Уверен, найдутся проекты, которые достаточно поручить и контролировать, не расписывая пошаговые действия за подчиненных. Это их задача (проект) и вам нужно только выполнение. А как они это будут делать — пусть думают.

Кто и как будет использовать этот проект и его результаты?

Хуже всего, когда тратишь время, достигаешь результата, а в результате это оказывается никому не нужным. Так может не нужно прикладывать столько усилий?

Такое бывает, когда руководство ставит задачу. Такая задача, обычно, ставится с «на вчера». Ну и со всей серьезностью подхода, сделал проект, расписал, выполнил. Приносишь руководителю результаты в надежде получить пусть не поощрение, а хотя бы похвалу, а руководитель даже не помнит об этой задаче… Обидно…

Так вот чтобы не было «мучительно больно», лучше заранее спросить себя для чего и для кого нужны результаты выполнения этого проекта.

Как еще можно достичь (выполнить) желаемый результат?

Обычно мы цепляемся за один вариант, отбрасывая остальные. В результате получаем не всегда лучший выбор.

Для меня идеальный выбор сделан в Google Maps:

  • задаем две точки — где находимся и куда хотим попасть
  • нам предлагается на выбор варианты — машиной, городским транспортом, пешком
  • если выбираем, к примеру, транспорт — предлагаются возможные варианты с пересадками и без

Почему бы такой принцип не применить в проектах?

Один из кейсов, который Максим Дорофеев описывает в книге, я уже пытался решить с помощью MyLifeOrganized. Ссылка на видео здесь.

Есть ли альтернативные пути реализации исходного проекта, но дающие подобные (а то и лучшие) результаты?

Попробуйте хоть раз не потратить время на поездку за продуктами, а закажите необходимые продукты через интернет с доставкой в том же супермаркете. Оказалось, что доставка стоит порядка эквивалент 2-3$.

Не всегда стоит тратить час времени + бензин, чтобы сэкономить пару долларов.

Альтернативные варианты есть всегда, просто их  многие не видят (или не хотят видеть). Вопросы альтернативных вариантов часто затрагиваются на коуч-сессиях.

Что делать, если входящей информации много

Если вы пытались собрать в одно место входящую информацию, как советует Дэвид Аллен, то вам это знакомо. Не хватает времени качественно обработать задачи и проекты. В результате либо задачи навалены кучей в папке входящих, либо приходится снижать качество обработки и все делается на скорую руку. Что сразу же сказывается на этапе выполнения.

«чем больше продуктов мы производим, тем дешевле для нас становится производство каждой отдельной единицы.»

Применение конструктора обработки информации полностью решает ситуацию с завалами. Основная идея конструктора заключается в том, что при большом количестве входящей информации получается эффективней объединить задачи и проекты в определенные группы по характеристикам и признакам:

  • вид разовых задач
  • от чего зависит повтор — от срока или от даты последнего выполнения
  • в каком статусе находится тот или иной проект
  • нужно ли вообще осуществлять действия по этой входящей информации или нет

Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

После этого намного легче обрабатывать их «обоймами», задавая одинаковые вопросы и определяя одинаковые свойства.

Может это не соответствует стандартному подходу GTD, где информация обрабатывается пошагово от верхней к нижней, но при большом количестве входящих это действительно удобно.

Стоит ли прочитать книгу «Джедайские техники»?

Однозначно стоит и не один раз. Хочется сравнить эту книгу с классикой «Как привести дела в порядок», только «Джедайские техники» более доходчиво и заточено под наш менталитет.

Максиму спасибо за концентрат полезной информации и доходчивость в изложении.

Книгу я покупал здесь:Джедайские техники или как я знакомился со своей обезьяной

Чтобы получать информацию о новый статьях сайта введите свой email
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 18
  1. Стас

    Знакомая ситуация с поручениями, которые потом оказываются не нужными для тех, кто их ставил.
    Как поступать в таких ситуациях, если я это определил? Отказываться выполнять?

    1. Alexandr Kraevoy

      В данной ситуации можно отказаться только одним способом: показать свой список задач (выполняемых проектов) и предложить руководителю сказать, какой из этих проектов можно отложить, чтобы выполнить новую задачу. Обычно в списке проекты важнее и новая задача (проект) поручаются другому.
      Если у вас нет такого списка задач (проектов) — вы в глазах руководителя «почти бездельник» с огромным запасом свободного времени…

  2. Vova Bebyakin

    Интересно, как у вас обстоят дела с задачами не из списка?
    Отвлекает от списка лишь звонок телефона. Печально. Здесь и прерванная помидорка, и возврат к исполняемой задче уже с потерянной коцентрацией. Но мне кажется, что с этим ничего не поделаешь, это дань современности.

    Не знаю почему, но ваш пост мне напомнил книгу Александра Амзина. Бессистемные советы.

    1. Alexandr Kraevoy

      Очень страдал в таких ситуациях, пока не нашел ответ на этот вопрос у Дэвида Аллена.
      А он говорит: «Если вы выполняете внезапно появившуюся задачу не из списка, то приоритет такой задачи намного выше тех, которые записаны в списке».
      Банальный пример: у вас прорвала труба и в ванной течет вода. Вряд ли кто-то будет записывать это как новую задачу в инбокс — бросается все и решается как устранить течь.
      Но если у таких задач приоритет ниже, чем у тех, которые в списке — здесь уже должна быть четкая система что с ними делать, чтобы не отвлекаться

  3. Кайдзен

    Александр, а вы не пробовали реализовать система Дорофеева в MLO? Проекты, задачи, и три коробочки Сегодня, Неделя, Позже? Было бы интересно узнать ваше мнение и вариант реализации если был.

    1. Alexandr Kraevoy

      Система интересная, но МЛО позволяет создавать более глубокую систему. К примеру:
      — проекты можно разделить по статусам. Одни отложить до следующего еженедельного обзора, на других сфокусироваться в выполнении задач;
      — задачи с помощью видов и фильтров можно видеть в любых интерпритациях, в любом желаемом формате;
      — для трех коробочек тоже найдутся виды, которые будут полноценно отображать желаемую ситуацию
      Спасибо за комментарий. Идея интересная. Пометил сделать на эту тему статью либо видео.

      1. Кайдзен

        Если будете делать Обзор, то прошу вас не оставить без внимания как это будет выглядеть на смартфоне. Ибо смартфон — это настоящий тест на профпригодность. Если на нем удобно и эстетически приятно пользоваться — то система буде работать. Можно все настроить красиво и правильно на Win версии, но открываешь интерфейс на стандартном небольшом экране iPhone или Samsung и многое уже не кажется простым и удобным ввиду ограничения по размеру дисплея и скорости внесения изменений: срочность, важность, длительность, энергия, группировка по контекстам и др.

        1. Alexandr Kraevoy

          Сейчас мобильность — один из основных критериев что сайтов, что систем планирования.
          Отказываюсь на версии виндоуз от всего оформления, которое нельзя отобразить в мобильной версии. Получается единый стандарт.
          По функционалу МЛО в мобильной версии не проигрывает Win версии.

  4. Роберт

    Что за конструктор обработки информации? Можно как-нибудь подробнее ознакомиться?

    1. Alexandr Kraevoy

      Инструмент, позволяющий упростить обработку большого количества информации. Сначала придумал для себя. Потом начал активно использовать в своих курсах.

  5. Валерий

    Как работаете с проектами, проекты являются для меня самой сильной головной болью. Как планируете. План проекта составляете в справочной информации, потом отделяете лишь задачу которую можно сделать не зависимо ни от чего другого и добавляете ее в список задач по проекту? А что после того как ее сделали, возвращаетесь в начало и думаете дальше? Что делать когда проект руки чешуться расписать план по этапно, и этот план использовать как список задач. Пробовали ли вы так делать? Имеете ли вы план проекта в каких-то очень сложних и крупных задачах. Интересует применимость системы на практике при разработке ПО, иили работе в команде.

    Можете ли вы вкратце описать всю систему своими словами? Т.е. дать представление всей картины мира касательно джедайской техники пустого инбокса в вашей интерпретации. Например (подправьте если я не прав)

    1. Валерий

      В продолжение:

      Суть системы как я ее понимаю (от начала и до начала рутины):

      Теория:
      ————
      основная цель: добиться понятности и ясности задачи, что бы ее смог сделать и ребенок. И чем проще и доступнее — тем лучше. Эту задачу и нужно записать в список задач. Далее необходимо сэкономить «мыслетопливо» для того, что бы добавлять эти задачи и потом их выполнять, для этого убираются все раздражители и «утечки» (нотификации, запись данных с мозга на носитель, работа с задачами, и т.п. и т.д.). Какие-то крупные дела = это крупное дело, которое делается маленькими задачками. Основная мысль при работе с проетками — не нужно планировать нихрена, нужно иметь лишь пару задач в этом проекте которы еможно уже прямо сейчас взять и сделать, а потом сесть подумать, проанализировать и набросать еще пяток, и так по кругу в цикле. Вся инфа планы раздумия любая сопроводительная информация должна сохраняться в «справочной системе», эту систему нужно держать отдельно от проектов и задач, что бы не было путаницы что делать. Потом раз в неделю нужно смотреть тупо все, что не имеет прогресса — переформулировать по другоум задачи либо удалить, где нет задач — добавить, где-то что-то поменять и т.п. и т.д. Далее нужно выбрать список переваренных задачек которые нравятся на неделю и добавить, а уже каждый день нужно палить что сделал что нужно сделать и делать это.

      1. Alexandr Kraevoy

        Способ, когда проекту прописывается одно действие, работает хорошо в том случае, если не знаешь как продвинуть проект и нужно сделать хоть что-нибудь, чтобы сдвинуться с места.
        В обычном режиме, рассматриваю проекты в формате «Что я могу сделать на следующей неделе, чтобы проект чувствовал себя нормальненько?»
        Почему неделя? До следующего еженедельного обзора, где действия сверяются с направлением усилий…

    2. Валерий

      В продолжение выше:

      Практика:
      =======
      1. Собрать всю инфу (абсолютно всю) в Inbox
      2. По схеме обработать каждую инфу и разобрать ее компоненты: задачи, проекты, инфа, встречи (у меня лично их практически нет).
      3. В каждом проекте определить как минимум первый шаг который можно прямо сейчас взять и сделать.
      4. При работе с проектами если что-то не понятно юзать всеобщий анализ и находить эту первую задачу которую можно просто взять и сделать, и повторять цикл до тех пор пока проект не будет завершен.
      Но вот в этом моменте меня волнует что делать, когда например начинаешь какой-то крупный проект создаешь (прототипируешь) то идеи все что нужно реализовать уходят во входящие?
      Что делать когда проект состоит из под-проектов, каждый из под-проектов представляет из себя отдельный проект в списке проектов (пардон за тавтологию). Или вы их как-то объеденяете?

      Банальный пример:
      Проект запилить сайт АБВ
      — подпроект: запилить дизайн
      — подпроект: подготовить и настроить хостинг
      — подпроект: запилить рекламу
      — подпроект: запилить регистрацию

      где как видите в каждом из под проектов может быть еще под-проект в понимании Алена например, и там уже в этих под-под-проектах будут жить задачи которые понятны всем. Так вот вопрос, как вы поступаете с этим всем? Как вы это чудо-юдо решаете?

      1. Alexandr Kraevoy

        В банальном примере я вижу только один проект «Запилить сайт АБВ». То, что вы называете подпроектами — это составляющие этого проекта, которые могут выполняться параллельно или последовательно.
        Почему это составляющие а не вложенные проекты? Потому, что они не несут в себе завершение какого-либо процесса. Это как пролеты ступенек в подъезде. То, что вы поднялись по ступенькам один пролет — продвинуло вас к желаемому результату (например, подняться на 5 этаж)…

    3. Валерий

      Дополню, книгу прочитал, но меня очень сильно напрягает момент с проектами, прям уж очень сильно. Проектов получается реально очень дофига, очень-очень. А если следовать GTD где проект это все то где более одной задачи — получается реально месиво.

      1. Alexandr Kraevoy

        В помощь вам статусы проектов. С помощью можно них можно отделить идущие проекты от подсвисших и неначавшихся.
        У меня получается, при общем количестве проектов более ста, реально на этой неделе выполняется только 9. Вот скриншот моих проектов (в режиме реального времени):

    4. Alexandr Kraevoy

      Про руки, которые чешутся:
      Мне знакомо такое состояние души. Кажется, что если правильно и досконально расписать проект, то он пойдет как по маслу и сам сделается с минимальным нашим участием. Осталось только узнать как его правильно расписать.
      Иллюзия!
      Как говорит Д. Аллен — я думаю над проектами на еженедельном обзоре в пятницу, а все остальные дни я занимаюсь выполнением.
      Не зависимо от того, идеальный получился план или нет.
      Вспоминаются слова преподавателя: «Если ученик не сделал домашнее задание, но по черновикам видно, что он пытался сделать — здесь уже есть о чем говорить. Но если не сделал и нет ни одного черновика с его стараниями, то…»

Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: